Je bedrijfsgegevens bekijken en aanpassen

In dit artikel leggen we uit hoe je de gegevens van je eigen bedrijf bekijkt en bijwerkt in CarParts. Denk aan je bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mailadres, het adres waar je facturen naartoe stuurt en je eigen logo. Deze gegevens staan op één centrale plek en worden op allerlei plekken in het platform hergebruikt, dus het loont om ze kloppend te houden.

Waarvoor je je bedrijfsgegevens gebruikt

Je bedrijfsgegevens zijn de stamgegevens van je eigen onderneming. Anders dan de gegevens van een klant of leverancier — die je per relatie beheert — gaat het hier om jóuw bedrijf. CarParts gebruikt deze gegevens onder andere voor:

• de bedrijfsnaam en het logo die bovenaan je uitgaande e-mails, op het inlogscherm en linksboven in CarParts verschijnen;
• het e-mailadres en telefoonnummer waarop klanten en leveranciers je kunnen bereiken;
• het adres (of de adressen) waar facturen en klantdocumenten naartoe gaan.

Let op: dit scherm gaat alléén over je eigen bedrijf. Wil je de gegevens van een klant of leverancier aanpassen, doe dat dan via hun eigen relatiekaart. Zie 'Klanten en relaties beheren'.

Zo open je je bedrijfsgegevens

1. Klik rechtsboven op je naam of je initialen. Het accountmenu klapt open.
2. Kies Bedrijfsgegevens.
3. Je komt op het tabblad Algemeen van je eigen bedrijf.

Bovenaan de pagina staan de tabbladen. Op Algemeen vind je de bedrijfs- en contactgegevens; adressen beheer je op het tabblad Adresgegevens.

Wat je op dit scherm kunt aanpassen

Onder Bedrijfsgegevens vul je de kerngegevens van je onderneming in:

• Bedrijfsnaam
• Telefoon en Tweede telefoonnummer
• E-mailadres
• Factuur-e-mailadres — het adres waar facturen en klantdocumenten heen gaan. Laat je dit leeg, dan gebruikt CarParts je gewone e-mailadres. Met Adres toevoegen kun je meerdere adressen opgeven; ze ontvangen de factuur dan allemaal.
• Website
• KVK nummer

Afhankelijk van hoe je omgeving is ingericht kunnen er extra velden zijn, zoals een BTW nummer, een Ondernemingsvorm of een betaaltermijn. Met het vinkje Actief geef je aan of je bedrijf als actief geldt.

Onder Persoonsgegevens leg je de contactpersoon vast: aanhef, voorletters, voor- en achternaam en — indien ingericht — functie en geboortedatum.

Tip: het veld Factuur-e-mailadres bepaalt waar facturen daadwerkelijk naartoe gaan. Controleer dit als een klant aangeeft facturen niet te ontvangen.

Je eigen bedrijfslogo

Op je eigen bedrijfspagina vind je het blok Eigen bedrijfslogo. Dit logo wordt getoond in de header van uitgaande e-mails, op het inlogscherm en linksboven in CarParts.

1. Klik op Logo uploaden (of Logo vervangen als er al een logo staat).
2. Kies een bestand. Toegestaan zijn PNG, JPG, GIF en WEBP, binnen de maximale afmeting en bestandsgrootte die het scherm aangeeft.
3. Wil je het logo weghalen, klik dan op Verwijderen.

Let op: dit logo staat los van het logo op je facturen. Dat stel je apart in bij de factuurtemplates. Zie 'Factuurtemplates instellen'.

Interne opmerkingen

Onderaan kun je interne opmerkingen vastleggen: vrije notities voor je eigen medewerkers, bijvoorbeeld afspraken of aandachtspunten bij je relaties. Deze tekst is alleen zichtbaar voor je eigen team en verschijnt nooit op offertes, orders, facturen of e-mails aan de klant.

Opslaan en wat er daarna verandert

Rechtsboven staan de opslaan-knoppen:

• Opslaan bewaart je wijzigingen.
• Opslaan en doorgaan bewaart ze en houdt het scherm open.

Zodra je opslaat, werken de wijzigingen door op de plekken waar deze gegevens worden gebruikt: een nieuwe bedrijfsnaam of een nieuw logo verschijnt in je uitgaande e-mails, op het inlogscherm en in CarParts zelf, en een gewijzigd factuur-e-mailadres bepaalt waar volgende facturen heen gaan.

Let op: verlaat je het scherm met niet-opgeslagen wijzigingen, dan waarschuwt CarParts je. Sla eerst op als je de wijziging wilt bewaren.

Of je gegevens kunt wijzigen of alleen kunt bekijken, hangt af van je rechten. Zie je de opslaan-knoppen niet, dan heb je geen schrijfrechten voor deze gegevens.

Waarvoor je dit niet gebruikt

• Niet voor het aanpassen van een klant of leverancier — dat doe je op hun eigen relatiekaart.
• Niet voor het logo op je facturen — dat regel je bij de factuurtemplates.
• Niet voor het bepalen van wie kan inloggen; gebruikers beheer je op het tabblad User accounts. Zie 'Gebruikers beheren'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je via het accountmenu je eigen bedrijfsgegevens opent, hoe je bedrijfsnaam, contactgegevens, factuur-e-mailadres en logo aanpast, en waar die gegevens in het platform terugkomen. Houd deze gegevens actueel, zodat je e-mails, facturen en huisstijl altijd kloppen.

Lees ook 'IP-toegang voor je omgeving beheren' om te bepalen vanaf welke plekken je omgeving bereikbaar is, en 'Gebruikers beheren' om collega's toegang te geven.