Orders, facturen of inkooporders verrijken

In dit artikel leggen we uit hoe je een Excel met order-, factuur- of inkoopordernummers aanvult met gegevens uit CarParts. Dat is handig als je een lijst nummers hebt — bijvoorbeeld uit je boekhouding of van een klant — en je daar de relatie, de bedragen, de status of het Picqer-nummer bij wilt zetten zonder alles op te zoeken. Deze drie domeinen werken via dezelfde wizard; het domein Retouren gebruikt precies dezelfde stappen.

Net als bij de andere domeinen is dit volledig leesbaar en veilig: er wordt niets aan je orders, facturen of inkooporders gewijzigd.

Het domein kiezen en je bestand klaarzetten

1. Open Verrijken en klik op de tegel die bij je bestand hoort: Orders, Facturen of Inkooporders.
2. Sleep je Excel naar het vlak of gebruik kies een bestand (.xlsx, .xls of .csv).
3. Vink de tabbladen aan die mee moeten. Elk tabblad krijgt een eigen kaart.

Stel per tabblad in:

• Kop-rij — de rij met de kolomnamen.
• Kolom met de code — de kolom met het nummer waarop gematcht wordt. In het voorbeeld eronder is die kolom gemarkeerd met Code.

Tip: meerdere tabbladen met dezelfde opzet? Stel het eerste in en klik op 1e tabblad opnieuw toepassen om de instellingen over te nemen.

Kiezen waarop je matcht

Bij Matchen op kies je met welk nummer in je bestand wordt vergeleken:

• Factuurnummer
• Documentnr (#) — het interne documentnummer
• Ordernummer
• Picqer nummer

De meest logische keuze staat al voor: bij orders en inkooporders het documentnummer, bij facturen het factuurnummer. Je kunt het altijd aanpassen aan wat er in je bestand staat.

De kolommen kiezen die je toevoegt

Onder Kolommen toevoegen staan de beschikbare kolommen gegroepeerd. Je kunt onder meer kiezen uit:

• Document — Nummer, Documentnr, Datum, Referentie, Opmerking en Filiaal.
• Relatie — de Relatie (de klant of, bij inkooporders, de leverancier) en het Klantnummer.
• Bedragen — Totaal excl. btw, Btw en Totaal incl. btw.
• Picqer — het Picqer nummer van het document.

Bij orders en inkooporders komen daar ordergerichte kolommen bij, zoals Status, Afleverdatum, Verzendstatus, de Track & trace-code en -link, en de inkoopwaarde en marge van de order. Bij facturen (en retouren) kies je in plaats daarvan uit Status, Vervaldatum, Betaald, Openstaand, Laatste betaaldatum en Betaalmethode.

Verrijken, controleren en downloaden

1. Klik op Verrijken en voorbeeld tonen. Je ziet een voortgangsbalk terwijl de nummers worden gematcht.
2. Bekijk het voorbeeld met de tellingen gematcht, meerdere treffers en niet gevonden.
3. Staat er Meerdere treffers — bijvoorbeeld als hetzelfde nummer bij meer dan één document hoort — dan kies je per code het juiste document. Je ziet daarbij de relatie, het bedrag, de datum en het nummer om ze uit elkaar te houden. Je kunt ook Overslaan — niet verrijken kiezen.
4. Klik op Download Excel. Je krijgt hetzelfde bestand terug met achteraan de gekozen kolommen en een kolom Match status; de bestandsnaam krijgt -verrijkt erachter.

Let op: download je bestand vóór je weggaat. Zolang dat nog niet is gebeurd, waarschuwt CarParts als je de pagina verlaat.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Dit verrijkt alleen je eigen bestand. Het wijzigt geen orders, facturen of inkooporders, verstuurt niets en boekt niets. Wil je documenten aanmaken of aanpassen, doe dat dan in de betreffende module zelf.

In dit artikel heb je gezien hoe je order-, factuur- en inkoopordernummers matcht en welke documentgegevens je kunt toevoegen. Lees ook 'Een Excel-bestand verrijken' voor de algemene werkwijze en 'Klanten of leveranciers verrijken' om relatiegegevens aan te vullen.