Adviesregels aanpassen vóór er inkooporders ontstaan

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts een aanvullingsadvieslijst bijstuurt voordat er inkooporders ontstaan. De lijst die uit een Picqer-aanvulling komt, heeft per artikel al een leverancier voorgesteld, maar dat is een advies: zolang je niet op bestellen drukt, verandert er niets bij je leveranciers. Je kunt dus rustig een andere leverancier kiezen, aantallen bijstellen of regels helemaal uitzetten.

Hoe je de lijst leest en wat de kolommen en stippen betekenen, staat in 'De aanvullingsadvieslijst beoordelen'. Dit artikel gaat over het aanpassen en het daadwerkelijk bestellen.

Wanneer je iets aanpast

De automatische keuze is een vertrekpunt, geen eindoordeel. Je past een regel aan als je het beter weet dan het advies: je wilt om een andere reden bij een bepaalde leverancier bestellen, je wilt meer of minder dan het voorgestelde aantal, of een regel hoeft deze keer helemaal niet mee. Zolang de lijst de status 'Klaar om te beoordelen' heeft, kun je alles vrij wijzigen. Elke wijziging werkt meteen door in de bedragen en de totalen bovenin.

Een andere leverancier kiezen

Wil je een regel bij een andere leverancier onderbrengen, klik dan simpelweg op de prijs van die leverancier in de betreffende kolom. De keuze springt daarheen en in de kolom 'Keuze' staat voortaan 'Handmatig'.

1. Zoek de regel op (eventueel via het zoekveld of een tabblad).
2. Klik in die regel op de prijs van de leverancier die je wilt. Alleen cellen met een prijs zijn klikbaar.
3. Bedenk je je? Klik dan op 'herstel' achter de regel om terug te gaan naar de keuze die het systeem zelf maakte.

Je kunt een hele lijst ook zonder muis nalopen: met Tab spring je naar de volgende regel en met de pijltjestoetsen links en rechts wissel je naar de vorige of volgende leverancier die een prijs heeft op die regel.

Tip: 'herstel' verschijnt alleen als jouw handmatige keuze afwijkt van wat het systeem adviseerde. Zo zie je in één oogopslag welke regels je zelf hebt aangeraakt.

Het aantal aanpassen

In de kolom 'Aantal' pas je aan hoeveel je van een artikel wilt bestellen. Typ het nieuwe aantal en klik ergens anders; het bedrag van de regel en de totalen per leverancier lopen direct mee.

Let op: het aantal dat je invult, kan bij het bestellen iets omhoog gaan als een leverancier een minimale afname of een vaste verpakkingseenheid hanteert. Dat is normaal; je ziet het terug op de inkooporder.

Een regel niet meebestellen

Moet een regel deze keer niet mee, haal dan het vinkje links in de regel weg. De regel verhuist naar het tabblad Niet bestellen en telt niet meer mee in de totalen.

Wil je in één keer een hele set aan- of uitzetten, gebruik dan het vinkje in de kop boven de lijst. Dat vinkje werkt op precies de regels die op dat moment zichtbaar zijn: staat er een filter of een zoekterm aan, dan gaat het alléén over die selectie en niet stiekem over honderden weggefilterde regels.

Regels die om een keuze vragen

Regels met een gekleurde achtergrond hebben nog geen leverancier. Dat gebeurt bijvoorbeeld als geen enkele leverancier het op voorraad heeft, of als er helemaal geen prijs bekend is. Via het tabblad Kies leverancier zie je ze bij elkaar.

Deze regels houden de rest van de bestelling niet tegen, maar ze gaan ook niet mee zolang je er geen leverancier bij kiest. Kies je er een, dan doet de regel gewoon mee; laat je 'm staan, dan blijft hij open en bestel je dat artikel later zelf.

De leverancierkolommen op jouw volgorde zetten

Met de pijltjesknopjes in de kop van een leverancierkolom schuif je die kolom een plek naar links of naar rechts. Die volgorde wordt onthouden voor deze vestiging, zodat de volgende aanvulling er hetzelfde uitziet en je je vaste leveranciers steeds op dezelfde plek vindt.

Met de knop Standaardvolgorde zet je de kolommen terug op de automatische sortering (op bedrag en aantal regels).

Tip: deze volgorde verandert alleen hoe het scherm eruitziet. Hij heeft geen invloed op de keuzes, de prijzen of wat er besteld wordt.

Bestellen: het punt waarop inkooporders ontstaan

Ben je tevreden met de lijst, dan zet je de bestelling door met de knop rechtsboven, waarin het aantal te bestellen regels staat. Je krijgt eerst een bevestiging te zien met het aantal regels en het verwachte bedrag.

1. Controleer de totalen bovenin en de regels die aanstaan.
2. Klik op de bestelknop rechtsboven.
3. Bevestig het aantal regels en het bedrag in het venster dat verschijnt.

Daarna maakt CarParts per leverancier een inkooporder aan. Leveranciers waarmee je gekoppeld bent, krijgen de order meteen verstuurd; bij een leverancier zonder koppeling wordt de inkooporder klaargezet zodat je hem zelf kunt versturen.

Let op: na het bestellen staat de lijst vast en kun je er niets meer in wijzigen. Per regel verschijnt een link naar de inkooporder waar hij op terecht is gekomen.

De aangemaakte orders vind je terug onder 'Inkooporders'. Op een order zelf staat op het tabblad 'API-activiteit' precies wat er naar de leverancier is gestuurd en wat die terugmeldde.

Als een leverancier toch niet kan leveren: een tweede ronde

Blijkt bij het bestellen dat een leverancier het artikel toch niet kan leveren, dan blijft die regel open staan. Met de knop Tweede ronde laat je CarParts opnieuw een leverancier zoeken voor de regels die niet besteld zijn — en wel zonder de leverancier waar het de vorige keer op misliep.

Je beoordeelt die tweede ronde net als de eerste en bestelt hem daarna op dezelfde manier. Wat daarna nog open blijft, bestel je zelf.

De aanvulling annuleren

Zolang er nog niet besteld is, kun je de hele aanvulling stopzetten met Annuleren. Er wordt dan niets meer besteld en de lijst kan daarna niet meer gewijzigd worden.

Let op: de bijbehorende inkooporder in Picqer blijft bij een annulering gewoon staan. CarParts haalt die er bewust niet weg, omdat daar intussen van alles mee gebeurd kan zijn. Heb je hem niet meer nodig, haal hem dan zelf in Picqer weg.

Wat er meeverandert

Je wijzigingen hebben een paar gevolgen die je buiten dit scherm terugziet:

• Bestellen maakt echte inkooporders aan onder 'Inkooporders' en verstuurt die naar gekoppelde leveranciers.
• Het getalletje bij het menu-item loopt mee: na bestellen, annuleren of een tweede ronde is de lijst niet langer 'openstaand'.
• Bestellen en annuleren worden vastgelegd in de historie, zodat terug te vinden is wie de actie uitvoerde.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Dit scherm stuurt de aanvulling bij; het is geen volwaardige inkoopmodule. Bestaande inkooporders bewerk je niet hier maar onder 'Inkooporders'. En het uitzetten van een regel is geen manier om voorraad te corrigeren: het bepaalt alleen of het artikel in déze aanvulling meegaat.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een aanvulling bijstuurt voordat er inkooporders ontstaan: een andere leverancier kiezen met een klik of met het toetsenbord, aantallen aanpassen, regels uitzetten, de kolommen op jouw volgorde zetten en de bestelling doorzetten. Je hebt ook gezien wat er daarna gebeurt — de inkooporders, een eventuele tweede ronde en het annuleren.

Wil je eerst nog eens nalezen hoe je de lijst leest? Kijk dan in 'De aanvullingsadvieslijst beoordelen'. De orders die uit je bestelling voortkomen, volg je onder 'Inkooporders'.