Een Excel-bestand verrijken

In dit artikel leggen we uit wat verrijken is en hoe je ermee begint. Verrijken gebruik je als je al een Excel-bestand hebt — bijvoorbeeld een lijst met artikelnummers, ordernummers of klantnummers — en je daar extra informatie uit CarParts bij wilt zetten. Je hoeft die gegevens dan niet handmatig op te zoeken en over te typen: je wijst één kolom aan met een code, kiest welke kolommen je erbij wilt, en je krijgt hetzelfde bestand terug met die kolommen ingevuld.

Het mooie is dat er niets aan je gegevens in CarParts verandert. Verrijken leest alleen; het schrijft niets terug. Je werkt dus altijd veilig, ook in een bestand van duizenden regels.

Wat verrijken precies doet

Je uploadt een Excel die je zelf al hebt. CarParts vergelijkt de code-kolom die je aanwijst met je eigen data en vult per regel de kolommen aan die je hebt gekozen. Daarna download je een nieuw bestand met daarin:

• al je oorspronkelijke kolommen en rijen, ongewijzigd;
• de extra kolommen die je hebt aangevinkt;
• een kolom Match status die per regel laat zien of de code is gevonden.

Het gedownloade bestand krijgt dezelfde naam met -verrijkt erachter. Je originele bestand blijft zoals het was.

Let op: verrijken is géén import. Er wordt niets toegevoegd, gewijzigd of overschreven in CarParts. Wil je gegevens juist bijwerken of inlezen, gebruik dan de import- en bewerkfuncties daarvoor.

Kies eerst een module

Verrijken werkt voor verschillende soorten gegevens. Daarom kies je als eerste op welk soort gegevens je wilt matchen. Open Verrijken en je ziet een reeks tegels, elk voor één soort gegeven.

1. Klik op de tegel van het soort gegeven dat in je bestand staat. Je kunt kiezen uit onder andere Artikelen, Orders, Facturen, Inkooporders, Retouren, Klanten en Leveranciers.
2. Je komt in de verrijk-wizard voor dat domein. De stappen zijn overal hetzelfde; alleen de kolommen die je kunt toevoegen en de manier van matchen verschillen per domein.

Je ziet alleen de tegels waarvoor je rechten hebt. Heb je bijvoorbeeld geen toegang tot facturen, dan verschijnt die tegel niet.

De stappen in het kort

In elk domein doorloop je dezelfde route:

1. Kies een Excel-bestand — sleep het naar het vlak of gebruik kies een bestand (.xlsx, .xls of .csv).
2. Vink de tabbladen aan die mee moeten.
3. Stel per tabblad de Kop-rij, de Kolom met de code en de optie Matchen op in.
4. Vink onder Kolommen toevoegen de gegevens aan die je erbij wilt.
5. Klik op Verrijken en voorbeeld tonen.
6. Controleer het voorbeeld en los eventuele meerdere treffers op.
7. Klik op Download Excel.

Tijdens stap 5 zie je een voortgangsbalk ('Codes matchen…'). Grote bestanden kunnen dus gerust even draaien; je ziet precies hoe ver het is.

Wat de statussen betekenen

In het voorbeeld en in de kolom Match status staat per regel een van drie uitkomsten:

• Gematcht — de code is gevonden en de gekozen kolommen zijn ingevuld.
• Meerdere treffers — de code past bij meer dan één record; je kiest zelf de juiste in een extra stap.
• Niet gevonden — er is geen record met die code; de extra kolommen blijven leeg.

Tip: begin met een kleine selectie kolommen om te kijken of je op de juiste code matcht. Zie je veel 'Niet gevonden', dan wijs je waarschijnlijk de verkeerde kolom aan of klopt de manier van matchen niet.

Waarvoor je verrijken niet gebruikt

Verrijken is bedoeld om je eigen bestand aan te vullen, niet om CarParts te vullen. Wil je artikelen, prijzen, klanten of voorraad echt wijzigen of inlezen, gebruik dan de import- en bewerkfuncties. Verrijken verandert nooit iets aan je gegevens.

In dit artikel heb je gezien wat verrijken is, dat het alleen leest en nooit iets wijzigt, en hoe je begint met het kiezen van een domein. Lees verder in 'Artikelen verrijken' voor het meest uitgebreide domein, of in 'Orders, facturen of inkooporders verrijken' en 'Klanten of leveranciers verrijken' voor de andere soorten gegevens.