Een offerte omzetten naar een factuur

In dit artikel leggen we uit hoe je een offerte omzet naar een factuur. Gaat je klant akkoord met het voorstel, dan hoef je de gegevens niet opnieuw in te typen: CarParts maakt een factuur op basis van de offerte, inclusief relatie, adressen en alle regels. We laten zien wanneer dit kan, hoe het werkt en wat er met de offerte en de nieuwe factuur gebeurt.

Wanneer zet je een offerte om

Je zet een offerte om zodra de klant het voorstel heeft geaccepteerd. Omdat een factuur een definitief document is, kan het omzetten pas als je de offerte op de status 'goedgekeurd' hebt gezet. Zo voorkom je dat een concept of een nog openstaand voorstel per ongeluk wordt gefactureerd. Hoe je de status aanpast lees je in 'De status van een offerte wijzigen'.

Zo zet je een offerte om

1. Ga naar het offerte-overzicht en zoek de goedgekeurde offerte op.
2. Open het actiemenu van die offerte (het drie-puntjes-icoon). Bij een goedgekeurde offerte verschijnt daar 'Omzetten naar factuur'.
3. Klik erop en bevestig in het venster dat je de offerte wilt omzetten.
4. Je wordt automatisch naar de nieuwe factuur gebracht.

Let op: zie je de optie 'Omzetten naar factuur' niet staan? Dan heeft de offerte nog niet de status goedgekeurd, of heb je geen recht om offertes om te zetten. Controleer eerst de status.

Wat er wordt overgenomen

De nieuwe factuur is een getrouwe kopie van de offerte. Mee overgenomen worden onder andere:

• de relatie, de contactpersoon en het factuur- en leveradres;
• de referentie en de opmerking;
• alle regels met hun aantallen, prijzen, btw en korting;
• de vestiging waarop de offerte stond.

De factuur start als concept, zodat je hem nog kunt controleren en afronden voordat je hem verstuurt.

Wat er daarna gebeurt

De oorspronkelijke offerte krijgt de status 'geconverteerd' en wordt daarmee alleen-lezen. Dat is bewust: de offerte blijft als vastgelegd voorstel staan en kan niet meer afwijken van de factuur die eruit is ontstaan. Zowel op de offerte als op de nieuwe factuur wordt in de historie vastgelegd dat de omzetting heeft plaatsgevonden.

Een offerte kun je maar één keer omzetten. Klik je per ongeluk nog een keer, dan maakt CarParts geen tweede factuur, maar brengt het je terug naar de factuur die al bestaat. Zo raakt een klant nooit dubbel gefactureerd.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Het omzetten maakt de factuur aan, maar verstuurt hem niet en int geen betaling; dat doe je daarna vanuit de factuur zelf. Gebruik het omzetten ook niet om een offerte aan te passen: de inhoud wordt een-op-een overgenomen. Wijs je een voorstel juist af, zet de offerte dan op 'afgewezen' in plaats van om te zetten.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een goedgekeurde offerte omzet naar een conceptfactuur, welke gegevens worden overgenomen en waarom een offerte daarna alleen-lezen wordt. Je weet nu ook dat een offerte maar één keer kan worden omgezet. Moet je de status eerst nog op goedgekeurd zetten, lees dan 'De status van een offerte wijzigen'. Wil je weten hoe je offertes terugvindt, bekijk dan 'Het offerte-overzicht gebruiken'.