Inkoopprijzen per leverancier beheren

In dit artikel leggen we uit hoe je per leverancier vastlegt welke inkoopkortingen gelden, zodat jouw werkelijke inkoopprijs klopt. Je leveranciers leveren meestal een bruto- of basisprijs aan; de kortingen die jij met ze hebt afgesproken bepalen wat je er uiteindelijk voor betaalt. In CarParts beheer je die kortingen op één plek, per leverancier. We laten zien hoe je kortingen op alle producten of per productgroep instelt, hoe je het resultaat controleert, en wat er daarna met je prijzen gebeurt.

Waarom je dit gebruikt

De inkoopprijs is de basis waarop CarParts je verkoopprijzen berekent. Als je leverancierskortingen niet (meer) kloppen, reken je met een verkeerde inkoopprijs en dus met een verkeerde marge. Door de kortingen per leverancier actueel te houden, weet je zeker dat de prijsmotor met de juiste inkoopprijs rekent.

Je vindt deze module in CarParts onder Inkopen → Inkoopprijzen. Bovenaan staan twee tabbladen: Per leverancier (waar je de kortingen beheert) en Alle kortingsregels (een overzicht van alles bij elkaar). Dit artikel gaat over het tabblad Per leverancier.

Tip: Bovenaan de pagina staat het uitklapblok Hoe wordt de verkoopprijs bepaald?. Daar zie je in welke volgorde CarParts een prijs bepaalt — de leveranciersprijs is daarbij de basis waar alles op rekent. Handig om even open te klappen als je wilt begrijpen waar de inkoopprijs in het geheel past.

Een leverancier kiezen

Aan de linkerkant zie je de lijst Leveranciers. Onder elke naam staan kleine labels met de basiskorting (bijvoorbeeld −15%) en het aantal productgroep-acties, zodat je in één oogopslag ziet bij wie iets is ingesteld.

1. Typ eventueel een naam in het veld 'Zoek leverancier...' om de lijst te filteren.
2. Klik op de leverancier die je wilt beheren. Rechts verschijnen meteen zijn kortingsregels.

Zie je een leverancier niet staan? Dan is die in CarParts nog niet als hoofdleverancier aangemerkt. Zoek de leverancier op in het CRM en zet daar de instelling Main supplier aan; daarna verschijnt hij in deze lijst.

Let op: Levert een leverancier zijn inkoopprijzen via een automatische prijsfeed, dan verschijnt er een melding dat de kortingsregels van die leverancier tijdelijk niet meetellen. De inkoopprijzen komen dan rechtstreeks uit de feed. De regels blijven staan en gaan weer meetellen zodra de feed-koppeling bij Inkoop-leveranciers wordt losgekoppeld.

Kortingen op alle producten

De bovenste kaart heet Op alle producten. Deze kortingen gelden voor álle artikelen van de gekozen leverancier. Je kunt hier drie soorten regels kwijt:

• Leveranciersbonus — de algemene bonuskorting die je van de leverancier krijgt.
• Betalingskorting — de korting die je krijgt voor (snel) betalen.
• Interne inkoopkorting — een bijzondere regel die alléén bepaalt bij welke leverancier je het voordeligst inkoopt. Deze verlaagt je vastgelegde kost- of verkoopprijs niet; hij telt alleen mee in de vergelijking tussen leveranciers.

Deze kortingen werken cascaderend: ze worden na elkaar toegepast (eerst de betalingskorting, dan de productgroep, dan de bonus), niet simpelweg bij elkaar opgeteld. In de subtitel van de kaart zie je de resulterende basiskorting op alle producten staan.

Kortingen per productgroep

De tweede kaart heet Per productgroep. Hiermee geef je een extra korting die alléén geldt voor een deel van het assortiment van deze leverancier. Je bakent zo'n regel af op een artikelgroep, een merk en/of een leverancier-productgroepcode. Naast de gewone productgroep-korting kun je hier ook een regel van het type Korting op brutoprijs kwijt; die wordt gebruikt om de inkoopprijs te berekenen in het geval dat alleen de brutoprijs bekend is.

Omdat een leverancier hier duizenden regels kan hebben, wordt deze kaart per pagina geladen en is hij doorzoekbaar. Boven de lijst staat een filterbalk:

1. Kies bij Type waarop je wilt filteren: 'Alle', 'Artikelgroep', 'Merk' of 'Leverancier productgroep'.
2. Vul bij Waarde de artikelgroep, het merk of de code in waarop je zoekt.
3. Gebruik Omschrijving om op de notitie van een regel te zoeken.
4. De filters werken samen (allemaal tegelijk). Klik op Wissen om ze te legen.

Onderaan blader je met de pager door de regels; je kunt instellen hoeveel regels je per pagina ziet.

Een regel toevoegen, wijzigen of verwijderen

Elke kaart heeft rechtsboven een knop Regel toevoegen. Daarmee verschijnt bovenaan een nieuwe, nog lege regel.

1. Klik op Regel toevoegen.
2. Kies in de nieuwe regel het Type uit de keuzelijst (welke types mogen, hangt af van de kaart).
3. Vul de rest in: voor een korting per productgroep kies je een Artikelgroep en/of Merk via de zoekvelden, eventueel een leverancier-productgroepcode, en een periode.
4. Vul bij het kortingsveld het percentage in (stapjes van 0,5; tussen 0 en 100). Het minteken ervoor geeft aan dat het om een korting gaat.
5. Klik op het vinkje om de regel te bevestigen, of op het kruisje om hem te annuleren.

Wijzigingen worden direct opgeslagen, per regel, terwijl je typt. Er is daarom bewust geen 'Annuleren'-knop: er valt niets terug te draaien omdat elke aanpassing al bewaard is. De knop Opslaan rechtsboven zorgt alleen dat eventueel nog lopende opslagacties worden afgerond en ververst het scherm.

Verder per regel:

• Met de schakelaar onder 'Actief' zet je een regel tijdelijk aan of uit zonder hem te verwijderen.
• Met Periode wijzigen geef je een regel een ingangs- en/of einddatum, of zet je hem met Doorlopend weer op onbeperkt.
• Met het prullenbak-icoon verwijder je een regel. Bij een bestaande regel vraagt CarParts eerst om een bevestiging.

Let op: Het type van een regel kun je alleen kiezen zolang de regel nieuw is. Zodra een regel is opgeslagen, staat het type vast. Klopt het type niet? Verwijder de regel dan en maak een nieuwe aan.

Zo controleer je het resultaat

Links onder de leverancierslijst staat het blok Rekenvoorbeeld. Daarmee zie je voor een concreet artikel hoe de basisprijs via jouw kortingen de berekende inkoopprijs wordt — ideaal om te controleren of een nieuwe regel doet wat je verwacht.

1. Zorg dat links de juiste leverancier geselecteerd is.
2. Typ een Artikelcode in het zoekveld en druk op Enter of klik op Zoeken.
3. Je ziet per gevonden artikel de basisprijs, de kortingen die meetellen, en de resulterende inkoopprijs.

Het rekenvoorbeeld bepaalt automatisch in welke productgroep het artikel valt. Bonus- en betalingskorting gelden op alle producten; een productgroep-korting komt daar bovenop als het artikel in die groep valt. Verlopen of geplande regels tellen niet mee.

Tip: Staat dezelfde artikelcode bij meerdere leveranciers? Gebruik dan de notatie artikelcode_leverancierID om precies de juiste te kiezen — dezelfde notatie als in Picqer.

Veel regels tegelijk: importeren en exporteren

Moet je in één keer veel kortingen aanpassen, dan werk je sneller met Excel. Rechtsboven op de pagina staan de knoppen Export en Import.

Met Export download je alle inkoopkortingen als Excel-bestand. De export draait op de achtergrond; je ziet de voortgang en de download start automatisch zodra het bestand klaar is.

Met Import open je een wizard in vier stappen. De knop verschijnt alleen als je schrijfrechten op Inkopen hebt.

1. Bestand — sleep een .xlsx-bestand naar het vlak of klik om er een te kiezen. CarParts herkent zelf de kopregel en toont een voorbeeld.
2. Kolommen — controleer welke kolom bij welk veld hoort. Leverancier, Type en Kortingspercentage zijn verplicht; de rest (categorie, merk, productgroepcode, periode, actief, notitie) is optioneel. Kolommen worden automatisch herkend, maar je kunt ze bijstellen.
3. Bevestigen — hier zie je een samenvatting. Standaard voegt de import toe en werkt hij bij, en laat hij bestaande regels die niet in het bestand staan met rust. Wil je een volledige vervanging, zet dan Ontbrekende regels verwijderen aan; alles wat niet in het bestand voorkomt wordt dan verwijderd. Dit is onomkeerbaar.
4. Voortgang — de import draait op de achtergrond. Na afloop zie je hoeveel regels zijn toegevoegd, bijgewerkt, ongewijzigd, verwijderd of overgeslagen.

Zijn er regels overgeslagen, dan zie je per reden hoeveel het er zijn (bijvoorbeeld: leverancier niet gevonden, type ongeldig of een leeg sleutelveld) en kun je de volledige lijst als Excel downloaden om te corrigeren.

Let op: De optie Ontbrekende regels verwijderen is bedoeld als je het Excel-bestand als complete waarheid wilt gebruiken. Gebruik hem alleen als je zeker weet dat het bestand álle gewenste regels bevat.

Wat er daarna gebeurt

Je wijzigingen worden per regel direct bewaard, maar ze zijn niet meteen in je verkoopprijzen verwerkt. De kortingen worden pas bij de eerstvolgende nachtelijke prijzen-sync doorgerekend naar de berekende inkoop-nettoprijzen. Pas daarna rekent CarParts je verkoopprijzen met de nieuwe inkoopprijs door.

De inkoopprijs raakt dus meer dan alleen dit scherm:

• Je verkoopprijzen worden op de nieuwe inkoopprijs gebaseerd (via de normale prijsbepaling).
• De prijscontrole bovenaan de pagina — de tellers voor producten die onder de inkoopprijs of met een lage marge verkocht worden — rekent met deze inkoopprijzen.
• Via het statuslabel Live naar Optiply zie je dat de kortingen ook meegaan naar je besteladvies/voorraadaanvulling.

Waarvoor je dit niet gebruikt

• Niet om je verkoopprijzen of marges rechtstreeks te zetten. Dat doe je met prijsregels, vaste nettoprijzen (topproducten) of de marge van de klantsoort. Zie 'Prijsregels instellen' en 'Topproducten beheren'.
• Niet om een eenmalige prijs voor één artikel vast te leggen; een regel geldt altijd voor alle producten of voor een hele productgroep van de leverancier.
• Niet om leveranciers toe te voegen. Dat regel je in het CRM met de instelling Main supplier.
• De interne inkoopkorting is geen echte prijsverlaging op je kostprijs; hij stuurt alleen bij welke leverancier je inkoopt.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je per leverancier je inkoopkortingen beheert: kortingen op alle producten (bonus, betaling en de interne inkoopkorting) en kortingen per productgroep, inclusief periodes, het rekenvoorbeeld om het resultaat te controleren, en de import/export voor grote aantallen. Je weet nu ook dat de kortingen pas bij de nachtelijke prijzen-sync in je verkoopprijzen worden verwerkt.

Wil je alle kortingen van al je leveranciers in één overzicht zien? Lees dan 'Alle inkoopprijsregels bekijken'. Wil je begrijpen hoe de inkoopprijs doorwerkt in je verkoopprijs? Kijk dan bij 'Prijsregels instellen'.