Het inkooporder-overzicht gebruiken

In dit artikel leggen we uit hoe je het inkooporder-overzicht gebruikt. Dit scherm is je startpunt voor alles wat je bij leveranciers bestelt: je vindt er elke inkooporder terug, ziet in één oogopslag de status en kunt van hieruit doorklikken, mailen, dupliceren of verwijderen. Gebruik het overzicht dus vooral om grip te houden op lopende en afgeronde bestellingen; het aanmaken en inhoudelijk bewerken van een order doe je op de order zelf.

Je opent het overzicht via Voorraad & inkoop > Inkooporders. Bovenaan zie je de titel Inkooporders met daaronder de korte uitleg "Zoek, filter en volg je inkooporders bij leveranciers."

Wanneer gebruik je dit overzicht

Het overzicht is bedoeld om snel een bestaande inkooporder terug te vinden en de voortgang te bewaken. Denk aan vragen als: "Is die bestelling bij mijn leverancier al verstuurd?", "Welke orders staan nog als concept klaar?" of "Wat heb ik vorige maand bij een bepaalde leverancier besteld?". Voor dat soort vragen filter en zoek je hier, zonder dat je elke order los hoeft te openen.

Let op dat het overzicht altijd de inkooporders toont van de vestiging die je bovenin hebt geselecteerd. Werk je met meerdere vestigingen, wissel dan eerst van vestiging als je de bestellingen van een andere locatie wilt zien; de lijst laadt dan automatisch opnieuw.

Zo zoek en filter je

Boven de tabel staan een zoekveld en een aantal filters. Je kunt ze los of gecombineerd gebruiken:

1. Typ in het veld Zoeken een zoekterm (bijvoorbeeld een leveranciersnaam of een inkoopnummer) en klik op het vergrootglas of druk op Enter.
2. Beperk de periode met de velden Van en T/m door een begin- en einddatum te kiezen.
3. Kies bij Status welke fase je wilt zien: Alle, Concept, Verzonden, Ontvangen of Definitief.

Elke wijziging zet je meteen terug naar de eerste pagina en ververst de lijst. Onderaan bepaal je met de paginering hoeveel regels je per pagina ziet (5, 10, 25 of 100). Die keuze onthouden we voor jou, zodat de lijst de volgende keer meteen goed staat.

Tip: klik op de kopjes Id, Inkoopdatum of Inkoopbedrag om de lijst op die kolom te sorteren. Nog een keer klikken draait de volgorde om.

Wat de kolommen je vertellen

Elke rij is één inkooporder. De kolommen laten het volgende zien:

• Id en #: het interne volgnummer en het inkoopnummer van de order.
• Picqer: als je omgeving met Picqer werkt, zie je hier het Picqer-inkoopordernummer met het Picqer-logo. Staat de order in Picqer, dan opent een klik erop de order direct in Picqer in een nieuw tabblad.
• Leverancier: bij wie je besteld hebt.
• Inkoopdatum en Inkoopbedrag: de besteldatum en het totaalbedrag.
• Status: de fase waarin de order staat.
• Regels: beweeg over het informatie-icoon om de bestelde artikelen en aantallen te zien zonder de order te openen.

Acties per inkooporder

Achteraan elke rij staat een actieknop (drie puntjes). Daarin vind je, afhankelijk van je rechten en de status van de order:

• PDF inzien – opent de inkooporder als pdf in een nieuw tabblad.
• Inkooporder inzien – opent de order om hem te bekijken of te bewerken.
• Dupliceren – maakt een nieuwe order op basis van deze.
• E-mail versturen – opent het e-mailvenster om de order te versturen.
• Crediteren – verschijnt zodra een order betaald is.
• Verwijderen – haalt de order weg.

Helemaal bovenaan rechts staat de knop Nieuwe inkoop. Dat is dé primaire actie van dit scherm: hiermee begin je een nieuwe bestelling.

Meerdere inkooporders tegelijk verwijderen

Moet je in één keer opruimen? Vink dan links in de rijen de orders aan die je wilt weghalen, of gebruik het selectievakje in de kop om alle zichtbare orders te selecteren. Bovenin verschijnt dan een knop met het aantal geselecteerde orders. Klik daarop en kies Verwijder geselecteerde inkooporders. Je krijgt eerst een bevestigingsvraag, want verwijderen kun je niet ongedaan maken.

Let op: verwijderde inkooporders zijn definitief weg. Twijfel je, laat de order dan staan of zet hem desnoods op concept.

Aanvulling-inkooporders herkennen

Komt een concept-order voort uit een voorraadaanvulling, dan zie je een extra label Aanvulling bij de status en in de rij een knop Inkopen. Met die knop plaats je de bestelling alsnog bij de leverancier. Leveranciers waarbij automatisch bestellen uitstaat, blijven als concept staan en worden niet automatisch ingekocht. Dezelfde actie vind je in de actieknop onder Verwerken (bestellen).

Heb je beheerdersrechten op het hoogste niveau, dan kan er bovenaan het scherm ook een systeemwijde schakelaar staan om aanvulling-inkooporders automatisch te laten verwerken. Zie je die schakelaar niet, dan heb je er simpelweg geen toegang toe en verandert er niets aan je gewone werkwijze.

Waarvoor je dit overzicht niet gebruikt

Het overzicht is om te zoeken, filteren en opvolgen. Je stelt hier geen regels, aantallen of prijzen van een order in; dat doe je door de order te openen. Ook je voorraadstanden pas je hier niet aan. En om te zien wat je nog moet bijbestellen, gebruik je het aparte voorraadscherm binnen inkoop.

In dit artikel heb je gezien hoe je in het inkooporder-overzicht orders terugvindt, filtert, opvolgt en bulksgewijs beheert. Wil je een order inhoudelijk opstellen of wijzigen, lees dan 'Een inkooporder bekijken en bewerken'. Wil je snel een vergelijkbare order maken, kijk dan bij 'Een inkooporder dupliceren of crediteren'.