Detailrapporten openen

In dit artikel leggen we uit hoe je in de Rapportage met de detailrapporten werkt. Dit is het onderdeel waarmee je écht achter je cijfers kijkt: je kiest een invalshoek, klikt op een regel om verder in te zoomen en werkt zo stap voor stap van het grote plaatje naar één artikel of één order. We laten zien hoe je door de niveaus navigeert, de periode instelt en het resultaat exporteert.

Wanneer gebruik je dit

De detailrapporten gebruik je zodra een getal op het Bedrijfsdashboard om uitleg vraagt. Waar komt de omzetstijging vandaan? Welke klant zorgde voor de meeste retouren? Welke artikelgroep loopt achter? In de Details splits je de cijfers net zo ver uit als je wilt.

Zo open je een detailrapport

Je komt op twee manieren in een detailrapport:

1. Via het startscherm Dashboard: klik op een invalshoek of zoek een groep en klik op het resultaat.
2. Rechtstreeks via het tabblad Details bovenin; je start dan op de laatst gekozen invalshoek.

De beschikbare invalshoeken zijn onder meer Totaal bedrijf, Klantsoort, Klant, Assortimentsgroep en Artikelgroep.

Let op: De invalshoeken Filiaal en Vertegenwoordiger zijn nog niet beschikbaar. Kies je die, dan zie je een melding in plaats van een tabel.

De tabel lezen

Elk rapport is een tabel met per regel de kolommen Omzet, Marge € / %, Retouren € / %, Web orders € / % en Aantal. Naast de huidige periode zie je steeds de vergelijking en een kolom Trend.

• Klik op een kolomkop om op die kolom te sorteren; nog een keer klikken draait de volgorde om.
• Onderaan staat een strip met de totalen: Marge €, Aantal en Totaal omzet.

Doorzoomen op een regel

De kracht van de detailrapporten zit in het doorklikken. Staat er een pijltje bij een regel, dan kun je er dieper in:

1. Klik op een regel om één niveau dieper te gaan. Vanuit Totaal bedrijf ga je bijvoorbeeld naar de assortimentsgroepen, en van daaruit verder tot op artikelniveau.
2. Bovenaan verschijnt een kruimelpad met de niveaus die je hebt doorlopen. Klik op een eerder niveau om terug te springen.
3. Druk op F4 of op de knop Terug onderaan om één stap terug te gaan.

Kies je de invalshoek Klant en klik je een klant aan, dan zie je de losse orders en retouren van die klant. Klik vervolgens op een document om het in het bijbehorende order- of retourscherm te openen.

Periode en vergelijking instellen

Links (of via F10 / de knop Filter) klap je het paneel Selecties open. Daar kies je:

• Periode – dezelfde keuzes als op het Bedrijfsdashboard, inclusief Eigen selectie met een start- en einddatum.
• Ten opzichte van – de vergelijkingsperiode, standaard het jaar daarvoor.

Let op: Een eigen selectie mag maximaal één jaar beslaan en de einddatum moet na de startdatum liggen. Klopt het niet, dan verschijnt een melding en worden de cijfers niet herladen.

Het rapport exporteren

Wil je het rapport bewaren of delen? Druk op F8 of klik onderaan op Export. CarParts zet dan een Excel-bestand klaar met precies de tabel zoals je die op dat moment ziet: dezelfde invalshoek, hetzelfde niveau, dezelfde kolommen en dezelfde vergelijking.

Omdat grote rapporten even tijd kosten, draait de export op de achtergrond. De voortgang en het uiteindelijke bestand vind je terug op de pagina met je imports en exports, waar je het later opnieuw kunt downloaden.

Tip: Verberg je kolommen die je bedrijf niet gebruikt, dan blijven die ook uit de export. Dat regel je in de rapportage-instellingen.

Waarvoor je dit niet gebruikt

De detailrapporten zijn bedoeld om te analyseren, niet om te bewerken. Je verandert hier geen orders, prijzen of klantgegevens. Doorklikken naar een order opent dat document wél in het juiste scherm, maar de aanpassing doe je daar, niet in het rapport.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een detailrapport opent, door de niveaus zoomt, de periode instelt en het resultaat exporteert. Kom je van het overzicht, lees dan 'Het bedrijfsdashboard lezen'. Wil je bepalen welke invalshoeken en kolommen beschikbaar zijn, kijk dan in 'Rapportage-instellingen aanpassen'.