Ordervelden (Picqer) automatisch vullen

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts aan een Picqer-orderveld een gegevensbron koppelt, zodat dat veld bij het verwerken van een order automatisch met de juiste informatie wordt gevuld. Zo hoeft je magazijn gegevens als de route, het ordernummer of de klantgegevens niet meer met de hand over te typen in Picqer.

Waarvoor je dit gebruikt

In Picqer kun je per order extra velden tonen — bijvoorbeeld een referentie, een bezorgdag of een vrije opmerking die op de picklijst verschijnt. Normaal zou iemand die velden handmatig moeten invullen. Met de ordervelden-pagina koppel je in plaats daarvan één keer een bron aan elk veld. Vanaf dat moment vult CarParts het veld bij elke order automatisch met de bijbehorende gegevens.

Het koppelen is volledig optioneel en vrijblijvend: een veld zonder bron wordt gewoon nooit gevuld, en een order wordt er ook nooit door geblokkeerd. Je bepaalt dus zelf welke velden je automatisch wilt laten vullen.

Eerst: de velden maak je in Picqer aan

De ordervelden zelf (de velddefinities) maak je niet in CarParts, maar in de Picqer-app. Deze pagina leest die velden uit en laat je er alleen een gegevensbron aan koppelen.

Bovenaan de pagina staat daarom de knop Beheer in Picqer. Die opent in een nieuw tabblad de orderveld-instellingen van je Picqer-account, waar je velden kunt toevoegen of aanpassen. Heb je meerdere Picqer-accounts, dan zie je per account een eigen knop.

Let op: zie je de melding dat er geen ordervelden gevonden zijn? Maak de velden dan eerst in Picqer aan via de knop rechtsboven en herlaad daarna de pagina.

Zo koppel je een gegevensbron aan een veld

In de tabel staat elk Picqer-orderveld op een eigen rij, met zijn titel, het type en de accounts waar het veld bestaat. In de kolom Vul met leg je de koppeling:

1. Klik bij het veld op Instellen.
2. Kies in de keuzelijst Vul met de gewenste gegevensbron. Kies — niet vullen — als je het veld juist leeg wilt laten.
3. Vraagt de gekozen bron om een parameter (bij Vaste tekst verschijnt er bijvoorbeeld een veld Tekst), vul die dan in.
4. Laat Actief aangevinkt zolang het veld gevuld mag worden. Vink het uit om de koppeling tijdelijk te pauzeren zonder hem te verliezen.
5. Klik op Opslaan.

Vanaf dat moment wordt het veld bij elke nieuwe order die wordt verwerkt automatisch gevuld met de gegevens uit de gekozen bron.

Welke gegevens je kunt kiezen

De keuzelijst Vul met bevat precies de bronnen die bij het verwerken ook echt ingevuld kunnen worden. Grofweg zijn er drie groepen:

• Order- en klantgegevens, die al bekend zijn op het moment dat de order wordt aangemaakt. Denk aan de Referentie, de Opmerking, het Ordernummer, de Orderdatum en Afleverdatum, de Klantnaam en contactgegevens, de Vestiging, de Leverancier(s), de Kentekens, de Orderbedragen en de Bezorgadresgegevens.
• Route- en tijdgegevens, die pas na het aanmaken van de order bekend zijn, zoals de Bezorgdag, de Route, de Bezorgtijd en het Picqer-ordernummer. Deze herken je aan de toevoeging '(na verwerken)' in de lijst.
• Vaste tekst, waarmee je zelf een vaste waarde typt die in elk veld wordt gezet.

Wat '(na verwerken)' betekent

Sommige bronnen hebben de aanduiding '(na verwerken)'. Dat komt doordat hun waarde pas bekend is nádat de order in Picqer is aangemaakt — bijvoorbeeld de route of de bezorgdag die uit de route- en tagbepaling volgt, of het Picqer-ordernummer zelf. Deze velden worden daarom een fractie later gevuld dan de velden die al bij het aanmaken bekend zijn. Je merkt hier in de praktijk niets van; het is puur de reden dat ze apart gemarkeerd staan.

Accounts en vestigingen

In de kolom Accounts zie je in welke Picqer-accounts een veld bestaat. Een koppeling geldt voor elk account waar dat veld voorkomt: het veld wordt dus overal gevuld waar het bestaat.

Wil je een veld maar in één vestiging laten vullen, maak het veld dan alleen in dát Picqer-account aan. De locatie-sturing loopt dus via waar het veld bestaat, niet via een aparte instelling op deze pagina.

Twee labels helpen je daarbij:

• verplicht in Picqer — Picqer heeft dit veld als verplicht ingesteld. Dat bepaal je in Picqer zelf; hier zie je het alleen ter informatie.
• niet in Picqer — er bestaat nog wel een koppeling, maar het bijbehorende veld bestaat niet meer in Picqer. Zo'n rij kun je het beste opruimen door de koppeling te wissen.

Een koppeling wijzigen of wissen

Een bestaande koppeling pas je aan via Instellen, net als bij het aanmaken. Je kunt een koppeling op drie manieren stoppen:

• Zet de bron op — niet vullen — en sla op.
• Vink Actief uit om de koppeling te pauzeren zonder hem te verwijderen.
• Klik op het prullenbak-icoon om de koppeling helemaal te wissen.

Tip: twijfel je of je een veld nog nodig hebt, zet de koppeling dan op inactief in plaats van hem te wissen. Je bewaart dan je instelling en kunt hem later met één vinkje weer aanzetten.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Met deze pagina maak je geen velden aan — dat doe je in Picqer — en je verandert er niets mee aan je webshop of je facturen. Je legt alleen vast welke CarParts-gegevens in de bestaande Picqer-velden terechtkomen.

Let ook op het verschil met tags: een orderveld is een los informatieveld dat je met gegevens vult, terwijl een tag een gekleurd label op de order is. Wil je orders juist labelen en routeren, lees dan 'Ordertags (Picqer) beheren'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je aan een Picqer-orderveld een gegevensbron koppelt, zodat het veld bij het verwerken van een order automatisch wordt gevuld. Je weet nu dat de velden zelf in Picqer worden gemaakt, welke soorten gegevens je kunt kiezen, wat '(na verwerken)' betekent, en hoe een veld in elk account wordt gevuld waar het bestaat. Een koppeling is altijd optioneel en blokkeert nooit een order. Wil je je orders daarnaast labelen en automatisch op routes zetten, bekijk dan 'Ordertags (Picqer) beheren'.