Verzending instellen en beheren

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts je verzendmomenten instelt en beheert. Met de module Verzending leg je op één plek vast op welke dagen en tussen welke tijden je bestellingen verzendt. Zo bouw je een overzichtelijk verzendschema op dat je later kunt gebruiken om je zendingen per moment te groeperen. We laten zien waar je de module vindt, hoe je een verzendmoment aanmaakt, wijzigt en verwijdert, en wat er door je instellingen meeverandert.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik Verzending als je je vaste verzendmomenten wilt vastleggen: bijvoorbeeld dat je op werkdagen tussen bepaalde tijden verstuurt, of dat je op een specifieke datum juist niet verzendt. Je maakt per moment een regel aan met een dag(soort), een datum en een tijdvak. Je bouwt zo in feite een verzendkalender op die je team en je verdere administratie als uitgangspunt kunnen gebruiken.

Je legt hier dus het schema vast, niet de losse pakketten. Het afvinken en versturen van de daadwerkelijke orders doe je ergens anders — daarover verderop meer.

Waar vind je Verzending

Je vindt de module in het hoofdmenu onder Verzending. Zie je het menu-item niet staan? Dan is de module voor jouw omgeving nog niet aangezet. Een beheerder kan de menu-schakelaar Verzending op 'Ja' zetten, waarna het item in het menu verschijnt.

Zodra je de module opent, zie je het overzicht met alle verzendmomenten die je eerder hebt vastgelegd.

Zo maak je een verzendmoment aan

Een nieuw verzendmoment maak je zo aan:

1. Klik rechtsboven in het overzicht op de knop met het plus-teken (+). Er opent een venster met de titel Verzending aanmaken.
2. Kies bij Soort de categorie waaronder dit moment valt.
3. Wil je het moment aan één specifiek artikel koppelen? Kies dat dan bij Artikel. Laat dit veld leeg als het moment voor je hele assortiment geldt.
4. Bepaal bij Type hoe vaak het moment geldt. Je kunt kiezen uit 'Datum' (één specifieke dag), 'Weekend', 'Werkdagen' of een vaste weekdag zoals 'Elke maandag' tot en met 'Elke zondag'.
5. Vul bij Datum de datum in waarop het moment ingaat.
6. Zet bij Van en Tot het tijdvak waarin je op die dag verzendt.
7. Gebruik het veld Info voor een toelichting, bijvoorbeeld een opmerking over een feestdag of een afwijkende lichting.
8. Klik op Opslaan. Je keert daarna automatisch terug naar het overzicht, waar het nieuwe moment direct in de lijst staat.

Het veld Type bepaalt of een regel eenmalig is of zich herhaalt. Kies je 'Datum', dan geldt de regel alleen voor die ene dag — handig voor uitzonderingen zoals een feestdag. Kies je 'Werkdagen', 'Weekend' of een vaste weekdag, dan leg je een terugkerend patroon vast.

Tip: leg eerst je vaste patroon vast (bijvoorbeeld 'Werkdagen') en voeg daarna losse uitzonderingen toe met het type 'Datum'. Zo blijft je verzendschema overzichtelijk.

Let op: sluit je het venster met het kruisje rechtsboven zonder op Opslaan te klikken, dan worden je wijzigingen niet bewaard. Heb je nog niet-opgeslagen wijzigingen, dan krijg je eerst een waarschuwing voordat je de pagina verlaat.

Wat je in het overzicht ziet

In het overzicht staat elk verzendmoment op een eigen regel. Je ziet per regel:

• Datum start en Datum eind — de dag waarop het moment geldt.
• Tijd start en Tijd eind — het tijdvak (het 'Van' en 'Tot' dat je bij het aanmaken hebt ingevuld).
• Dag — het gekozen type, zoals 'Datum', 'Weekend', 'Werkdagen' of een vaste weekdag.
• Open — een indicator die aangeeft of het moment als open gemarkeerd staat.

Onderaan kun je met de paginering door de lijst bladeren; je kiest zelf of je 10, 25, 50 of 100 regels per pagina toont.

Een verzendmoment wijzigen of verwijderen

Wil je een bestaand moment aanpassen? Klik dan in de regel op het potlood-icoon. Het venster Verzending wijzigen opent met de bestaande gegevens ingevuld. Pas de velden aan en klik op Opslaan.

Een moment verwijderen doe je met het prullenbak-icoon in de regel. Je krijgt eerst een bevestigingsvraag; pas als je bevestigt, wordt het moment definitief verwijderd. Zie je het prullenbak-icoon niet, dan heb je geen verwijderrecht voor deze module.

Let op: verwijderen kun je niet ongedaan maken. Twijfel je of je een moment nog nodig hebt, pas het dan liever aan in plaats van het te verwijderen.

Wat verandert er door je verzendmomenten

Je verzendmomenten staan niet op zichzelf. Ze werken door op een paar plekken:

• Groepering van je zendingen. Als de pagina 'Zendingen' is ingesteld om op verzendmomenten te groeperen, worden je orders daar onder het bijbehorende moment getoond, met de dag en het tijdvak als kop. Staat die instelling uit, dan groepeert 'Zendingen' op afleverdatum.
• Historie. Het aanmaken, wijzigen en verwijderen van een verzendmoment wordt vastgelegd in de activiteitenhistorie, zodat je later kunt terugzien wat er wanneer is aangepast.

Waarvoor je dit niet gebruikt

De module Verzending is bedoeld voor je verzendschema — de dagen en tijden waarop je verstuurt. Je gebruikt het niet voor:

• Het afhandelen van losse zendingen of het afvinken van pakbonnen per order. Dat doe je op de pagina 'Zendingen'.
• Het beheren van afleveradressen of de facturatie van een order.

Kortom: hier leg je vast wanneer je verzendt, niet wat je in een concrete order verstuurt.

Rechten en toegang

Of je verzendmomenten mag bekijken, toevoegen, wijzigen of verwijderen, hangt af van je rechten voor de module Verzending. Met alleen leesrecht zie je het overzicht, maar ontbreken de knoppen om toe te voegen, op te slaan of te verwijderen. Een beheerder stelt deze rechten in. Meer hierover lees je in 'Machtigingen'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je in CarParts je verzendmomenten instelt en beheert: waar je de module vindt, hoe je een moment aanmaakt met een soort, type, datum en tijdvak, hoe je bestaande momenten wijzigt of verwijdert, en wat er door je instellingen meeverandert. Wil je vervolgens met je daadwerkelijke zendingen aan de slag, lees dan 'Zendingen'. Voor het instellen van toegang en rechten kijk je in 'Machtigingen'.