Een retour buiten de bestelhistorie aannemen

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts een retour aanneemt van een artikel dat niet in de bestelgeschiedenis van de klant staat. Normaal gesproken zoek je bij een retour in wat de klant eerder bij je besteld heeft, maar soms komt er een artikel terug dat je niet via een bestelling bij deze klant kunt terugvinden — bijvoorbeeld een coulance-retour, een artikel van buiten CarParts, of een order die niet (meer) aan deze klant gekoppeld is. Daarvoor zoek je buiten de bestelhistorie, in je hele catalogus.

Wanneer gebruik je dit

Standaard neemt een retour de prijzen en gegevens over uit de oorspronkelijke orderregel van de klant. Dat kan alleen als het artikel in de bestelgeschiedenis van die klant staat. Zoeken buiten de bestelhistorie gebruik je juist als dat niet zo is: je pakt dan een artikel rechtstreeks uit de catalogus en zet het op de retour, ook al heeft deze klant het nooit bij je besteld.

Let op: omdat er geen oorspronkelijke bestelling achter zit, kan CarParts prijs en aantal niet voor je invullen. Je controleert en vult die daarom zelf in. Gebruik deze manier dus bewust, en val terug op de bestelhistorie wanneer die er wél is — dan nemen de prijzen automatisch de juiste waarden over.

De optie zichtbaar maken

Het zoeken buiten de bestelhistorie is afgeschermd met een aparte machtiging. Zie je het schuifje uit de volgende stap niet, dan heb je die machtiging nog niet. Een beheerder kan de sub-machtiging voor retouren buiten de historie voor jouw account inschakelen. Zonder die machtiging zoek je altijd alleen in de bestelgeschiedenis van de klant.

Zo neem je een retour buiten de bestelhistorie aan

1. Maak een nieuwe retour aan met Nieuwe retour en kies bij Relatie de klant.

2. Ga naar de kaart Artikelen zoeken. Daar staat de schakelaar Uit bestellingshistorie. Standaard staat die aan (je zoekt dan in wat de klant besteld heeft).

3. Zet Uit bestellingshistorie uit. Je zoekt nu in de hele catalogus in plaats van alleen in de orders van de klant.

4. Typ in het zoekveld minimaal drie tekens van de artikelcode of de omschrijving. In plaats van op order gegroepeerde regels krijg je nu een platte lijst met artikelen uit de catalogus, met kolommen als artikelcode, omschrijving, merk en prijs.

5. Klik bij het juiste artikel op Toevoegen om het op de retour te zetten.

Wat je zelf invult

Omdat er geen oorspronkelijke orderregel is, start de regel met de verkoopprijs uit de catalogus. Loop de regel daarom na voordat je opslaat:

• Zet het juiste Aantal dat terugkomt.
• Controleer de prijs per stuk en pas 'm aan naar wat je de klant werkelijk terugbetaalt.
• Controleer de BTW.
• Kies een Reden retour. Die is ook hier verplicht en bepaalt waar het teruggekomen artikel in je magazijn terechtkomt.

Tip: twijfel je over de prijs? Stem die eerst met de klant af. Bij een retour buiten de historie is er geen eerdere factuurregel om op terug te vallen, dus wat je hier invult, is leidend voor de creditering.

Sla de retour daarna op met Opslaan.

Wat er daarna gebeurt

Vanaf hier werkt de retour precies hetzelfde als elke andere. Je verwerkt 'm met Verwerken, Verwerken en factureren of je factureert 'm later los — met dezelfde gevolgen voor je magazijn en de creditering van de klant. De teruggekomen stuks worden via de gekozen reden in je voorraad geboekt, en de klant wordt gecrediteerd via een verzamelfactuur of een losse creditfactuur. Hoe die verwerkstappen precies werken, lees je in 'Een retour bekijken en verwerken'.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Gebruik deze manier niet als het artikel wél in de bestelgeschiedenis van de klant staat. Laat de schakelaar Uit bestellingshistorie dan aanstaan, zodat de prijzen, aantallen en kortingen automatisch uit de oorspronkelijke order worden overgenomen en je niets met de hand hoeft te corrigeren. Buiten de historie zoeken is de uitzondering voor gevallen waarin die order er niet is.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een retour aanneemt van een artikel dat niet in de bestelgeschiedenis van de klant staat: je zet de schakelaar Uit bestellingshistorie uit, zoekt in de hele catalogus, en vult zelf aantal, prijs en reden in. Daarna verwerk je de retour zoals elke andere. Lees verder in 'Een retour bekijken en verwerken' of vind je retouren terug via 'Het retouren-overzicht gebruiken'.