Het offerte-overzicht gebruiken

In dit artikel leggen we uit hoe je het offerte-overzicht gebruikt. Dit is dé plek waar al je offertes bij elkaar staan. Vanuit het overzicht vind je snel een bestaande offerte terug, filter je op datum of status en start je bijna alle acties: een offerte inzien, dupliceren, mailen, de status wijzigen of omzetten naar een factuur. Je bewerkt de inhoud van een offerte niet hier, maar in de offerte zelf.

Wanneer gebruik je het overzicht

Het overzicht is je startpunt voor alles rondom offertes. Je gebruikt het om een offerte op te zoeken, om te zien welke offertes nog openstaan (concept of verstuurd) en welke al zijn goedgekeurd of afgewezen, en om vandaaruit door te klikken naar de juiste vervolgactie.

Werk je met meerdere vestigingen, dan toont het overzicht de offertes van de vestiging waarin je op dat moment werkt. Wissel je bovenin van vestiging, dan ververst de lijst automatisch.

De lijst doorzoeken en filteren

Bovenaan het overzicht staan de zoek- en filtervelden. Je combineert ze gerust met elkaar.

1. Typ in het veld 'Zoeken in offertes' een offertenummer, (bedrijfs)naam of referentie en druk op Enter of klik op het zoek-icoon.
2. Begrens de periode met de datumvelden 'van' en 't/m' (de offertedatum).
3. Filter op status met de keuzelijst: 'Alle', 'Concept' of 'Verstuurd'.
4. Gebruik de Snelfilters onder de velden voor een vaste periode: 'Vandaag', 'Gisteren', 'Deze week', 'Deze maand' of 'Vorige maand'.

Zodra er een filter actief is, verschijnt er een reset-knopje (het ronde pijl-icoon). Klik daarop om in één keer alle filters te wissen.

Tip: klik op de kolomkoppen 'Id', 'Offertedatum' of 'Offertebedrag' om de lijst op die kolom te sorteren. Nog een keer klikken draait de sorteervolgorde om.

Wat je in de lijst ziet

Elke rij is één offerte. Van links naar rechts zie je:

• Id - het interne volgnummer, tevens de snelste link om de offerte te openen.
• Offerte - het offertenummer. Bij een nog niet verstuurde offerte staat hier 'Na verzending'.
• Naam - de relatie en, indien ingevuld, de contactpersoon.
• Offertedatum en Offertebedrag - de datum en het totaalbedrag inclusief btw.
• Status - een gekleurd label dat de voortgang toont (bijvoorbeeld concept, verstuurd, goedgekeurd of afgewezen).
• Regels - beweeg met je muis over het info-icoon om de offerteregels (aantal en artikel) te bekijken zonder de offerte te openen.

Acties per offerte

Achter elke rij staat een actie-knop (het drie-puntjes-icoon). Daar vind je, afhankelijk van je rechten en de status van de offerte:

• 'PDF inzien' - opent de offerte als pdf in een nieuw tabblad. Zijn er meerdere offertesjablonen, dan vraagt CarParts eerst welk sjabloon je wilt gebruiken.
• 'Offerte inzien' - opent de offerte om te bekijken of te bewerken.
• 'Dupliceren' - maakt een nieuwe concept-offerte met dezelfde regels als kopie.
• 'E-mail versturen' - opent het e-mailvenster om de offerte naar de klant te sturen.
• 'Omzetten naar factuur' - verschijnt alleen bij een goedgekeurde offerte.
• 'Verwijderen' - verwijdert de offerte.

Staat de nieuwe offerte-knop rechtsboven de lijst? Via 'Nieuwe offerte' begin je meteen met een lege offerte.

Tip: heb je het recht om statussen te wijzigen, dan kun je rechtstreeks op het gekleurde statuslabel in een rij klikken om de status aan te passen. Lees hier meer over in 'De status van een offerte wijzigen'.

Meerdere offertes tegelijk

Voor het opschonen van je lijst selecteer je meerdere offertes tegelijk:

1. Vink de offertes aan met de selectievakjes links in de rijen, of gebruik het vakje in de kop om alle zichtbare offertes te selecteren.
2. Klik rechtsboven op de knop met het aantal geselecteerde offertes.
3. Kies 'Verwijderen' om de selectie in één keer te verwijderen.

Let op: verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. De offerte en al haar regels verdwijnen definitief. Twijfel je of een offerte nog nodig is, wijzig dan liever de status in plaats van te verwijderen.

Waarvoor je het overzicht niet gebruikt

Het overzicht is bedoeld om te vinden en te sturen, niet om te bewerken. De inhoud van een offerte (relatie, regels, prijzen) pas je aan in de offerte zelf. Facturen staan bovendien in hun eigen overzicht; een offerte verschijnt hier alleen zolang het een offerte is. Zodra je een offerte omzet naar een factuur, vind je die factuur terug in het factuuroverzicht.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je het offerte-overzicht gebruikt om offertes te zoeken, te filteren, te sorteren en de belangrijkste acties te starten, en hoe je meerdere offertes tegelijk verwijdert. Wil je een nieuwe offerte opstellen of een bestaande aanpassen, lees dan 'Een offerte maken en bewerken'. Wil je een offerte verzenden, bekijk dan 'Een offerte e-mailen'.