Wijzigingen terugzoeken in de historie

In dit artikel leggen we uit hoe je een specifieke wijziging terugzoekt in de historie van CarParts. Soms wil je niet het hele logboek doorlezen, maar gericht één vraag beantwoorden: wie heeft deze prijs aangepast, wanneer kreeg deze order zijn status, of wat is er met dit klantgegeven gebeurd? Daarvoor zijn er twee ingangen: de filters in het centrale gebruikerslogboek, en het historie-tabblad dat op het detailscherm van vrijwel elk onderdeel meedraait. We laten beide zien en vertellen wanneer welke het handigst is.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik het terugzoeken wanneer je al ongeveer weet wát je zoekt:

• Je weet om welk onderdeel het gaat (een bepaald artikel, een order, een klant) - dan is het historie-tabblad op dat scherm het snelst.
• Je weet alleen ongeveer wanneer of door wie iets gebeurde, maar niet precies waar - dan filter je in het centrale gebruikerslogboek.

Beide manieren laten dezelfde soort gebeurtenissen zien; ze verschillen alleen in waar je begint met zoeken.

Zoeken in het volledige logboek

Het centrale gebruikerslogboek is voor beheerders. Open het via Gebruikerslogs in het accountmenu, of via de tegel Gebruikerslogs op de pagina Beheer (zie ook 'Het gebruikerslogboek lezen'). Bovenaan staat een rij filters waarmee je de lijst inperkt:

• Soort - het type actie, bijvoorbeeld een wijziging of een verwijdering.
• Type - op wat voor onderdeel de gebeurtenis sloeg, bijvoorbeeld een artikel of een account.
• Gebruiker - beperk de lijst tot de acties van één account.
• Van en Tot - de periode waarin je zoekt.
• Entiteit-id - het nummer van het specifieke record.
• Factuur-id - het nummer van een factuur of order.

Vul de velden in die je kent en klik op Filter. De teller erboven laat zien hoeveel resultaten er zijn. Met de knop ernaast wis je alle filters weer in één keer.

Tip: De naam van een collega typen in het veld Gebruiker werkt niet altijd handig. Vaak kom je sneller verder door eerst op Type en periode te filteren en daarna de verantwoordelijke uit de kolom Gebruiker af te lezen.

De filters combineren

De kracht zit in het combineren. Hoe meer velden je invult, hoe korter de lijst. Een paar voorbeelden:

1. Wil je weten wie vandaag prijzen bij artikelen aanpaste? Zet Type op het artikel-onderdeel, Soort op wijzigen en kies bij Van de datum van vandaag.
2. Zoek je de geschiedenis van één specifiek document? Vul dan het Factuur-id of het Entiteit-id in.
3. Weet je alleen dat er iets misging in een bepaalde week? Vul dan alleen Van en Tot in en blader door de resultaten.

Onderaan kies je hoeveel regels je per pagina ziet (25, 50, 100 of 200) en blader je verder. Levert je zoekopdracht niets op, dan verschijnt de melding dat er geen historie is gevonden, met de suggestie je filters te verruimen.

Let op: Datawijzigingen zie je altijd, maar de details die je kunt uitklappen (de oude en nieuwe waarden) zitten alleen bij regels waar daadwerkelijk iets te tonen is. Lukt het uitklappen niet, dan is er bij die regel geen verdere detailinformatie.

De historie van één record bekijken

Ken je het onderdeel al, dan hoef je niet via het centrale logboek. Op het detailscherm van bijvoorbeeld een artikel, order, retour, offerte of klant vind je een eigen tabblad Wijzigingsgeschiedenis. Dat toont alleen de gebeurtenissen van dat ene record, als een tijdlijn.

1. Open het onderdeel (bijvoorbeeld een artikel) en ga naar het tabblad of de sectie Wijzigingsgeschiedenis.
2. Bovenaan kun je filteren met de knoppen Alle, Aangemaakt, Gewijzigd en Verwijderd.
3. Onderaan de tijdlijn laad je met Meer laden oudere gebeurtenissen bij.

Een handig voordeel van deze weergave: dit tabblad is toegankelijk voor iedereen die het betreffende scherm al mag openen, niet alleen voor beheerders. Wel geldt dat je de historie van documenten en klanten buiten je eigen filialen niet te zien krijgt.

Wat je in de tijdlijn ziet

Elke gebeurtenis in de tijdlijn toont wie de actie deed, wat er gebeurde en hoelang geleden (beweeg je muis over de tijd voor de exacte datum). Een robot-icoon met de tekst 'Systeemverandering' betekent dat een koppeling of automatisch proces de wijziging deed, niet een medewerker. Klap een gebeurtenis uit voor de details:

• Bij een wijziging zie je per veld de oude waarde met een pijl naar de nieuwe waarde.
• Bij een nieuw aangemaakt record zie je de ingevulde waarden.
• Bij een verwijdering zie je een momentopname van de gegevens zoals ze waren, zodat niets onvindbaar wordt.

Met de knop Notitie kun je zelf een opmerking aan de geschiedenis van dit record toevoegen, bijvoorbeeld om uit te leggen waarom je iets aanpaste. Die notitie verschijnt als extra regel in de tijdlijn.

Waarvoor je dit niet gebruikt

• Terugzoeken is geen terugdraaien. Vind je de verkeerde wijziging? Dan corrigeer je de waarde op het scherm van het onderdeel zelf.
• Het is geen omzet- of verkooprapportage. Voor cijfers en analyses gebruik je de dashboards.
• Het verwijderen van een regel uit de historie is voorbehouden aan beheerders en is bedoeld om de geschiedenis op te schonen, niet om een fout ongedaan te maken.

Tip: Weet je nog niet precies waar je moet beginnen? Lees dan eerst 'Het gebruikerslogboek lezen' voor uitleg over de kolommen en de details per regel.

In dit artikel heb je gezien hoe je een wijziging terugzoekt: met de filters in het centrale gebruikerslogboek wanneer je op datum, gebruiker of document zoekt, en via het tabblad Wijzigingsgeschiedenis wanneer je het onderdeel al voor je hebt. Wil je meer weten over hoe je de gevonden regels interpreteert? Bekijk dan 'Het gebruikerslogboek lezen'.