Voorraad importeren via Excel

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts je voorraad in één keer bijwerkt met een Excel- of CSV-bestand. Dat is handig als je met een magazijntelling, een voorraadexport of een lijst van je leverancier werkt en die aantallen niet stuk voor stuk wilt overtypen. Je leest hier wanneer je de voorraad-import gebruikt (en wanneer juist niet), hoe je 'm stap voor stap doorloopt, en wat er daarna met je voorraad en je gekoppelde systemen gebeurt.

Wanneer gebruik je de voorraad-import

De voorraad-import is bedoeld om de aantallen van artikelen die al in je catalogus staan massaal bij te werken voor één vestiging. Je kiest een bestand, geeft aan welke kolommen welke betekenis hebben, koppelt de regels aan je artikelen en importeert. Je kunt in dezelfde stap ook meteen optionele gegevens meenemen, zoals minimale en maximale voorraadniveaus (de bestel- en aanvulpunten) en een in- of verkoopprijs.

Je kunt meerdere bestanden en meerdere tabbladen in één keer verwerken. Elk tabblad is een losse import met eigen instellingen, maar ze lopen samen als één reeks. Zo werk je bijvoorbeeld in één handeling meerdere vestigingen of meerdere leveranciersbestanden bij.

Tip: je hebt beheerrechten nodig om de voorraad-import te openen. Zie je de optie niet staan, vraag dan een beheerder om je de juiste rechten te geven.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Het is belangrijk om te weten waar de import níet voor is, zodat je geen gegevens overschrijft die je wilde behouden:

• Niet om nieuwe artikelen aan te maken. De import werkt alleen bij artikelen die al in CarParts bestaan. Regels waarvoor geen artikel gevonden wordt, worden overgeslagen en komen niet in je catalogus terecht.
• Niet voor gereserveerde voorraad. De reserveringen op een artikel blijven altijd ongemoeid; die worden gestuurd door orders, niet door een telbestand.
• Niet voor één losse correctie. Moet je bij één artikel de stand aanpassen, doe dat dan rechtstreeks op dat artikel. De import is er voor grotere aantallen tegelijk.

Zo open en start je een import

1. Ga naar het artikelenoverzicht en open het '…'-menu rechtsboven.
2. Kies onder de groep 'Voorraad' de optie 'Voorraad importeren'.
3. Sleep je bestanden naar het uploadvak of klik op 'kies bestanden'. Toegestaan zijn .xlsx, .xls en .csv.
4. Van elk bestand verschijnen de tabbladen. Klik de tabbladen aan die je wilt importeren.

Het bestand wordt in je eigen browser ingelezen, dus ook een groot bestand hoef je niet eerst te uploaden voordat je kunt beginnen. Bij een groot tabblad zie je kort een laad-indicator terwijl het wordt verwerkt.

De instellingen per tabblad

Vouw een import open om de instellingen te controleren. Voor het eerste tabblad van een bestand kies je de instellingen; de andere tabbladen van hetzelfde bestand nemen die automatisch over (op kolomnaam), tenzij je ze zelf aanpast. Met de knop '1e tabblad opnieuw toepassen' zet je de instellingen van het eerste tabblad geforceerd door naar de rest.

De belangrijkste velden:

• Locatie (verplicht): de vestiging waarvan je de voorraad bijwerkt. Je ziet alleen de locaties waarvoor je rechten hebt.
• Kop-rij: de rij met de kolomtitels. CarParts raadt deze meestal goed, maar je kunt 'm bijstellen als je titels op een andere rij staan.
• Artikelnr (verplicht): de kolom met de code waarop gematcht wordt. Welke code dit is, hangt af van je keuze bij 'Matchen op' (zie hieronder).
• Beschikbaar (optioneel): de kolom met het voorraadaantal. Laat je deze leeg, dan wordt de voorraad niet aangeraakt en gebruik je de import alleen voor bijvoorbeeld bestelniveaus of prijzen.
• Omschrijving (optioneel): helpt bij het matchen als een code bij meerdere artikelen hoort.
• Merk-kolom (optioneel): een merk per rij, waarmee dubbele treffers vanzelf worden teruggebracht.
• Min. voorraad en Max. voorraad (optioneel): de bestel- en aanvulpunten per artikel.
• Inkoopprijs en Verkoopprijs (optioneel): prijskolommen die, als je ze meeneemt, ook in Picqer worden bijgewerkt.

Onder 'Matchen op' kies je waarop de regels aan je artikelen worden gekoppeld:

• Merk-artikelnummer: de standaard — het artikelnummer van het merk.
• ERP-code: een ERP- of leverancierscode. Heeft je bestand een herkenbare ERP-kolom, dan wordt deze modus automatisch gekozen.
• Leverancier-code: de eigen artikelcode van een specifieke leverancier. Deze optie verschijnt wanneer er leveranciers met een eigen code beschikbaar zijn; je kiest er dan de leverancier bij.

In het 'Voorbeeld' onder de instellingen zie je de eerste rijen met per kolom de rol die je eraan gaf. Zo controleer je in één oogopslag of je de juiste kolommen hebt gekoppeld voordat je verdergaat.

Let op: een lege cel in de kolom Beschikbaar laat de bestaande voorraad staan. Alleen een expliciete 0 zet de voorraad echt op nul. Zo wist een onvolledig bestand nooit per ongeluk je hele voorraad.

Artikelen matchen

Klik op 'Volgende: matchen'. CarParts zoekt nu per regel het bijbehorende artikel op. Er wordt in deze stap nog niets weggeschreven — je ziet alleen het resultaat, verdeeld over drie groepen:

• gekoppeld: precies één artikel gevonden, automatisch gekoppeld.
• te controleren: de code paste bij meerdere artikelen. Deze los je op in de volgende stap.
• niet gevonden: geen artikel gevonden. Deze regels worden overgeslagen.

Staan er regels op 'niet gevonden' die je wél verwachtte, dan klopt vaak de match-kolom of de gekozen match-methode niet. Ga terug naar stap 1 en controleer dit in het voorbeeld.

Conflicten oplossen

Zijn er regels 'te controleren', dan kom je in de stap 'Conflicten'. Per code zie je de artikelen die erbij passen, met merk, omschrijving en artikelcode. De beste treffer staat al aangevinkt en is gemarkeerd als 'suggestie'. Kies het juiste artikel, of klik op 'Overslaan — niet importeren' als je deze code niet wilt bijwerken. Alles wat je op overslaan laat staan, wordt niet geïmporteerd.

Controleren en definitief importeren

In de stap 'Importeren' zie je een samenvatting: hoeveel regels er verwerkt worden, hoeveel tabbladen regels hebben, hoeveel er automatisch gekoppeld zijn, hoeveel conflicten je oploste en hoeveel er niet gevonden zijn. Klopt alles, klik dan op 'Definitief importeren'.

Let op: dit is het moment waarop er écht geschreven wordt. Controleer vooral de gekozen locatie — je werkt de voorraad van precies die vestiging bij.

Wat er daarna gebeurt

De import verloopt in twee fasen, en je ziet beide meteen in beeld:

1. Lokaal. Eerst wordt je eigen voorraad in CarParts bijgewerkt. Het aantal uit het bestand vervángt de huidige stand voor de gekozen locatie (geen optelsom). Bestaat er voor een artikel nog geen voorraad op die locatie, dan wordt die aangemaakt. Eventuele min-, max- en prijskolommen worden meegenomen. Gereserveerde voorraad blijft ongemoeid.
2. Picqer. Daarna worden de nieuwe standen naar Picqer gestuurd als één gedoseerde stroom. Omdat orders voorrang houden, kan dit bij grote bestanden een tijd duren. Artikelen zonder Picqer-koppeling worden hierbij overgeslagen.

Het originele bestand wordt bewaard en is terug te vinden op de import-/exportpagina's, en de wijziging wordt vastgelegd in de historie van elk bijgewerkt artikel. De voortgang van beide fasen volg je op het scherm; sluit je de pagina, dan loopt de import gewoon door op de achtergrond.

Aan het eind klik je op 'Nieuwe import' om er nog een te doen, of op 'In wachtrij bekijken' om de verdere voortgang te volgen.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je met een Excel- of CSV-bestand de voorraad van bestaande artikelen per locatie bijwerkt: bestanden en tabbladen kiezen, kolommen en de match-methode instellen, de regels matchen, conflicten oplossen en definitief importeren. Je weet nu ook dat de voorraad als absolute stand wordt gezet, dat gereserveerde voorraad blijft staan en dat een lege voorraadcel niets overschrijft.

Wil je een lopende of afgeronde import volgen, lees dan 'De voorraad-import wachtrij volgen'.