Een dubbel artikel archiveren

In dit artikel leggen we uit hoe je een echte dubbel oplost door één product te behouden en de dubbele te archiveren. Heb je in Ondubbelen vastgesteld dat meerdere regels écht hetzelfde onderdeel zijn, dan wil je uiteindelijk één net product overhouden. Archiveren haalt de overbodige producten uit je webshop en feeds zonder dat er iets verloren gaat: het blijft bewaard, je voorraad blijft kloppen en je kunt elke stap terugdraaien.

Wat archiveren doet

Een gearchiveerd product wordt verborgen uit je webshop en uit de productfeeds, maar niet verwijderd. In het artikeloverzicht blijft het zichtbaar — grijs weergegeven en met een archief-icoon — zodat je het altijd kunt terugvinden en zo nodig weer tevoorschijn kunt halen. Staat het product ook in Picqer, dan wordt het daar op inactief gezet, zodat het ook in je magazijn- en orderproces netjes uit beeld raakt.

Let op: Archiveren is bewust omkeerbaar en is nadrukkelijk iets anders dan verwijderen. Er gaat niets definitief weg; je kunt een product altijd weer de-archiveren.

Samenvoegen & archiveren: de aanbevolen weg

De nette manier om een dubbel op te lossen is Samenvoegen & archiveren. Je behoudt dan één product (de overlever) en archiveert de rest in één handeling.

1. Open op het tabblad Bevindingen de groep.
2. Controleer in de kolom Behouden welk product als overlever is voorgesteld. CarParts kiest standaard het product met de beste papieren — bijvoorbeeld het product dat in Picqer staat, voorraad heeft, order-historie kent of aan de catalogus gekoppeld is.
3. Wil je een ander product behouden, selecteer dan het juiste bolletje in de kolom Behouden.
4. Klik op Samenvoegen & archiveren.
5. In het bevestigingsvenster zie je onder 'Resultaat op het behouden product' precies wat er gebeurt: welk product blijft, hoeveel producten worden gearchiveerd, en welke lege velden op het behouden product worden aangevuld.
6. Klik op Bevestigen & uitvoeren.

Bij het samenvoegen worden lege velden op het behouden product automatisch aangevuld uit de producten die je archiveert. Is bijvoorbeeld de EAN, de Cataloguskoppeling of het merk nog niet ingevuld op het behouden product, dan neemt CarParts die waarde over van een van de dubbele producten. Het resultaatoverzicht laat per veld zien of een waarde wordt overgenomen en uit welk product. Zo houd je één compleet, goed gevuld product over.

De juiste overlever kiezen

Het behouden product is het product dat zichtbaar blijft en waaraan je voorraad en historie hangen. Kies daarom met zorg. Draagt precies één product in de groep een Picqer-koppeling, dan ligt de overlever vast op dát product — anders zou de koppeling met je voorraad losraken. Je kunt dat niet omzeilen, en dat is bewust.

Tip: Twijfel je welk product je moet behouden? Klap de producten uit en vergelijk hun volledige gegevens, zoals beschreven in 'Dubbele artikelen opsporen en beoordelen'. De onderbouwing bij de Suggestie helpt je op weg.

Wanneer samenvoegen niet kan

Om je voorraad en gegevens te beschermen zijn er een paar harde grenzen:

• Bij lage zekerheid is samenvoegen uitgeschakeld. Hier is alleen 'Markeer niet-dubbel' toegestaan, omdat het waarschijnlijk geen echte dubbel is.
• Heeft meer dan één product in de groep een Picqer-koppeling, dan kun je niet samenvoegen (het risico dat voorraad losraakt is te groot). Zo'n groep beoordeel je handmatig.

In deze gevallen krijg je een duidelijke melding met de reden, en gebeurt er niets.

Losse producten archiveren

Soms wil je niet de hele groep samenvoegen, maar gericht één of enkele dubbele producten archiveren terwijl je de rest met rust laat. Dat kan ook:

• Klik achteraan een regel op het archiveer-icoon om dat ene product te archiveren (of te de-archiveren).
• Of vink meerdere producten aan en klik op Archiveer geselecteerde om ze in één keer te archiveren.

Bij het los archiveren vul je geen velden aan; je zet de gekozen producten simpelweg op gearchiveerd.

Wat het beïnvloedt

Archiveren en samenvoegen raken bewust alleen wat nodig is:

• Het behouden product blijft zichtbaar in je webshop en feeds; de gearchiveerde producten verdwijnen daar.
• In Picqer worden gearchiveerde producten op inactief gezet; het behouden product houdt zijn koppeling en voorraad.
• Bij samenvoegen worden lege velden op het behouden product aangevuld uit de dubbele producten, zodat je overlever compleet is.
• Bestaande order- en factuurhistorie blijft gewoon bewaard — die hangt aan de producten zelf en gaat niet verloren.

Een archivering of samenvoeging ongedaan maken

Elke actie is terug te draaien via het tabblad Ongedaan maken. Daar staat elke uitgevoerde samenvoeging en archivering met de betrokken producten en een knop Terugdraaien. Terugdraaien de-archiveert de producten en zet de bij een samenvoeging aangevulde velden op het behouden product weer terug naar hoe ze waren. De groep kan dan bij een volgende controle opnieuw verschijnen, zodat je 'm opnieuw kunt beoordelen.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Archiveren is geen definitieve verwijdering en is niet bedoeld om producten die geen dubbel zijn aan de kant te schuiven. Gaat het niet om een echte dubbel, gebruik dan 'Een groep als niet-dubbel markeren'. Wil je productgegevens aanpassen in plaats van een product weghalen, dan doe je dat in het artikeloverzicht.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een echte dubbel oplost: één product behouden en de dubbele archiveren via Samenvoegen & archiveren, of gericht losse producten archiveren. Je weet nu wat archiveren wel en niet doet, welke grenzen je voorraad beschermen, en hoe je elke stap via Ongedaan maken terugdraait. Wil je eerst zeker weten of iets een dubbel is, lees dan 'Dubbele artikelen opsporen en beoordelen'; is het tóch geen dubbel, kijk dan bij 'Een groep als niet-dubbel markeren'.