Een offerte e-mailen

In dit artikel leggen we uit hoe je een offerte per e-mail naar je klant stuurt. CarParts opent daarvoor een e-mailvenster dat al grotendeels is ingevuld op basis van de offerte en een mailsjabloon, zodat je in een paar klikken een verzorgde mail de deur uit hebt. We laten zien waar je begint, welke velden je kunt aanpassen en wat er daarna gebeurt.

Wanneer mail je een offerte

Je mailt een offerte zodra je het prijsvoorstel bij de klant wilt neerleggen. Dat kan meteen bij het opstellen, of later vanuit het overzicht als de offerte al klaarstaat.

Zo verstuur je een offerte

Er zijn twee startpunten:

• Vanuit de offerte zelf: klik rechtsboven op 'Opslaan en Versturen'. De offerte wordt eerst opgeslagen en daarna opent het e-mailvenster.
• Vanuit het overzicht: open het actiemenu van de offerte en kies 'E-mail versturen'.

In het venster 'E-mail versturen' vul je of controleer je de volgende velden:

1. 'Afzender' - het e-mailadres waarmee je verstuurt. Dit is standaard het adres van je bedrijf.
2. 'Ontvanger' - het adres van de klant, vooraf ingevuld op basis van de relatie. Met 'Ontvanger toevoegen' stuur je naar meerdere adressen.
3. 'CC' en 'BCC' - optioneel, voor een kopie of blinde kopie.
4. 'Onderwerp' en 'Bericht' - vooraf ingevuld vanuit het gekozen mailsjabloon, met de klantgegevens al verwerkt. Je past de tekst gerust nog aan.
5. 'Mailtemplate' - kies desgewenst een ander sjabloon; onderwerp en bericht worden dan opnieuw ingevuld.

Bijlagen meesturen

Onder in het venster beheer je de 'Bijlagen'. Je kunt eigen bestanden uploaden en de standaardbijlagen aanvinken die je eerder bij offertes hebt opgeslagen. Zo stuur je bijvoorbeeld algemene voorwaarden of een toelichting standaard mee.

Tip: wil je de offerte als pdf controleren voordat je verstuurt, gebruik dan de knop 'Voorbeeld' in de offerte (of 'PDF inzien' in het overzicht). Zo weet je zeker dat de klant het juiste document krijgt.

De verzending inplannen

Wil je de mail niet meteen versturen, zet dan 'Inplannen' aan en kies een datum. De mail wordt dan op het gekozen moment verstuurd in plaats van direct.

Zo rond je af

Klik op 'Verzenden' om de mail te versturen, of op 'Annuleren' om het venster te sluiten zonder te verzenden.

Wat er daarna gebeurt

Na het verzenden wordt de verstuurde e-mail vastgelegd, zodat je later kunt terugzien dat en wanneer de offerte is gemaild. De offerte zelf blijft gewoon bewerkbaar. Geef je zelf aan dat de offerte de deur uit is, dan zet je de status op 'verstuurd'. Hoe dat werkt lees je in 'De status van een offerte wijzigen'.

Let op: lukt het verzenden niet (bijvoorbeeld door een ontbrekend of ongeldig e-mailadres), dan krijg je een melding en wordt de mail niet als verstuurd geregistreerd. Controleer in dat geval het afzender- en ontvangeradres.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Het e-mailvenster is voor communicatie met de klant, niet voor interne notities. Een opmerking die alleen voor jezelf of je collega's bedoeld is, zet je in de offerte onder 'Referentie & opmerking'. Een verstuurde offerte is bovendien nog geen order of factuur; daarvoor zet je de offerte later om.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een offerte per e-mail verstuurt, hoe het venster vooraf wordt ingevuld vanuit een mailsjabloon, hoe je bijlagen meestuurt en hoe je de verzending kunt inplannen. Wil je de offerte eerst opstellen, lees dan 'Een offerte maken en bewerken'. Gaat de klant akkoord, bekijk dan 'Een offerte omzetten naar een factuur'.