Eigen producten importeren via Excel

In dit artikel leggen we uit hoe je je eigen producten vanuit een Excel-bestand in CarParts importeert. Handig als je een prijslijst van een leverancier of een eigen assortiment in één keer wilt toevoegen of bijwerken, in plaats van elk product los aan te maken. We lopen samen door de importwizard: van het bestand kiezen tot het daadwerkelijk importeren, en we laten zien wat er daarna in je catalogus verandert.

Wanneer gebruik je dit

Je gebruikt deze import om producten die nog niet (volledig) in de catalogus staan zélf toe te voegen: denk aan een eigen prijslijst, een merk dat je exclusief voert, of onderdelen die je buiten de standaardcatalogus om verkoopt. Je uploadt een Excel-bestand, koppelt de kolommen één keer aan de juiste productvelden, en CarParts maakt de nieuwe producten aan of werkt bestaande producten bij.

De import is bewust herhaalbaar. Je bewaart je kolomkoppeling als een profiel, zodat je bij de volgende versie van dezelfde prijslijst alleen nog het nieuwe bestand hoeft te uploaden. Bestaande producten worden daarbij herkend en bijgewerkt, nooit dubbel aangemaakt.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Deze wizard is bedoeld voor het aanmaken en bijwerken van producten en hun leverancierprijzen. Een paar dingen doe je er bewust niet mee:

• Voorraadaantallen bijwerken. De import verandert geen voorraadniveaus. Daarvoor is er een aparte voorraad-import.
• Eén enkel product snel aanpassen. Voor een losse correctie open je het product gewoon in het artikeloverzicht. De import is voor bulk.
• De TecDoc-catalogus wijzigen. Je voegt je eigen producten toe naast de catalogus; je past de gedeelde catalogusgegevens er niet mee aan.

Let op: wil je alleen inkoop- en verkoopprijzen meenemen zonder je hele productopzet te wijzigen? Lees dan ook 'Inkoopprijzen meenemen bij de import'.

Zo zet je je Excel-bestand klaar

De import werkt met een .xlsx-bestand. Het makkelijkst begin je met het kant-en-klare sjabloon.

1. Open Artikelen en kies Producten importeren.
2. Klik op Sjabloon downloaden. Je krijgt een leeg Excel-bestand met alle mogelijke kolommen als koprij.
3. Vul het sjabloon met je producten en sla het op als .xlsx.

Deze kolommen zijn verplicht (elk product moet ze hebben):

• Productcode – jouw unieke code of artikelnummer.
• Naam – de productnaam/omschrijving.
• EAN – de barcode (minimaal 8 cijfers; rijen met een ongeldige EAN worden overgeslagen).
• Merk óf TecDoc merk-id – minstens één van de twee (zie verderop).
• Rapportage groep – de groep waaronder het product valt (bepaalt de categorie-koppeling).

De kolom Lange omschrijving is optioneel. De koppen van het sjabloon zijn zo gekozen dat CarParts ze bij het uploaden meteen herkent.

Tip: je hoeft het sjabloon niet per se te gebruiken. Een eigen bestand met andere kolomnamen werkt ook — je koppelt de kolommen in de wizard zelf.

Het bestand uploaden

Sleep je ingevulde bestand naar het uploadvak of klik om het te kiezen. Zodra het bestand is ingelezen, verschijnen er twee extra keuzes:

• Werkblad – staat je prijslijst op een ander tabblad in de Excel? Kies dan het juiste werkblad.
• Kopregel – het rijnummer waarin je kolomnamen staan. Meestal is dit rij 1. Staan er eerst een paar titelregels, zet dan het juiste nummer.

Je ziet een voorbeeld van de eerste rijen, zodat je kunt controleren of het juiste werkblad en de juiste kopregel gekozen zijn. Klik daarna op Volgende.

De kolommen koppelen

In deze stap vertel je CarParts welke kolom uit je bestand bij welk productveld hoort. Boven de voorbeeldtabel worden de gekoppelde kolommen groen gemarkeerd, zodat je in één oogopslag ziet wat al in gebruik is.

Per veld kies je:

• Uit een kolom – selecteer de bijbehorende kolom uit je bestand.
• Een vaste waarde – laat de kolom op niet gekoppeld staan en typ een waarde die voor élk product geldt. Handig als bijvoorbeeld het merk altijd hetzelfde is.

Gebruik de knop Automatisch voorstellen om CarParts de koppeling te laten raden op basis van je kolomnamen. Controleer daarna altijd even of de voorstellen kloppen.

Twee instellingen bepalen hoe je bestand gelezen wordt:

• Decimaalteken – kies Komma (1234,56), Punt (1234.56) of Automatisch herkennen. Dit voorkomt dat prijzen verkeerd worden ingelezen.
• Bijwerken op – waarop herkent CarParts een bestaand product? Kies Productcode + merk, Alleen productcode of EAN. Bestaande producten (ook die uit de catalogus) worden hierop herkend en bijgewerkt, nooit dubbel aangemaakt.

Let op: twijfel je tussen de opties bij 'Bijwerken op'? Productcode + merk is de veiligste standaard. Kies EAN alleen als je zeker weet dat elke rij een geldige, unieke EAN heeft.

Merk of TecDoc merk-id

Je hoeft niet allebei te vullen: Merk (de merknaam) óf de TecDoc merk-id volstaat. Koppel je alléén de TecDoc merk-id, dan baseert CarParts het merk op dat nummer en koppelt het product aan de bijbehorende merkcategorie. Ken je de TecDoc merk-id van een merk niet, zoek het merk dan op naam op in stap 1. Staat jouw merk er niet tussen, dan kun je er — ook in stap 1 — zelf een eigen merk-id voor aanmaken.

Rapportage groep = categorie

De rapportage groep bepaalt onder welke categorie je producten komen te vallen. Een groep moet 1-op-1 overeenkomen met een bestaande categorie. Wil je een product onder meerdere categorieën hangen, scheid de groepen dan met een komma, bijvoorbeeld Remmen, Onderstel. Komt een groep niet overeen met een bestaande categorie, dan krijg je in de volgende stap een controlemoment.

Tip: de knop Geavanceerd toont per kolom extra bewerkingen, zoals spaties opschonen, hoofdletters of kleine letters maken, en tekst vervangen. Handig als je bestand bijvoorbeeld overal een prefix voor de code heeft staan.

Merken en groepen controleren

Deze stap verschijnt alleen als er iets niet zeker herkend kon worden. CarParts herkent zoveel mogelijk merken en groepen automatisch; de rest leg je hier vast. Per onzeker merk of groep kies je:

• Koppel aan bestaand merk / bestaande categorie – zoek het juiste bestaande item op.
• Nieuw merk / nieuwe categorie aanmaken – maak het ter plekke aan.
• Deze rijen overslaan – sla de producten met deze waarde over.

Is er niets onduidelijk, dan slaat de wizard deze stap automatisch over.

Het voorbeeld controleren

Voordat er iets wordt opgeslagen, maakt CarParts een proefberekening (een achtergrondtaak met een voortgangsbalk). Je ziet daarna in één oogopslag:

• hoeveel nieuwe producten worden aangemaakt;
• hoeveel bestaande producten worden bijgewerkt;
• hoeveel rijen worden overgeslagen;
• hoeveel leverancier-prijzen, categorieën en merk-id's erbij komen.

Is er al eerder van dezelfde leverancier geïmporteerd, dan meldt het voorbeeld hoeveel producten er al zijn en welk bestand het laatst is gebruikt — zo controleer je of de aantallen kloppen. Krijgen sommige producten geen inkoopprijs, dan verschijnt daar een waarschuwing over. In de voorbeeldtabel zie je per rij de actie (nieuw, bijgewerkt of overgeslagen), de code, de naam, het merk en de gekoppelde leveranciers.

Let op: controleer het voorbeeld altijd rustig. Dit is hét moment om een verkeerde kolomkoppeling of een onbedoelde dubbele groep te betrappen voordat de import echt draait.

Importeren

Kloppen de aantallen? Klik dan op Opslaan & importeren. De import draait als achtergrondtaak met een voortgangsbalk en een geschatte resterende tijd. Je kunt gerust naar een andere pagina gaan; de import loopt door. Als hij klaar is, vind je de nieuwe en bijgewerkte producten terug in het artikeloverzicht.

Opslaan als profiel voor de volgende keer

Bij het importeren wordt je kolomkoppeling bewaard als een profiel met de naam die je bovenaan hebt ingevuld. De volgende keer dat je een nieuwe versie van dezelfde prijslijst krijgt, kies je bovenin gewoon dat profiel, upload je het nieuwe bestand en loop je in een paar klikken door de wizard.

Een opgeslagen profiel opent op alleen-lezen, zodat je een werkende koppeling niet per ongeluk verandert. Wil je toch iets aanpassen, klik dan op Bewerken — je wijzigingen worden dan weer in het profiel opgeslagen.

Wat er daarna verandert

Een geslaagde import raakt meer dan alleen de productlijst. Hieronder verandert mee:

• Producten worden aangemaakt of bijgewerkt (code, naam, EAN, merk, lange omschrijving).
• Merk-koppelingen: elk product wordt aan de juiste merkcategorie gekoppeld.
• Categorie-koppelingen: op basis van de rapportage groep worden de producten aan de bijbehorende categorieën gehangen, inclusief de bovenliggende categorieën.
• Leverancier-prijzen: per product worden de bruto- en inkoopprijzen van de gekozen leverancier vastgelegd.

Hoe je die leverancierprijzen precies meestuurt, lees je in 'Inkoopprijzen meenemen bij de import'.

Een import terugdraaien

Een handmatige import wordt vastgelegd in de importgeschiedenis. Ging er iets mis, dan kun je een import in veel gevallen in zijn geheel terugdraaien vanuit dat overzicht: de aangemaakte producten en koppelingen worden dan weer verwijderd en bijgewerkte producten teruggezet. Gedeelde gegevens, zoals een merkcategorie die ook door andere producten wordt gebruikt, blijven staan.

Tip: durf gerust een testbestand met een paar rijen te importeren. Via de importgeschiedenis draai je het daarna zo weer terug.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je je eigen producten vanuit Excel importeert: je bestand klaarzetten met het sjabloon, uploaden, de kolommen koppelen, merken en groepen controleren, het voorbeeld bekijken en ten slotte importeren — met een herbruikbaar profiel voor de volgende keer. Lees verder in 'Inkoopprijzen meenemen bij de import' om ook de leverancierprijzen goed in te stellen, en kijk in de importgeschiedenis als je een import wilt terugdraaien.