Het klantenoverzicht gebruiken

In dit artikel leggen we uit hoe je het klantenoverzicht in CarParts gebruikt. Dit is je startpunt voor alles rond relaties: hier zoek, filter en sorteer je je klanten en contactpersonen, en vanaf dezelfde lijst open je een klant of start je een actie zoals een e-mail versturen of een status wijzigen. We lopen samen langs de kolommen, de filters en de acties die je per klant en voor meerdere klanten tegelijk kunt uitvoeren.

Wanneer gebruik je het klantenoverzicht

Je gebruikt het klantenoverzicht zodra je een relatie wilt opzoeken of iets met een groep klanten wilt doen. Denk aan het snel vinden van een klant voordat je een order of factuur maakt, het controleren van gegevens, of het selecteren van een reeks klanten om ze tegelijk te verwijderen of aan een vestiging te koppelen.

Het overzicht is bewust een werklijst en geen rapportage: het is gemaakt om vanaf hier door te klikken naar een klant of een actie, niet om cijfers te analyseren. Wil je gegevens buiten CarParts verder bewerken, gebruik dan de export die we beschrijven in 'Klanten exporteren naar Excel'.

Zo open je het overzicht en wat je ziet

Je opent het overzicht via Klanten in het menu. Je komt dan op een lijst met je relaties, met daarboven de filters en rechtsboven de knoppen Nieuw, Exporteren en (als die voor jouw omgeving aanstaat) Excel importeren.

Welke kolommen je ziet, hangt af van hoe jouw omgeving is ingericht. Veelvoorkomende kolommen zijn onder andere:

• Naam van het bedrijf of de contactpersoon
• E-mail en Telefoon
• Klantsoort en Vestiging
• Omzet (met een hint die de datum van de laatste bestelling toont)
• Status

Je sorteert de lijst door op een kolomkop te klikken; nog een keer klikken draait de volgorde om. Onderaan kies je met de paginakiezer hoeveel rijen je per pagina ziet (bijvoorbeeld 25, 50 of 100) en blader je verder.

Tip: klik je op de naam van een klant, dan open je meteen de klantkaart. Hoe je daar gegevens aanpast lees je in 'Een klant toevoegen en bewerken'.

Zoeken en filteren

Boven de lijst staat een rij filters waarmee je de weergave versmalt. De belangrijkste zijn:

1. Zoeken — typ bijvoorbeeld een (deel van een) naam, e-mailadres of klantnummer en de lijst springt naar de treffers.
2. Aangemaakt van en Aangemaakt t/m — toon alleen relaties die in een bepaalde periode zijn aangemaakt.
3. Klantsoort — filter op het soort klant (als je omgeving met klantsoorten werkt).
4. Tags — toon alleen klanten met een bepaalde tag.

Zodra je een filter of zoekterm aanpast, verschijnt links een reset-knop (het ronde pijltje) waarmee je in één klik alle filters en de zoekterm weer leegmaakt.

Tip: je filters en zoekterm blijven bewaard als je naar een klant doorklikt en weer teruggaat. Zo pak je je werklijst weer op waar je was gebleven, ook na het verversen van de pagina.

Een actie starten per klant

Vanaf elke rij kun je direct iets met die klant doen:

• Klik op de naam om de klantkaart te openen en gegevens te bewerken.
• Klik op het e-mailadres om een e-mail te sturen (als e-mailen voor jouw omgeving aanstaat). Zie 'E-mails versturen naar klanten'.
• Klik op de status-badge om de status aan te passen. Zie 'De status van klanten beheren'.
• Klik op het actie-menu (de drie puntjes) uiterst rechts voor Wijzig CRM item en, met de juiste rechten, Verwijderen.

Meerdere klanten tegelijk behandelen

Staat het selectievakje vooraan de rijen aan, dan kun je meerdere klanten aanvinken. Met het bovenste vakje selecteer of deselecteer je in één keer alle zichtbare klanten. Zodra je iets hebt aangevinkt, verschijnt rechtsboven de lijst een knop CRM entries met daarin de bulkacties:

• Locatie toewijzen — koppel de geselecteerde klanten aan één vestiging.
• Verwijderen — verwijder de geselecteerde klanten in één keer (zie 'Klanten in bulk verwijderen').

Waarvoor je het overzicht niet gebruikt

Het klantenoverzicht is bedoeld om relaties te vinden en te beheren, niet om massamailings of marketingcampagnes op te zetten; daar heeft CarParts aparte marketingschermen voor. Ook is het geen analyse- of rapportagetool: de getoonde omzet is handig als snelle indicatie, maar voor echte rapportages gebruik je het dashboard. En wil je gegevens in bulk aanpassen in plaats van bekijken, dan loopt dat via de import ('Klanten importeren uit Excel'), niet via het overzicht.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je het klantenoverzicht opent, de lijst sorteert, zoekt en filtert, en hoe je vanaf een rij een klant opent of een actie start — ook voor meerdere klanten tegelijk. Wil je verder? Lees dan 'Een klant toevoegen en bewerken' om gegevens aan te passen, of 'Klanten exporteren naar Excel' om je selectie naar buiten te halen.