Werken met meerdere vestigingen

In dit artikel leggen we uit hoe je in CarParts met meerdere vestigingen werkt. Je leest wat een vestiging precies is, wanneer het verstandig is om er meer dan één in te richten, en wat er in je administratie en voorraad verandert zodra je dat doet. Heb je maar één vestiging, dan hoef je hier eigenlijk niets voor te doen — CarParts werkt dan gewoon als één geheel.

Wat een vestiging is

Een vestiging (je komt ook de term 'locatie' tegen) is een filiaal of onderdeel van je bedrijf dat je apart wilt kunnen herkennen: bijvoorbeeld een tweede winkel, een extra magazijn of een losse rechtspersoon. Elke vestiging heeft twee eigenschappen die je onafhankelijk van elkaar aan of uit zet:

• Fiscale entiteit — de vestiging voert een eigen administratie. Facturen, BTW en bedrijfsgegevens horen dan bij deze vestiging.
• Voorraadlocatie — de voorraad wordt op deze vestiging apart bijgehouden, met een eigen magazijn.

Omdat deze twee eigenschappen los van elkaar staan, kun je bijvoorbeeld een extra magazijn hebben dat wél eigen voorraad bijhoudt maar géén eigen administratie voert.

Wanneer gebruik je meerdere vestigingen

Je richt meerdere vestigingen in zodra je bedrijf op meer dan één plek of onder meer dan één administratie werkt. Denk aan een tweede filiaal met een eigen voorraad, of aan twee rechtspersonen die elk hun eigen facturen uitsturen. Zolang alles onder één administratie en één voorraad valt, is één vestiging genoeg.

Wat er verandert in je administratie

Het aantal vestigingen dat je als Fiscale entiteit instelt, bepaalt of je administratie gesplitst is of niet:

• Eén fiscale vestiging: je administratie is gegroepeerd — alles loopt via één set bedrijfsgegevens en één doorlopende nummering.
• Meerdere fiscale vestigingen: je administratie is gesplitst — elke fiscale vestiging heeft eigen bedrijfsgegevens (naam, KvK, BTW, IBAN) en een eigen doorlopende nummering voor facturen, offertes en orders.

Wat er verandert in je voorraad

Op dezelfde manier bepaalt het aantal Voorraadlocaties of je voorraad gesplitst is:

• Eén voorraadlocatie: je voorraad is gegroepeerd.
• Meerdere voorraadlocaties: je voorraad is gesplitst — elke voorraadlocatie heeft een eigen magazijn, zodat je per vestiging ziet wat er op voorraad ligt.

Beide splitsingen staan los van elkaar. Je kunt dus een gesplitste voorraad hebben terwijl de administratie gegroepeerd blijft, of andersom.

Tip: wil je zien hoe jouw situatie er nu voor staat? Op de overzichtspagina lees je het in één oogopslag af aan de samenvattingschips bovenaan.

Waar je het vestigingbeheer vindt

Het beheer van vestigingen is bedoeld voor beheerders. Je opent het via je account:

1. Klik rechtsboven op je account (de avatar met je initialen).
2. Kies Locaties in het menu dat openklapt.

Op de overzichtspagina zie je bovenaan twee samenvattingschips — Financieel en Voorraad — die tonen of je administratie en voorraad gegroepeerd of gesplitst zijn, met het aantal erbij. Daaronder staat de lijst met al je vestigingen, met per rij de naam, de code, of het een fiscale entiteit en/of voorraadlocatie is, de Picqer-koppeling en de status (Actief of Inactief).

Hoe je dit terugziet in de rest van CarParts

Zodra je meer dan één vestiging hebt, verschijnt er rechtsboven een keuzelijst voor de actieve locatie. Daarmee bepaal je welke vestiging je op dat moment bekijkt, of je kiest Alle locaties voor een geconsolideerd overzicht. Op de overzichten van facturen, retouren en bestellingen kun je bovendien op vestiging filteren. Hoe dat werkt lees je in 'De actieve locatie kiezen'.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Meerdere vestigingen zijn bedoeld om je bedrijf organisatorisch te splitsen, niet om te bepalen wie waar mag werken — toegang per medewerker regel je via de machtigingen. Houd er ook rekening mee dat een klant altijd bij een vaste vestiging hoort: op welke vestiging een order of factuur geboekt wordt, volgt uit de klant, niet uit de vestiging die je op dat moment bekijkt.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien wat een vestiging is, dat de eigenschappen Fiscale entiteit en Voorraadlocatie je administratie en voorraad onafhankelijk van elkaar splitsen, en waar je het vestigingbeheer vindt. Wil je nu zelf een vestiging inrichten, lees dan 'Een vestiging aanmaken of aanpassen'. Werk je al met meerdere vestigingen, dan helpt 'De actieve locatie kiezen' je om snel te wisselen.