Een offerte maken en bewerken

In dit artikel leggen we uit hoe je een offerte maakt en bewerkt. Een offerte is je prijsvoorstel aan een klant voordat het een echte order of factuur wordt. Je bepaalt de relatie, zet de artikelen en prijzen op regels en kiest of je de offerte alleen opslaat of meteen per e-mail verstuurt. We lopen het hele formulier door en laten zien wat er onderweg automatisch wordt berekend.

Wanneer maak je een offerte

Je maakt een offerte als een klant een prijsopgave wil voordat er definitief besteld wordt. De offerte legt vast wat je aanbiedt, tegen welke prijs en tot welke datum het voorstel geldig is. Gaat de klant akkoord, dan zet je de offerte later om naar een factuur zonder alles opnieuw in te hoeven voeren.

Zo maak je een nieuwe offerte

1. Klik in het offerte-overzicht op 'Nieuwe offerte'. Je komt op het tabblad 'Algemeen'.
2. Kies onder 'Relatie' de klant. Begin te typen om in je relaties te zoeken en kies de juiste. Bestaat de klant nog niet, dan kun je er via het plusje een aanmaken.
3. Controleer de 'Contactpersoon', het 'Factuuradres' en het 'Leveradres'. Deze worden ingevuld op basis van de gekozen relatie; je kunt ze wisselen als er meerdere bekend zijn.
4. Stel bij 'Offerte details' de 'Datum' en de 'Vervaldatum' in. De vervaldatum wordt automatisch berekend op basis van de ingestelde geldigheidstermijn, maar je mag hem aanpassen.
5. Vul desgewenst een 'Eigenaar' in (de medewerker die verantwoordelijk is) en klap 'Referentie & opmerking' open voor een eigen kenmerk of een toelichting die op de offerte komt.

Tip: werk je met meerdere vestigingen, dan verschijnt het veld 'Filiaal'. De gekozen vestiging bepaalt onder welke bedrijfsgegevens de offerte uitkomt. Heb je maar één vestiging, dan zie je dit veld niet en wordt de keuze automatisch gemaakt.

Regels toevoegen

In het blok 'Regels' zet je op wat je aanbiedt. Elke regel is een artikel of een omschrijving met een aantal en een prijs.

1. Klik op 'Nieuwe regel' om een lege regel toe te voegen.
2. Zoek in de artikelkolom naar een artikel, of typ een vrije omschrijving.
3. Vul het aantal, de eenheid, de stuksprijs, het btw-percentage en eventueel een korting in. Bij korting kies je of het om een percentage of een vast bedrag gaat.
4. Herhaal dit voor elke regel. De subtotalen, de btw en het eindtotaal worden onderaan automatisch bijgewerkt terwijl je typt.

Wil je sneller werken, gebruik dan de knop om artikelen uit de bibliotheek te kiezen. Daarin zoek en selecteer je meerdere artikelen tegelijk, inclusief aantal, en voeg je ze in één keer als regels toe. Regels kun je verslepen om de volgorde te wijzigen, en met de prullenbak-knop verwijder je een regel weer.

Let op: CarParts kan korting en btw automatisch voorinvullen. Hoort de klant bij een klantsoort met een vaste korting, dan krijgen nieuwe regels die korting mee. Staat het factuuradres in het buitenland en heeft de relatie een btw-nummer, dan worden nieuwe regels op 0% btw gezet (verlegd). Een korting of btw die je zelf invult, blijft altijd staan.

Opslaan of opslaan en versturen

Rechtsboven in de offerte staan de actieknoppen:

• 'Voorbeeld' - genereert de pdf zodat je ziet hoe de offerte eruitziet.
• 'Opslaan' - bewaart de offerte en laat je op de pagina. Dit kan ook met de sneltoets Ctrl+S (of Cmd+S).
• 'Opslaan en Versturen' - bewaart de offerte en opent meteen het e-mailvenster.

Zolang een offerte nog niet is verstuurd, staat in het nummerveld 'Na verzending'. De offerte blijft ondertussen gewoon bewerkbaar.

Een bestaande offerte bewerken

Open een offerte vanuit het overzicht om hem aan te passen. Binnen een offerte vind je drie tabbladen:

• 'Algemeen' - de relatie, details en regels die je hierboven hebt ingevuld.
• 'Bijlagen' - documenten die je aan deze offerte koppelt. Je kunt een bijlage ook als standaardbijlage opslaan zodat je hem bij elke offerte kunt meesturen.
• 'Historie' - een tijdlijn van wijzigingen, zodat je altijd kunt terugzien wat er is aangepast.

Elke keer dat je opslaat, worden de totalen opnieuw berekend en wordt de wijziging in de historie vastgelegd.

Dupliceren

Maak je vaak vergelijkbare offertes, gebruik dan 'Dupliceren' in het actiemenu van een offerte in het overzicht. Er wordt een nieuwe concept-offerte geopend met dezelfde regels als kopie. De kopie staat los van het origineel: je past de relatie, regels en datums aan en slaat op als een nieuwe offerte.

Wanneer je een offerte niet meer kunt bewerken

Een offerte wordt alleen-lezen zodra hij definitief is: na het omzetten naar een factuur (status geconverteerd) of na het afwijzen (status afgewezen). Dat is bewust, zodat een offerte niet meer uit de pas gaat lopen met de factuur die eruit is voortgekomen. Wil je dan toch iets anders aanbieden, maak dan een nieuwe offerte (eventueel via dupliceren).

Waarvoor je dit niet gebruikt

Een offerte is een voorstel, geen factuur. Reken er geen betalingen op af en gebruik hem niet als orderbevestiging. Gaat de klant akkoord, zet de offerte dan om naar een factuur. Dat lees je in 'Een offerte omzetten naar een factuur'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een nieuwe offerte opstelt met een relatie, regels, prijzen, btw en korting, hoe de totalen automatisch meelopen, en hoe je een bestaande offerte bewerkt of dupliceert. Wil je de offerte nu naar de klant sturen, lees dan 'Een offerte e-mailen'. Wil je de voortgang bijhouden, bekijk dan 'De status van een offerte wijzigen'.