Klanten exporteren naar Excel

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts je klanten naar een Excel-bestand exporteert. Dat is handig als je klantgegevens buiten CarParts wilt gebruiken, bijvoorbeeld voor een mailing, een controle of je administratie. Je bepaalt zelf welke klanten meegaan (via de filters) en welke kolommen in welke volgorde in het bestand komen.

Wanneer gebruik je een export

Je exporteert zodra je een momentopname van je klanten buiten CarParts nodig hebt. Omdat de export precies de filters van je overzicht overneemt, bepaal je vooraf welke groep klanten je meestuurt — bijvoorbeeld alleen een bepaalde klantsoort of alleen klanten die in een periode zijn aangemaakt.

Een export is altijd alleen-lezen: je haalt gegevens op, je verandert er niets mee in CarParts. Wil je juist gegevens inladen of bijwerken, gebruik dan 'Klanten importeren uit Excel'.

Zo maak je een export met eigen kolommen

1. Stel in het klantenoverzicht eventueel eerst je filters en zoekterm in, zodat alleen de klanten overblijven die je wilt exporteren.
2. Klik rechtsboven op Exporteren. Er opent een venster CRM exporteren.
3. Controleer links de Filters. De filters van je overzicht staan hier al voorgevuld; je kunt ze in dit venster nog aanpassen.
4. Kies rechts bij Kolommen welke velden je wilt meenemen. Vink kolommen aan of uit, sleep ze met het greepje in de volgorde die je wilt, en pas desgewenst de kolomnaam aan.
5. Onderaan zie je een voorbeeld van de eerste tien rijen op basis van je huidige keuzes.
6. Klik op Exporteren om het Excel-bestand (.xlsx) te maken en te downloaden.

Tip: je kolomkeuze en -volgorde worden onthouden, zodat je bij een volgende export niet opnieuw alles hoeft in te stellen.

Let op: er kan maar één export tegelijk lopen. Krijg je de melding dat er al een export bezig is, wacht dan even tot die klaar is en probeer het opnieuw.

De kant-en-klare 'Print excel'-exports

Naast de export met eigen kolommen biedt CarParts, als dat voor jouw omgeving aanstaat, een paar vaste exportknoppen boven de lijst:

• Print excel — een standaardexport van de gefilterde klanten.
• Print excel (met alle communicatie) — inclusief de vastgelegde communicatie.
• Print excel (met externe communicatie) — inclusief alleen de externe communicatie.

Deze varianten hebben geen kolomkeuze; ze gebruiken een vaste opmaak en nemen net als de gewone export de filters van je lijst over.

De Bosch Extrapoints-export

Gebruikt jouw omgeving Bosch Extrapoints, dan staat er een knop Bosch Extrapoints boven de lijst. Daarmee kies je een factuurperiode (van/t/m) en maak je een aparte Excel-export die alleen voor dat programma bedoeld is.

Waarvoor je de export niet gebruikt

De export is bedoeld om gegevens eenmalig naar buiten te halen, niet om ze aangepast terug te zetten: een bewerkt exportbestand zet je niet zomaar weer in CarParts. Het is ook geen live koppeling — je krijgt een momentopname op het moment van exporteren, geen bestand dat meeverandert. En het versturen van de export naar klanten doe je zelf buiten CarParts; de knop maakt alleen het bestand.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je via Exporteren een Excel-bestand met zelfgekozen kolommen maakt, hoe de vaste 'Print excel'-knoppen werken en wanneer je de Bosch Extrapoints-export gebruikt. Je filters bepalen steeds welke klanten meegaan. Wil je juist gegevens inladen, lees dan 'Klanten importeren uit Excel'; wil je eerst de juiste selectie maken, zie 'Het klantenoverzicht gebruiken'.