Een reservering bekijken

In dit artikel leggen we uit hoe je een reservering bekijkt en beheert op het detailscherm. Dit scherm brengt alle gegevens van één reservering samen: de contactgegevens, de geboekte tijd en locatie, de opmerkingen, de regels met bedragen en de betaalstatus. Vanaf hier voer je ook de meeste acties uit, zoals de status wijzigen, omboeken, annuleren of een betaallink sturen.

Waarvoor je dit scherm gebruikt

Het detailscherm is je werkplek voor één reservering. Je gebruikt het om te controleren wat er precies geboekt is en wat de klant heeft betaald, en om wijzigingen door te voeren. Omdat alle gegevens en acties op één plek staan, hoef je niet tussen verschillende schermen te wisselen.

Zo open je een reservering

Je bereikt het detailscherm op twee manieren:

1. Klik in de reserveringenlijst op het agenda-icoon in de kolom Actie. Meer hierover lees je in 'De reserveringenlijst gebruiken'.
2. Klik in de reserveringsagenda op het blok van de reservering. Meer hierover lees je in 'De reserveringsagenda gebruiken'.

Wat je op het scherm ziet

Bovenaan staat de klant met naam, telefoonnummer en e-mailadres, plus een link Bewerk contact om die gegevens aan te passen. Daaronder vind je de details van de boeking:

• Het boekingsnummer en, als de reservering is omgeboekt, een verwijzing naar de reservering waar hij vandaan komt of naartoe is gegaan.
• Het boekingstype: Online geboekt (via de webshop), Handmatig geboekt of Snelle reservering, met de datum waarop de boeking is gemaakt.
• Gekleurde labels met de betaalstatus en de reserveringsstatus.
• De geboekte locatie of het item met de dag en het tijdvak.
• De opmerking van de klant en een interne opmerking.
• De regels van de reservering (zoals het item, eventuele extra's, services en kortingen) met de bedragen, gevolgd door het totaalbedrag, het betaalde bedrag en een eventueel verschil.

De status aanpassen

De gekleurde statuslabels zijn aanklikbaar. Klik je op een label, dan kun je na bevestiging de status op betaald zetten. Zo werk je snel de betaalstatus of de reserveringsstatus bij als een betaling buiten het systeem om is binnengekomen.

Let op: controleer eerst of de betaling daadwerkelijk is ontvangen voordat je een status op betaald zet. De statuswijziging werkt door op de reservering en de bijbehorende factuurgegevens.

De boeking wijzigen of omboeken

Aan de rechterkant staat een rij met actieknoppen:

• Met Wijzig boeking pas je de inhoud van de boeking aan.
• Met Omboeken verplaats je de reservering naar een ander tijdstip. Afhankelijk van je omgeving heet deze knop Omboeken of Omboeken (v2). Na het omboeken houdt de reservering een verwijzing naar de oude en de nieuwe afspraak, zodat je de wijziging altijd kunt terugzien.

Let op: een reservering met de status omgeboekt kun je niet opnieuw wijzigen of omboeken.

Betalingen, betaallink en terugbetaling

Staat er nog een bedrag open, dan verschijnt de knop Stuur betaallink. Daarmee stuur je de klant een link om het openstaande bedrag alsnog te voldoen. Zijn er al betalingen gedaan, dan is de knop Terugbetaling beschikbaar om een bedrag terug te boeken.

Een reservering annuleren

Heb je de juiste rechten, dan kun je met Annuleer boeking de reservering annuleren. Je krijgt eerst een bevestiging te zien, met daarbij de optie om een mail naar de klant te sturen.

Let op: annuleren wijzigt de status van de reservering. Kies je ervoor om de klant te mailen, dan wordt daarna het mailscherm geopend zodat je het bericht kunt controleren en versturen.

E-mailen en naar de klantkaart

Via Stuur e-mail mail je de klant rechtstreeks vanuit de reservering. Met Naar CRM spring je naar de klantkaart in het CRM, handig als je de volledige klanthistorie wilt zien of de gegevens uitgebreider wilt bijwerken. De link Bewerk contact bovenaan het scherm is bedoeld voor een snelle aanpassing van naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Wat er meeverandert

Een reservering staat niet op zichzelf. Als je hier iets aanpast, verandert er ook op andere plekken iets mee:

• Contactgegevens die je wijzigt, horen bij de klant en zie je terug op de klantkaart in het CRM.
• Status- en betaalwijzigingen werken door op de factuurgegevens en betalingen die bij de reservering horen.
• Omboeken verplaatst de gereserveerde tijd naar een ander tijdvak en legt een koppeling tussen de oude en nieuwe afspraak.
• Onderaan het scherm staat de historie, waarin de wijzigingen op de reservering worden bijgehouden zodat je altijd kunt teruglezen wat er is gebeurd.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een reservering opent, welke gegevens het detailscherm toont en welke acties je kunt uitvoeren: de status aanpassen, de boeking wijzigen of omboeken, een betaallink of terugbetaling regelen, de reservering annuleren en de klant mailen. Je weet nu ook wat er bij een wijziging meeverandert. Wil je reserveringen terugvinden, lees dan 'De reserveringenlijst gebruiken'. Voor het kalenderoverzicht kijk je bij 'De reserveringsagenda gebruiken'.