De status van een offerte wijzigen
Houd de voortgang van een offerte bij door de status aan te passen, van concept tot goedgekeurd of afgewezen.
In dit artikel leggen we uit hoe je de status van een offerte wijzigt. De status laat in één oogopslag zien waar een offerte staat: is het nog een concept, is hij verstuurd, goedgekeurd of afgewezen? De status bepaalt bovendien welke vervolgacties beschikbaar zijn. We laten zien hoe je hem aanpast en wat de bijzondere statussen doen.
Waarvoor dient de status
De status is je hulpmiddel om de voortgang bij te houden en je lijst overzichtelijk te houden. In het overzicht herken je de status aan een gekleurd label bij elke offerte, en je kunt de lijst erop filteren. De status stuurt ook wat je met een offerte kunt: zo kun je een offerte pas omzetten naar een factuur als hij op 'goedgekeurd' staat.
Welke statussen je kunt kiezen, stel je zelf in. Standaard zijn dat concept, verstuurd, goedgekeurd en afgewezen. Hoe je deze lijst aanpast lees je in 'Offerte-instellingen aanpassen'.
Zo wijzig je de status
- Ga naar het offerte-overzicht.
- Klik op het gekleurde statuslabel in de rij van de offerte. Het venster 'Status wijzigen' opent.
- Kies in de keuzelijst 'Status' de gewenste status.
- Klik op 'Opslaan'.
De nieuwe status verschijnt meteen bij de offerte. De wijziging wordt vastgelegd in de historie, zodat je later kunt terugzien wanneer de status is veranderd.
Tip: zie je het statuslabel niet als een knop reageren? Dan heb je waarschijnlijk geen recht om statussen te wijzigen. Vraag een beheerder van je omgeving om dit recht als je het nodig hebt.
De status 'Afgewezen'
Wijst de klant het voorstel af, dan kies je de status 'afgewezen'. Dit is een bijzondere status:
- CarParts vraagt eerst om een bevestiging en meldt dat er een e-mail naar de klant gaat.
- Na bevestiging opent het e-mailvenster met het sjabloon om een offerte af te wijzen, zodat je de klant netjes kunt informeren.
- De offerte wordt daarna alleen-lezen.
Let op: een afgewezen offerte kun je niet meer bewerken, net als een offerte die is omgezet naar een factuur. Wil je later alsnog een aangepast voorstel doen, maak dan een nieuwe offerte, eventueel door de afgewezen offerte te dupliceren.
Statussen die vanzelf meebewegen
Niet elke statuswijziging doe je handmatig. Zet je een goedgekeurde offerte om naar een factuur, dan krijgt de offerte automatisch de status 'geconverteerd' en wordt hij alleen-lezen. Dat lees je verder in 'Een offerte omzetten naar een factuur'.
Waarvoor je dit niet gebruikt
De status zegt iets over de voortgang, niet over de inhoud. Je wijzigt er geen regels, prijzen of relatie mee; dat doe je in de offerte zelf. Gebruik de status ook niet als vervanging voor communicatie met de klant: de klant ziet je statuslabel niet, behalve bij het afwijzen, waar expliciet een e-mail wordt voorgesteld.
Samenvatting
In dit artikel heb je gezien hoe je de status van een offerte wijzigt, hoe de status bepaalt welke acties mogelijk zijn, en wat er gebeurt bij het afwijzen of omzetten van een offerte. Wil je de beschikbare statussen aanpassen, lees dan 'Offerte-instellingen aanpassen'. Staat de offerte op goedgekeurd, dan kun je verder met 'Een offerte omzetten naar een factuur'.