Het tabblad Algemeen van een klant

In dit artikel leggen we uit hoe je op het tabblad Algemeen de basisgegevens van een klant vastlegt en bijwerkt. Dit is het eerste tabblad dat opent wanneer je een klant bekijkt, en het vormt de kern van de klantkaart: de bedrijfs- en persoonsgegevens die je in de rest van CarParts terugziet op orders, offertes, pakbonnen en facturen.

Wanneer gebruik je dit

Je gebruikt dit tabblad telkens als je een nieuwe klant aanmaakt of de gegevens van een bestaande klant wilt controleren of bijwerken. Je komt er via het klantenoverzicht: zoek de klant op, open hem, en je staat automatisch op Algemeen. Bovenaan zie je de broodkruimel met de naam van de klant, zodat je altijd weet welke relatie je bewerkt.

De bedrijfsgegevens invullen

In het blok Bedrijfsgegevens leg je vast wie de klant is. Afhankelijk van je eigen instellingen zie je meer of minder velden; de meest voorkomende zijn:

• Klantnummer — het nummer waarmee je de klant herkent. Bij een nieuwe klant kun je dit invullen; zodra de klant is opgeslagen staat het nummer vast en kun je het niet meer wijzigen.
• Bedrijfsnaam, Telefoon, Tweede telefoonnummer en Website.
• E-mailadres — het algemene adres van de klant. Dit veld is verplicht en moet een geldig e-mailadres zijn.
• Factuur-e-mailadres — hierheen gaan facturen en klantdocumenten. Laat je het leeg, dan gebruikt CarParts het gewone e-mailadres. Met Adres toevoegen kun je meerdere factuuradressen opgeven; ze ontvangen de factuur dan allemaal.
• KVK nummer en, als je dat gebruikt, BTW nummer en bankgegevens.

Tip: zie je het veld Klantnummer dubbel oplichten met de melding dat het al in gebruik is, dan hoort dat nummer al bij een andere klant. Kies een vrij nummer, anders blokkeert CarParts het opslaan.

Verplichte keuzes: klantsoort en filiaal

Twee velden sturen aan hoe CarParts de klant verderop behandelt:

• Klantsoort bepaalt onder meer welke prijzen en kortingen voor deze klant gelden. Heb je klantsoorten ingericht, dan is dit veld verplicht.
• Filiaal legt vast bij welke vestiging de klant hoort. Dit veld is altijd verplicht voor een klant, ook als je maar één filiaal hebt. Kies hier het juiste filiaal via de keuzelijst.

Let op: wijzig je de klantsoort van een bestaande klant, dan verandert daarmee ook de prijsstelling die hij voortaan krijgt. Controleer dit dus goed voordat je opslaat.

Contactpersoon en persoonsgegevens

Onder Persoonsgegevens vul je de contactpersoon in: Aanhef, Voornaam, Achternaam en eventueel Functie en Geboortedatum. De achternaam is verplicht.

Werk je met meerdere contactpersonen per klant, dan verschijnen er pillen boven dit blok. Klik op een pil om een contactpersoon te openen, of op Contactpersoon om er een toe te voegen. Zo bewaar je verschillende aanspreekpunten bij dezelfde relatie.

Verplichte ordervelden en vrije factuurgegevens

In het blok Verplichte ordervelden dwing je af dat bepaalde gegevens worden ingevuld zodra iemand een order voor deze klant aanmaakt. Vink aan wat verplicht moet zijn: Referentie verplicht, Opmerking verplicht of Kenteken verplicht. In het bestelscherm klappen die velden dan automatisch open zodra je de klant kiest.

Daaronder staat Vrije factuurgegevens toestaan. Zet je dit aan, dan mag op een factuur voor deze klant handmatig een afwijkend naam- en adresblok worden ingevoerd dat op de factuur-PDF het vaste adres vervangt.

Interne opmerkingen en bijlagen

Het blok Interne opmerkingen is bedoeld voor notities van je eigen medewerkers, bijvoorbeeld afspraken of aandachtspunten. Deze tekst is alleen voor intern gebruik: hij staat niet op offertes, orders, facturen of e-mails aan de klant.

Onderaan het tabblad kun je bijlagen aan de klant koppelen, zodat documenten bij de juiste relatie bewaard blijven.

Opslaan en wat er daarna gebeurt

Rechtsboven staan twee knoppen. Met Opslaan bewaar je de wijzigingen en keer je terug naar het overzicht; met Opslaan en doorgaan blijf je op het tabblad om verder te werken. Verlaat je het tabblad met niet-opgeslagen wijzigingen, dan waarschuwt CarParts je eerst.

Gebruik je de koppeling met Exact Online, dan zie je rechtsboven op de klantkaart een status-chip. Met de knop Synchroniseer naar Exact stuur je de gegevens van deze klant door; CarParts vraagt eerst om een bevestiging en maakt pas na een tweede, expliciete bevestiging een nieuwe debiteur aan.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Het tabblad Algemeen gaat over de kerngegevens van de relatie. Lever- en factuuradressen beheer je op een eigen tabblad (zie 'Adressen van een klant beheren'), facturen bekijk je op het tabblad Facturen (zie 'Facturen van een klant bekijken') en inlogaccounts regel je apart (zie 'Gebruikersaccounts beheren'). Vaste prijsafspraken per artikel leg je vast op het tabblad Productgroepen (zie 'Productgroepen van een klant').

In dit artikel heb je gezien hoe je op het tabblad Algemeen de bedrijfs- en persoonsgegevens van een klant invult, welke velden verplicht zijn en wat er gebeurt als je opslaat. Lees verder in 'Adressen van een klant beheren' en 'Facturen van een klant bekijken'.