Het gebruikerslogboek lezen

In dit artikel leggen we uit hoe je het gebruikerslogboek van CarParts leest. Het logboek is de plek waar je in één oogopslag ziet wat er in je omgeving is gebeurd: welke gegevens zijn aangepast en door wie, wie er heeft ingelogd, en welke automatische veranderingen koppelingen (zoals je voorraad- of leveranciersintegraties) hebben doorgevoerd. Handig als je wilt controleren wie een prijs heeft aangepast, wanneer een order van status veranderde, of om simpelweg een overzicht te houden van wat je collega's doen. We laten zien hoe je het logboek opent, hoe je een regel leest en hoe je de details van een wijziging bekijkt.

Waarvoor je het gebruikerslogboek gebruikt

Het gebruikerslogboek verzamelt alle gebeurtenissen uit je hele omgeving op één plek, dwars door alle onderdelen heen: artikelen, orders, retouren, offertes, klanten en meer. Je gebruikt het vooral om terug te kijken:

• Controle en verantwoording - wie heeft wat veranderd, en wanneer.
• Een vreemde situatie verklaren - bijvoorbeeld een prijs of voorraad die ineens anders staat.
• Overzicht van automatische acties - veranderingen die niet door een medewerker, maar door een koppeling zijn doorgevoerd.

Het logboek is puur om te lezen. Je verandert er niets mee aan je artikelen, orders of klanten; je bekijkt alleen wat er al is gebeurd.

Het logboek openen

Het gebruikerslogboek is bedoeld voor beheerders. Je hebt dus beheerdersrechten nodig om het te zien; voor collega's zonder die rechten is de ingang niet zichtbaar.

1. Klik rechtsboven in het accountmenu op Gebruikerslogs. Je kunt ook via de pagina Beheer gaan: daar vind je onder het kopje Logboek de tegel Gebruikerslogs.
2. Je komt op de pagina Historie, met als ondertitel dat alle wijzigingen, logins en systeemgebeurtenissen hier op één hoop staan.
3. De meest recente gebeurtenissen staan bovenaan. Met het ververs-icoon rechtsboven haal je de nieuwste regels op.

Tip: Zie je de ingang 'Gebruikerslogs' niet staan? Dan heb je geen beheerdersrechten. Vraag een beheerder van je omgeving om toegang of om met je mee te kijken.

Zo lees je een regel

Elke regel in het logboek is één gebeurtenis. Van links naar rechts lees je:

• Datum - de datum en het tijdstip waarop het gebeurde.
• Bron - of de regel uit de algemene historie komt of bij een factuur hoort.
• Type - op wat voor onderdeel de gebeurtenis sloeg, bijvoorbeeld een artikel of een account.
• Soort - wat voor actie het was. De kleur helpt je snel sorteren: toevoegen is groen, wijzigen oranje, verwijderen rood, in- en uitloggen en rechten blauw, en verstuurde mails of im- en exports paars.
• Titel - een korte omschrijving van de gebeurtenis.
• Gebruiker - wie de actie deed, met de initialen in een rondje. Een tandwiel in plaats van initialen betekent dat het een automatische systeemverandering was.
• Link - een verwijzing naar het bijbehorende document (zoals een factuurnummer) of het recordnummer.

Een regel uitklappen voor de details

Regels waar meer achter zit, kun je openklappen door erop te klikken (je ziet dan een pijltje aan het begin van de regel). In het uitgeklapte detail vind je:

• Omschrijving en Info - extra uitleg bij de gebeurtenis.
• Gewijzigde velden - een tabel met per veld de oude waarde (Van) en de nieuwe waarde (Naar). Zo zie je precies wat er veranderde.

Bij een verwijdering toont het detail de gegevens zoals het record die had op het moment van verwijderen. Zo blijft zichtbaar wat er weg is, ook nadat het is verwijderd.

Let op: Niet elke regel is uitklapbaar. Alleen gebeurtenissen met extra details (zoals veldwijzigingen of een omschrijving) krijgen een pijltje. Regels zonder pijltje bevatten geen verdere uitleg.

Gebruiker of systeemverandering

In de kolom Gebruiker zie je wie verantwoordelijk is voor de gebeurtenis:

• Staan er initialen? Dan heeft een medewerker de actie uitgevoerd.
• Staat er een tandwiel en de naam 'Systeem'? Dan is het een automatische systeemverandering, bijvoorbeeld een voorraadupdate vanuit een koppeling. Niemand hoefde daar met de hand iets voor te doen.

Dit onderscheid is belangrijk als je uitzoekt waarom iets veranderde: een systeemverandering wijst meestal naar een koppeling of automatisch proces, een gebruikersnaam naar een collega.

Waarvoor je het logboek niet gebruikt

Het gebruikerslogboek is een leesvenster, geen bewerk- of herstelknop. Houd daarom rekening met het volgende:

• Je kunt een wijziging hier niet terugdraaien. Zie je dat een waarde verkeerd is aangepast? Dan corrigeer je dat op het scherm van het betreffende onderdeel zelf.
• Een verwijderd record herstelt zich niet vanzelf. Het logboek laat wel zien welke waarden het had, zodat je het desgewenst opnieuw kunt invoeren.
• Het is geen rapportage- of exporttool voor cijfers. Voor omzet- en verkoopoverzichten gebruik je de dashboards en rapportages.

Tip: Wil je niet door de hele lijst scrollen, maar gericht één wijziging opzoeken? Lees dan 'Wijzigingen terugzoeken in de historie'.

In dit artikel heb je gezien hoe je het gebruikerslogboek opent, hoe je een regel leest, en hoe je een regel uitklapt om de oude en nieuwe waarden en de verantwoordelijke gebruiker te zien. Wil je nu een specifieke verandering vinden? Ga verder met 'Wijzigingen terugzoeken in de historie'.