Offerte-instellingen aanpassen

In dit artikel leggen we uit hoe je de instellingen voor offertes aanpast. Op deze pagina bepaal je de standaarden die voor al je offertes gelden: het eerstvolgende offertenummer, hoe lang een offerte geldig is, een vaste opmerking, de beschikbare statussen en een eventuele koppeling. Een wijziging hier werkt door op nieuwe offertes en op de keuzes die je later in het overzicht ziet.

Wat je hier instelt

De instellingenpagina is bedoeld voor de standaarden van de hele offertemodule, niet voor één losse offerte. Je vindt de pagina onder de offertes, via 'Offerte instellingen'. Alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen de instellingen aanpassen en opslaan.

Nummering en geldigheid

In het eerste blik stel je de nummering en de geldigheid in:

• 'Offertenummer (telt automatisch op)' - het eerstvolgende nummer dat een verstuurde offerte krijgt. Daarna telt het vanzelf verder.
• 'Geldigheidstermijn (in dagen)' - bepaalt de vervaldatum van een nieuwe offerte: de offertedatum plus dit aantal dagen. Laat je het leeg of op 0 staan, dan rekent CarParts met 14 dagen.

Offerte bewerken

Hier bepaal je hoe het offerteformulier zich standaard gedraagt:

• 'Standaard opmerking' - een tekst die automatisch als opmerking op elke nieuwe offerte verschijnt. Handig voor een vaste afsluiting of voorwaarde. Je stelt de tekst op met de tekstverwerker, zodat je ook opmaak kunt gebruiken.
• 'Sectie "Referentie & opmerking" standaard opengeklapt' - zet dit aan als je bij elke offerte meteen het referentie- en opmerkingveld wilt zien.
• 'Datum/tijd-kolom bij offerteregels' - toont een datum/tijd-kolom bij de offerteregels, inclusief de knop om die datum in bulk in te vullen.

Tip: een standaardopmerking wordt alleen op een nieuwe offerte ingevuld. Dupliceer je een bestaande offerte, dan komt de opmerking uit de bronofferte mee, zodat je geen tekst dubbel krijgt.

Statussen

In het veld 'Offertestatussen' bepaal je welke statussen je kunt kiezen als je de status van een offerte wijzigt. Je vult ze in gescheiden door komma's, bijvoorbeeld: concept, verstuurd, goedgekeurd, afgewezen.

Let op: gebruik kleine letters. Sommige statussen hebben een vaste betekenis in het systeem: bij afgewezen wordt een afwijsmail voorgesteld en wordt de offerte alleen-lezen, en goedgekeurd is nodig om een offerte te kunnen omzetten naar een factuur. Haal deze statussen dus niet zomaar uit de lijst. Meer hierover lees je in 'De status van een offerte wijzigen'.

Koppelingen

Wil je offertes koppelen aan een ander systeem of je website, dan vul je bij 'Webhook bij opslaan offerte (URL)' een adres in. Die URL wordt na het opslaan van een offerte aangeroepen, waarbij het offertekenmerk automatisch als parameter wordt toegevoegd. Laat je het veld leeg, dan gebeurt er niets extra bij het opslaan.

Opslaan

Klik rechtsboven op 'Opslaan' om je wijzigingen vast te leggen. De nieuwe instellingen gelden vanaf dat moment voor nieuwe offertes en voor de keuzes die je in het overzicht ziet.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Deze pagina stelt de standaarden in, niet de gegevens van een losse offerte. De datum, vervaldatum of opmerking van één specifieke offerte pas je aan in die offerte zelf; de instellingen bepalen alleen waarmee een nieuwe offerte begint.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je de offerte-instellingen beheert: het offertenummer en de geldigheidstermijn, een standaardopmerking en twee weergave-opties, de lijst met statussen en een webhook-koppeling. Wil je de statussen daarna gebruiken, lees dan 'De status van een offerte wijzigen'. Wil je weten hoe de standaarden terugkomen bij het opstellen, bekijk dan 'Een offerte maken en bewerken'.