Ordertags (Picqer) beheren

In dit artikel leggen we uit hoe je met de tagpagina in CarParts je order-tags beheert: hoe je een tag aanmaakt, er een kleur en een Picqer-koppeling aan geeft, en regels opstelt waarmee een tag automatisch aan een order wordt gehangen. Tags zijn de opvolger van de oude Google "Routes"-sheet, en alles wat je hier instelt werkt door op het orderscherm en in Picqer.

Waarvoor je tags gebruikt

Een tag is een gekleurd label dat je op een order plakt om er in één oogopslag iets over te zeggen: op welke route hij mee moet, op welke bezorgdag, of het een spoedlevering of een afhaalorder is, van welke leverancier hij komt, of dat hij extra aandacht nodig heeft. Omdat tags automatisch naar Picqer worden gesynchroniseerd, ziet je magazijn ze terug op de picklijst en kan daar op gesorteerd en gefilterd worden.

Het mooie is dat je tags niet handmatig op elke order hoeft te zetten. Je legt één keer vast wanneer een tag van toepassing is (bijvoorbeeld "elke order met bezorgdag maandag op route Noord"), en vanaf dat moment hangt CarParts de tag er bij het verwerken vanzelf aan.

Zo open je het tagbeheer

Je vindt de pagina onder het beheer-gedeelte van CarParts, als onderdeel van je Picqer-koppeling. De pagina is afgeschermd: alleen beheerders kunnen tags en regels aanpassen. Bovenin zie je drie tabbladen: Overzicht, Niet gesynct (Picqer) en Suggesties.

In het Overzicht staan al je bestaande tags met hun kleur, naam, Picqer-status, bron en het aantal regels. Werk je met meerdere vestigingen die elk een eigen Picqer-account hebben, dan zie je ook een kolom Vestigingen.

Zo maak je een tag aan

1. Klik rechtsboven op Nieuwe tag. Er verschijnt een invoerregel bovenaan de lijst.
2. Kies links een kleur met de kleurkiezer. Die kleur wordt ook in Picqer gebruikt.
3. Vul bij Naam de tagnaam in. Dit is tegelijk de titel waarmee de tag in Picqer wordt aangemaakt, dus kies een korte, herkenbare naam.
4. Laat Actief aangevinkt zolang de tag gebruikt mag worden. Een inactieve tag wordt niet meer automatisch toegekend en verschijnt niet in de tagkiezer op het orderscherm.
5. Heb je meerdere Picqer-accounts, kies dan bij Vestigingen aan welke vestiging(en) de tag toehoort. Laat je alles leeg, dan geldt de tag systeemwijd (voor alle accounts).
6. Klik op Opslaan.

Zodra je opslaat, maakt CarParts de tag meteen in Picqer aan (of werkt de kleur en titel bij als hij er al was). Er is dus geen aparte synchroniseer-knop: opslaan is synchroniseren.

Tip: geef gerelateerde tags een logische kleurindeling, bijvoorbeeld één tint per route of per bezorgdag. Omdat de kleur meegaat naar Picqer, maakt dat de picklijst in het magazijn een stuk leesbaarder.

De Picqer-status lezen

In de kolom Picqer zie je per tag een klein label:

• Gesynct — de tag bestaat in Picqer en de kleur komt overeen.
• Kleur afwijkend — de tag bestaat in Picqer, maar de kleur die daar is ingesteld wijkt af van die hier. Open de tag, zet de kleur goed en sla op om ze weer gelijk te trekken.
• Lokaal — de tag bestaat nog alleen in CarParts en is (nog) niet in Picqer aangemaakt. Dat gebeurt automatisch bij de eerstvolgende keer opslaan, of zodra Picqer weer bereikbaar is.

Regels: een tag automatisch toekennen

Met regels bepaal je wannéér een tag automatisch aan een order wordt gehangen. Klik bij een tag op Regels om de regelbouwer open te klappen.

Een tag kan meerdere regels hebben, en elke regel bestaat uit één of meer voorwaarden. De logica is als volgt:

• Alle voorwaarden binnen één regel moeten kloppen (EN).
• Zodra één van de regels volledig klopt, wordt de tag toegekend (OF).

Zo bouw je een voorwaarde op:

1. Klik op Voorwaarde om een regel een eerste voorwaarde te geven.
2. Kies in de eerste keuzelijst het veld waarop je wilt filteren. Denk aan Route, Dag van de week, Leveringstype, Leverancier, Vestiging, Tijd van de dag of Datum, en of een order uit Eigen voorraad komt of Extern besteld is.
3. Kies de operator, bijvoorbeeld 'is', 'is niet', 'bevat', 'is één van', 'tussen', 'vanaf / ≥' of 't/m / ≤'. Welke operatoren je ziet, hangt af van het gekozen veld.
4. Vul de waarde in. Bij een veld als Route kun je een eerder geziene route kiezen óf er zelf één typen die nog niet op een order voorkwam. Bij velden als Leverancier of Dag van de week kies je er meerdere tegelijk.
5. Voeg eventueel meer voorwaarden toe, of klik op Regel toevoegen voor een tweede, losstaande regel.
6. Klik tot slot op Regels opslaan.

Let op: een regel zonder veld of operator kan niet worden opgeslagen. Vul elke voorwaarde volledig in, of verwijder hem met het kruisje ernaast.

Een regelnaam is optioneel en puur voor jezelf, zodat je in een later stadium nog weet waarom een regel er staat.

Tags uit Picqer importeren

Heb je in Picqer al tags staan die je hier nog niet hebt, ga dan naar het tabblad Niet gesynct (Picqer). Daar staan de Picqer-tags zonder lokale tegenhanger.

1. Vink de tags aan die je wilt overnemen en klik op Geselecteerde importeren, of klik per rij op Importeer.
2. Werk je met meerdere accounts, controleer dan rechtsboven welke vestiging actief is: je importeert uit dát Picqer-account en de nieuwe route krijgt die vestiging als eigenaar.

Na het importeren hebben de tags nog geen regels. Klik rechtsboven op Genereer regels om voor de uit Picqer en de oude "Routes"-sheet afkomstige tags automatisch de bijbehorende regels aan te laten maken, precies zoals de oude toekenning werkte. Je eigen, handmatig gemaakte tags blijven daarbij ongemoeid.

Snelle suggesties

Op het tabblad Suggesties stelt CarParts kant-en-klare tags voor op basis van je leveranciers, de routes die op orders zijn langsgekomen en een aantal vaste leveringscriteria. Eén klik op Aanmaken maakt de tag met bijbehorende regel meteen aan. Handig om snel een complete set tags neer te zetten zonder alles met de hand te bouwen.

Waar je de tags terugziet

Automatisch toegekende tags verschijnen op het orderscherm (de bestelmodule) als gekleurde labels bij het blokje Tags. Daar kun je ook handmatig een tag toevoegen met de knop Tag, of er een weghalen met het kruisje. Welke tags je in de kiezer ziet, hangt bij meerdere vestigingen af van de vestiging van de order.

Een paar tags beheert het systeem zelf. De tag Aandacht vereist wordt bijvoorbeeld automatisch op een order gezet als er een niet-gekoppeld artikel zonder prijs op staat, en de tag Gefactureerd komt erbij zodra de order gefactureerd is. Zulke systeemtags herken je aan een slotje; hun naam en actief-status liggen vast en je kunt ze niet verwijderen.

Wat er meeverandert

Als je een tag opslaat of een regel aanpast, heeft dat gevolgen op een paar plekken tegelijk:

• De tag wordt in Picqer aangemaakt of bijgewerkt (kleur en titel), zodat je magazijn dezelfde labels ziet.
• Nieuwe orders die aan de regels voldoen, krijgen de tag automatisch bij het verwerken.
• Verwijder je een tag, dan verdwijnen ook de regels én de koppelingen met orders die deze tag droegen. Dat kun je niet terugdraaien.
• Bij meerdere vestigingen bepaalt het eigenaarschap in welk Picqer-account de tag terechtkomt.

Let op: het verwijderen van een tag vraagt om een bevestiging, juist omdat de regels en de koppelingen met bestaande orders mee worden verwijderd.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Tags gaan over het markeren en routeren van orders — niet over je productcatalogus. Gebruik ze dus niet als labels op artikelen of categorieën in de webshop, en ook niet om klantsoorten of prijzen te sturen.

Let ook op het verschil met de ordervelden: een tag is een label op de order, terwijl een orderveld een los informatieveld in Picqer is dat je met gegevens kunt laten vullen. Wil je bijvoorbeeld de route of het ordernummer als tekst in een Picqer-veld laten zetten, kijk dan bij 'Ordervelden (Picqer) automatisch vullen'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je order-tags aanmaakt met een kleur en Picqer-koppeling, hoe je met regels bepaalt wanneer een tag automatisch aan een order wordt gehangen, en hoe je tags uit Picqer importeert of uit suggesties opbouwt. Je weet nu ook waar de tags terugkomen op het orderscherm en in Picqer, en wat er gebeurt als je een tag verwijdert. Wil je verder met het automatisch vullen van Picqer-ordervelden, lees dan 'Ordervelden (Picqer) automatisch vullen'.