Een vestiging aanmaken of aanpassen

In dit artikel leggen we uit hoe je een nieuwe vestiging aanmaakt en hoe je de gegevens van een bestaande vestiging aanpast. Je gebruikt dit zodra je een filiaal, magazijn of rechtspersoon wilt toevoegen, of wanneer er iets wijzigt aan een vestiging die je al hebt. Het inrichten van vestigingen is bedoeld voor beheerders.

Waar je het vestigingbeheer opent

1. Klik rechtsboven op je account (de avatar met je initialen).
2. Kies Locaties in het menu.

Je komt op het overzicht met al je vestigingen. Rechtsboven staat de knop Nieuwe locatie.

Zo maak je een nieuwe vestiging aan

1. Klik op Nieuwe locatie.
2. Vul op het tabblad Algemeen de gegevens in:
   • Naam — de naam van de vestiging, bijvoorbeeld 'Rotterdam'. Dit veld is verplicht.
   • Code — een korte code. CarParts vult hier alvast een voorstel in dat je mag aanpassen.
   • Inkoop-bestelnummer prefix — een korte aanduiding (bijvoorbeeld 'AM' of 'NIJ') die vóór het bestelnummer van inkopen komt te staan, zodat je in het inkooporder-overzicht ziet voor welke vestiging is ingekocht. Laat je dit leeg, dan krijgt deze vestiging geen prefix.
   • Fiscale entiteit — zet aan als deze vestiging een eigen administratie voert (eigen facturen, BTW en bedrijfsgegevens).
   • Voorraadlocatie — zet aan als de voorraad op deze vestiging apart wordt bijgehouden met een eigen magazijn.
   • Actief — laat aan zolang de vestiging in gebruik is.
3. Klik op Toevoegen.

Let op: de hoofdlocatie is altijd zowel fiscale entiteit als voorraadlocatie. Voor die vestiging staan beide schakelaars vast aan.

Zodra je de vestiging hebt toegevoegd, opent CarParts het volledige bewerkscherm met extra tabbladen.

De tabbladen van een vestiging

Welke tabbladen je ziet, hangt af van de eigenschappen van de vestiging en van je rechten:

• Algemeen — de basisgegevens die je hierboven invulde.
• Bedrijfsgegevens — alleen bij een fiscale entiteit. Hier staan de bedrijfsnaam, het adres, KvK-, BTW- en IBAN-nummer en de contactgegevens die op facturen en offertes van deze vestiging verschijnen. Je kunt optioneel een afwijkend factuuradres en een afleveradres (waar leveranciers naartoe leveren) invullen. Laat je die leeg, dan wordt het bedrijfsadres gebruikt.
• Koppelingen — de koppelingen van deze vestiging, zoals Picqer, en de automatische bestellingen per leverancier. Hier kies je ook de twee Picqer-magazijnen van de vestiging (zie hieronder).
• Bestelbaarheid depot — hier vink je aan welke leveranciers en depots daadwerkelijk aan deze vestiging leveren. Staat er iets uit, dan wordt een bestelling die daarheen zou gaan automatisch omgeleid via een vestiging die er wél kan bestellen. Standaard levert alles aan de vestiging.
• Facturatie — alleen bij een fiscale entiteit. Hier beheer je de eigen nummerreeksen (factuur-, offerte-, order- en overige tellers). Staat er 'overgenomen' bij een reeks, dan telt deze vestiging nog mee in de reeks van de hoofdlocatie; sla de reeks op om er een eigen doorlopende nummering van te maken.

Een vestiging koppelen aan Picqer

Elke vestiging heeft een eigen hoofdmagazijn en retourmagazijn in Picqer. Op het tabblad Koppelingen:

1. Zorg dat de Picqer-sleutel is ingevuld; daarna verschijnen de beschikbare magazijnen.
2. Kies het Hoofdmagazijn (waar orders vandaan gaan) en het Retourmagazijn (waar retouren binnenkomen). Met de knop Auto-voorstel laat je CarParts het best passende magazijn voorstellen.
3. Klik op Opslaan.

Let op: bestaat een magazijn nog niet in Picqer, maak het dan eerst in Picqer zelf aan — dat kan niet vanuit CarParts.

Een vestiging aanpassen

Klik in het overzicht op een vestiging om het bewerkscherm te openen. Pas de gewenste gegevens aan en klik op Opslaan op het betreffende tabblad. Wil je een vestiging tijdelijk niet meer gebruiken, zet dan op Algemeen de schakelaar Actief uit in plaats van de vestiging te verwijderen.

Tip: verlaat je een tabblad met niet-opgeslagen wijzigingen, dan waarschuwt CarParts je zodat je niets kwijtraakt.

Een vestiging verwijderen

In het overzicht staat achter elke vestiging een prullenbak-icoon. Klik erop en bevestig om de vestiging te verwijderen. De hoofdlocatie kun je niet verwijderen — die is herkenbaar aan een slot-icoon en dient als terugval voor documenten en instellingen. Is een vestiging nog in gebruik, dan kan het verwijderen geweigerd worden.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Dit scherm is om vestigingen in te richten en te onderhouden. Het dagelijks wisselen tussen vestigingen doe je niet hier, maar met de keuzelijst rechtsboven — zie 'De actieve locatie kiezen'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je via Locaties een vestiging aanmaakt op het tabblad Algemeen, welke tabbladen daarna beschikbaar komen, hoe je de Picqer-magazijnen koppelt en hoe je een vestiging aanpast of verwijdert. Voor de achtergrond van fiscale entiteiten en voorraadlocaties lees je 'Werken met meerdere vestigingen'.