Communicatie met een klant

In dit artikel leggen we uit hoe je op het tabblad Communicatie notities en contactmomenten bij een klant vastlegt. Zo bouw je per relatie een logboek op van gesprekken, afspraken en berichten, en kan iedereen die met de klant werkt teruglezen wat er eerder is besproken.

Wanneer gebruik je dit

Je gebruikt dit tabblad om een kort verslag te bewaren van een telefoongesprek, een afspraak of een andere vorm van contact. Het is bedoeld als intern geheugen bij de klant: niet om een bericht naar de klant te sturen, maar om vast te leggen wat er is gebeurd.

Een bericht of notitie toevoegen

1. Open de klant en ga naar het tabblad Communicatie.
2. Klik rechtsboven op Nieuw bericht.
3. Kies bij Type om wat voor soort contact het gaat.
4. Typ in het veld Bericht het verslag of de notitie. Je hebt hier een tekstverwerker tot je beschikking, dus je kunt de tekst opmaken.
5. Klik op Opslaan.

Het bericht verschijnt daarna in het overzicht, met de datum en de naam van degene die het heeft aangemaakt.

Berichten teruglezen en bewerken

Het overzicht toont per regel de Soort, de Notitie, de Datum en wie het bericht heeft aangemaakt. Klik op het bewerk-icoon achter een regel om een bericht te openen en aan te passen. Met het prullenbak-icoon verwijder je een bericht, als je daar rechten voor hebt.

Let op: een bericht verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Twijfel je of je het nog nodig hebt, laat het dan staan.

Wat verandert er elders

De berichten op dit tabblad zijn puur intern. Ze staan los van de e-mails, offertes, orders en facturen van de klant: er gaat niets automatisch naar de klant toe en er verandert niets aan zijn documenten. Het is uitsluitend een naslagwerk voor jou en je collega's.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Wil je de klant daadwerkelijk iets mailen, gebruik dan de e-mailfunctie in plaats van dit tabblad. En voor afspraken of aandachtspunten die je bij de kerngegevens wilt bewaren, kun je ook het blok Interne opmerkingen op het tabblad Algemeen gebruiken (zie 'Het tabblad Algemeen van een klant').

In dit artikel heb je gezien hoe je contactmomenten bij een klant vastlegt, teruglees en bewerkt, en dat deze notities alleen voor intern gebruik zijn. Lees verder in 'Het tabblad Algemeen van een klant'.