Een klant toevoegen en bewerken

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts een klant toevoegt en hoe je de gegevens van een bestaande klant bijwerkt. Alle klantgegevens komen samen op de klantkaart, verdeeld over een paar tabbladen. We beginnen bij het aanmaken van een nieuwe klant en laten daarna zien wat je op de kaart allemaal kunt bijwerken en waar je op moet letten.

Wanneer gebruik je dit

Je maakt een nieuwe klant aan zodra je iemand als relatie wilt vastleggen — bijvoorbeeld een nieuw bedrijf dat bij je gaat bestellen. Een bestaande klant bewerk je wanneer gegevens veranderen, zoals een nieuw e-mailadres, een ander factuuradres of een gewijzigd telefoonnummer.

Goede klantgegevens zijn belangrijker dan ze lijken: dezelfde gegevens worden gebruikt op orders, facturen en in de communicatie met de klant. Wat je hier invult, zie je dus terug op de klantdocumenten.

Zo voeg je een klant toe

1. Ga naar het klantenoverzicht (zie 'Het klantenoverzicht gebruiken') en klik rechtsboven op Nieuw.
2. Je komt op het tabblad Algemeen. Vul de bedrijfs- en contactgegevens in.
3. Klik op Opslaan om de klant vast te leggen en terug te gaan naar het overzicht, of op Opslaan en doorgaan om op de kaart te blijven.

Op het tabblad Algemeen vul je onder andere in:

• Bedrijfsnaam, Telefoon, een Tweede telefoonnummer, Mobiel en E-mailadres
• Factuur-e-mailadres — laat je dit leeg, dan gaan facturen naar het gewone e-mailadres. Met de knop om een adres toe te voegen leg je meerdere factuuradressen vast.
• KvK-nummer, BTW-nummer en de rekeninggegevens
• Klantsoort en de Vestiging (filiaal) waar de klant bij hoort
• Het Klantnummer — bij een nieuwe klant wordt hier automatisch een vrij nummer voorgesteld

Let op: de vestiging is verplicht voor een klant. Je kunt een klant pas opslaan als er een filiaal is gekozen.

Tip: typ je een klantnummer dat al bij een andere klant hoort, dan krijg je meteen een melding onder het veld en kun je niet opslaan tot je een vrij nummer kiest. Zo voorkom je dubbele debiteurnummers.

De tabbladen van een bestaande klant

Heb je een klant opgeslagen, dan verschijnen bovenaan extra tabbladen. Welke je ziet, hangt af van je omgeving, maar vaak zijn dat:

• Algemeen — de bedrijfs- en persoonsgegevens
• Adresgegevens — factuur- en bezoek-/leveradressen
• Facturen — de facturen van deze klant
• Instellingen — klantspecifieke instellingen
• User accounts — inloggegevens (op je eigen omgevingskaart)
• Afbeelding — het logo van de klant
• Forms en Mollie — als die voor jouw omgeving aanstaan

Een logo toevoegen

Op het tabblad Afbeelding koppel je een logo aan de klant. Kies een afbeelding; CarParts controleert of het bestand niet te groot is en of de afmetingen binnen de grenzen vallen, en waarschuwt je direct als dat niet zo is. Een logo verwijder je met de verwijderknop, altijd na een bevestiging.

Extra instellingen op de klant

Op het tabblad Algemeen leg je ook een paar gedragsregels per klant vast, zoals of een referentie, opmerking of kenteken verplicht is bij een order voor deze klant. Zet je zo'n verplichting aan, dan dwingt CarParts dat af bij het plaatsen van een order.

De status van de klant stel je in met een eenvoudige actief/inactief-schakelaar. Meer over wat de status doet lees je in 'De status van klanten beheren'.

Werkt je omgeving met meerdere contactpersonen per klant, dan kun je op dezelfde kaart tussen personen wisselen, een nieuwe contactpersoon toevoegen of er een verwijderen.

Wat verandert er mee

De gegevens die je hier opslaat, worden direct gebruikt op nieuwe orders en facturen van de klant en in e-mails die je stuurt. Gebruikt je omgeving een koppeling met Exact Online en is deze klant daar al als debiteur bekend, dan zet CarParts na het opslaan automatisch een bijwerking klaar zodat de gegevens in Exact meelopen.

Let op: het bewerken van een klant is iets anders dan het verwijderen ervan. Wil je een klant niet meer gebruiken maar de historie (orders, facturen) bewaren, zet hem dan op inactief in plaats van hem te verwijderen.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je via Nieuw een klant aanmaakt, welke gegevens je op het tabblad Algemeen invult, en wat je op de overige tabbladen van een bestaande klant kunt bijwerken, inclusief het logo. Lees verder in 'De status van klanten beheren' om een klant actief of inactief te zetten, of in 'Het klantenoverzicht gebruiken' om snel de juiste klant terug te vinden.