Klanten importeren uit Excel

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts klanten importeert uit een Excel- of CSV-bestand. Dat is de snelste manier om in één keer veel klanten in te laden of bestaande klanten bij te werken. De import werkt met een eenvoudige wizard waarin je het bestand kiest, elke kolom aan een CarParts-veld koppelt en vóór het echte importeren eerst een voorbeeld bekijkt.

Wanneer gebruik je de import

Je gebruikt de import als je een klantenbestand van buiten CarParts hebt — bijvoorbeeld uit een ander systeem of een eerdere export — en dat niet handmatig klant voor klant wilt overtikken. De import maakt nieuwe klanten aan en werkt bestaande klanten bij; welke rij wat wordt, zie je vooraf in het voorbeeld.

Voordat je begint

Elke klant moet aan een vestiging (locatie) gekoppeld worden. Is er in jouw omgeving nog geen locatie aangemaakt, dan meldt CarParts dat en kun je nog niet importeren. Maak in dat geval eerst minimaal één actieve locatie aan en start de import daarna opnieuw.

Let op: je hebt de juiste rechten nodig om te mogen importeren. Zie je de knop Excel importeren niet in het klantenoverzicht, dan staat de import niet aan voor jouw omgeving of mis je het recht.

Zo importeer je klanten

De import loopt via vier stappen die je bovenin als voortgangsbalk ziet.

Stap 1 — Bestand

1. Klik in het klantenoverzicht op Excel importeren.
2. Klik op Bestand kiezen en selecteer een Excel- of CSV-bestand.
3. Heeft het bestand meerdere tabbladen, kies dan het juiste Tabblad.
4. Klik op de rij die de kolomkoppen bevat, zodat CarParts weet waar je gegevens beginnen.
5. Klik op Volgende: kolommen koppelen.

Stap 2 — Kolommen koppelen

Koppel nu elk CarParts-veld (zoals Naam, Klantnummer, E-mail, Telefoon, adresvelden) aan de bijbehorende kolom uit je bestand. CarParts doet op basis van de kopteksten alvast een voorstel; wat niet klopt pas je zelf aan. Velden die je nergens aan koppelt, worden niet geïmporteerd.

Kies ook een standaard-/terugval-locatie. Heeft je bestand een kolom met de vestiging, koppel die dan aan het veld Filiaal / locatie; je kunt daarna per filiaal-waarde aangeven bij welke locatie die hoort. Rijen zonder filiaal krijgen de terugval-locatie.

Tip: koppel minstens Klantnummer of Naam. Het klantnummer is de sleutel waarop CarParts bestaande klanten herkent; staat een nummer al in je omgeving, dan wordt die klant bijgewerkt in plaats van opnieuw aangemaakt.

Stap 3 — Voorbeeld

Klik op Voorbeeld bekijken voor een proefronde zonder dat er iets wordt opgeslagen. Je ziet per rij of die Nieuw, Bijwerken of Overslaan wordt, en welke waarde in welk veld landt. Let op de waarschuwing als velden bij bestaande klanten leeggemaakt zouden worden door een lege cel.

Stap 4 — Importeren

Klopt het voorbeeld, klik dan op Bevestigen en importeren. De import draait als achtergrondtaak, zodat ook een groot bestand rustig verwerkt wordt. Je ziet de voortgang en daarna een overzicht met het aantal aangemaakte, bijgewerkte en overgeslagen klanten en eventuele fouten.

Wat de import beïnvloedt

De import maakt nieuwe klanten aan en werkt bestaande klanten bij, en koppelt elke klant aan de gekozen vestiging. Een lege cel op een gekoppeld veld kan een bestaande waarde overschrijven (leegmaken); het voorbeeld laat precies zien waar dat gebeurt.

Waarvoor je de import niet gebruikt

De import is bedoeld om klantgegevens in te laden, niet om klanten te verwijderen — daarvoor gebruik je 'Klanten in bulk verwijderen'. Gebruik de import ook niet als snelle correctie van één klant; dat gaat makkelijker rechtstreeks op de klantkaart (zie 'Een klant toevoegen en bewerken').

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je in vier stappen een Excel- of CSV-bestand importeert: bestand kiezen, kolommen koppelen, een voorbeeld bekijken en de import als achtergrondtaak laten lopen. Omdat CarParts op klantnummer matcht, werk je er zowel nieuwe als bestaande klanten mee bij. Lees ook 'Klanten exporteren naar Excel' als je eerst een bestand in de juiste vorm wilt ophalen.