Een retour bekijken en verwerken

In dit artikel leggen we uit hoe je een retour in CarParts bekijkt en verwerkt: hoe je de retourgegevens en de regels controleert, per regel een reden retour kiest, en de retour vervolgens afrondt — met of zonder dat er meteen een creditfactuur ontstaat. Verwerken is de stap waarmee een retour van 'concept' naar 'afgehandeld' gaat: de teruggekomen artikelen worden in je magazijn geboekt en de klant wordt gecrediteerd.

Je opent een retour vanuit het retouren-overzicht; zie 'Het retouren-overzicht gebruiken' als je 'm nog moet terugvinden.

Wat je op de retourpagina ziet

Bovenaan de retourpagina staan twee tabbladen: Algemeen en Historie. Op Algemeen werk je met de retour zelf; op Historie zie je achteraf alles wat er met deze retour is gebeurd. Naast de titel staat een gekleurd statuslabel, zodat je altijd ziet of een retour nog concept is of al verwerkt.

Het tabblad Algemeen bestaat uit drie kaarten:

• Retourgegevens — de relatie (klant), de retourdatum en, als je met meerdere vestigingen werkt, het Filiaal waarop de retour boekt. Onder Referentie & opmerking kun je nog een eigen kenmerk of interne notitie kwijt.
• Artikelen zoeken — hier zoek je de artikelen die de klant terugstuurt. Standaard zoek je in wat deze klant eerder besteld heeft.
• Artikelen op retour — de regels die je op de retour hebt gezet, met per regel het aantal, de prijs, de BTW en de reden retour.

De regels controleren

Controleer per regel of het klopt met wat er fysiek terugkomt:

1. Pas zo nodig het Aantal aan. Je kunt nooit meer terugnemen dan er oorspronkelijk besteld is; CarParts laat zien hoeveel stuks er nog retour mogen (bijvoorbeeld '1 / 3').
2. Controleer de prijs per stuk en de BTW.
3. Een regel die niet klopt, verwijder je met het prullenbak-icoon in de kolom Actie.

Let op: het aantal dat nog retour mag, is het besteld aantal min wat al eerder is teruggenomen. Is een artikel volledig geretourneerd, dan verschijnt het niet meer in de zoekresultaten.

De reden retour — verplicht per regel

Elke regel moet een Reden retour hebben. De reden is belangrijker dan hij lijkt: hij bepaalt waar de teruggekomen artikelen in je magazijn terechtkomen. Zo gaat een artikel met de reden voor verkoopbare voorraad terug naar je gewone voorraad, terwijl een defect of beschadigd artikel naar een apart retourspoor gaat. Kies je geen (geldige) reden, dan kun je de retour niet opslaan of verwerken.

Let op: zie je bij de reden de melding dat er nog geen retourredenen zijn ingesteld, stel ze dan eerst in via Beheer ▸ Lijstitems onder 'Reden retour'. Zonder redenen kun je geen retour afronden.

Als alles klopt, sla je de retour op met Opslaan. De retour staat dan als 'concept' klaar om verwerkt te worden.

Een retour verwerken

Met Verwerken rond je de retour af zonder meteen een losse creditfactuur te maken. Je bevestigt de actie, en daarna gebeurt het volgende:

• De retour wordt aangemaakt in je magazijnsysteem (Picqer), zodat het magazijn de teruggekomen stuks kan ontvangen en op de juiste plek kan boeken.
• De creditering van de klant gaat automatisch mee met de eerstvolgende verzamelfactuur.
• De retour gaat op slot en krijgt de status 'verwerkt'.

Gebruik deze knop als je je retouren gebundeld crediteert via verzamelfacturen in plaats van per stuk.

Verwerken en factureren

Wil je de klant meteen een creditfactuur geven, kies dan Verwerken en factureren. Dit doet hetzelfde als Verwerken — de retour gaat naar je magazijnsysteem — maar maakt er bovendien direct een creditfactuur bij:

1. Bevestig de actie.
2. Heb je meerdere factuursjablonen, dan kies je eerst het juiste sjabloon.
3. CarParts genereert de credit-PDF en opent 'm.
4. Je krijgt de vraag Wil je deze factuur mailen? Kies je ervoor om ‐m niet te mailen, dan noteert CarParts dat de factuur is afgedrukt.

Omdat de creditering nu op een eigen factuur staat, gaat deze retour niet óók nog eens mee met de volgende verzamelfactuur — de klant wordt dus niet dubbel gecrediteerd.

Los factureren van een al verwerkte retour

Heb je een retour eerder alleen Verwerkt (zonder creditfactuur) en wil je er later alsnog een losse creditfactuur van maken? Dan gebruik je Los factureren. Deze knop verschijnt alleen op een retour die al verwerkt is en nog niet is gecrediteerd met een eigen factuur.

Bij los factureren maakt CarParts een creditfactuur met PDF aan, maar wordt de retour niet opnieuw naar je magazijnsysteem gestuurd — die stap is bij het verwerken immers al gedaan. Is de credit van deze retour ondertussen al met een verzamelfactuur meegegaan, dan weigert CarParts het los factureren, zodat de klant niet twee keer krijgt teruggeboekt.

Wat er verandert na het verwerken

Zodra een retour verwerkt is, ligt hij vast. Je ziet dan bovenaan de melding 'Dit retour is al verwerkt en kan niet meer aangepast worden.' en staan alle velden op alleen-lezen. Dat is met opzet: de retour is al in je magazijn geboekt en als magazijnretour verstuurd, en de klant is (of wordt) gecrediteerd. Een wijziging achteraf zou daar niet meer mee overeenkomen. Klopt er iets niet, maak dan een nieuwe retour aan.

Op het tabblad Historie vind je de volledige tijdlijn van de retour: wanneer hij is aangemaakt, gewijzigd, verwerkt en gefactureerd, en met welke bedragen. Handig om achteraf te controleren wat er precies is gebeurd.

Een retour die nog 'concept' is, kun je verwijderen met Retour verwijderen onderaan de pagina. Een al verwerkte retour verwijder je niet — die is immers al in je magazijn en facturatie verwerkt.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Verwerken is niet bedoeld om een retour even te 'parkeren': zodra je verwerkt, gaan de magazijnboeking en de creditering lopen. Zolang je nog twijfelt of nog niet alle stuks binnen zijn, laat je de retour op 'concept' staan en sla je 'm alleen op. Gebruik verwerken ook niet om prijzen of aantallen te corrigeren — doe dat vooraf, want na het verwerken kan het niet meer.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een retour bekijkt, de regels en de reden retour controleert, en de retour verwerkt — met Verwerken (creditering via verzamelfactuur), Verwerken en factureren (meteen een creditfactuur) of Los factureren (achteraf crediteren zonder nieuwe magazijnretour). Lees 'Het retouren-overzicht gebruiken' om retouren terug te vinden, of 'Een retour buiten de bestelhistorie aannemen' voor een retour van een artikel dat de klant niet eerder bij je bestelde.