Een inkooporder e-mailen

In dit artikel leggen we uit hoe je een inkooporder per e-mail verstuurt. Dat gebruik je om je bestelling direct naar de leverancier te sturen, zonder dat je buiten CarParts om hoeft te werken. Je start de e-mail vanuit het inkooporder-overzicht, via de actieknop (drie puntjes) achter de order.

Wanneer mail je een inkooporder

Je mailt een inkooporder als je de bestelling bij je leverancier wilt plaatsen of bevestigen. Omdat CarParts de order en de leveranciergegevens al kent, hoef je de e-mail niet helemaal zelf op te bouwen: de belangrijkste velden worden voor je ingevuld en jij controleert en verstuurt.

Zo verstuur je de e-mail

1. Zoek in het overzicht de inkooporder die je wilt versturen.
2. Klik op de actieknop en kies E-mail versturen. Het venster E-mail versturen opent.
3. Controleer de Afzender en de Ontvanger. Wil je meerdere ontvangers, klik dan op Ontvanger toevoegen.
4. Vul zo nodig een adres in bij CC of BCC.
5. Controleer het Onderwerp en kies eventueel een ander sjabloon bij Mailtemplate.
6. Werk de tekst bij in het veld Bericht.
7. Klik op Verzenden.

Wat er automatisch wordt ingevuld

Als je het venster opent, zet CarParts al zoveel mogelijk klaar. De ontvanger wordt gevuld met het e-mailadres van de leverancier, de afzender met het e-mailadres van je eigen bedrijf, en het onderwerp en de berichttekst komen uit het gekozen mailsjabloon. Je kunt alles nog aanpassen voordat je verstuurt.

Tip: kies bij Mailtemplate een ander sjabloon als de standaardtekst niet past. Zo verstuur je altijd een nette, consistente bestelmail. Sjablonen beheer je in 'E-mailsjablonen'.

Bijlagen meesturen

Wil je iets meesturen, dan kan dat op twee manieren. Onder Bijlagen klik je op Bestanden kiezen om bestanden van je computer toe te voegen; die zie je daarna in een lijstje staan en kun je er met het prullenbak-icoon ook weer afhalen. Daarnaast kun je bijlagen aanvinken die al bij deze order of relatie zijn opgeslagen.

Wat e-mailen beïnvloedt

Het versturen van een e-mail verzendt alleen de mail; de status van de inkooporder zelf verandert hier niet. De verzonden mail wordt wel vastgelegd, zodat je later kunt terugzien dat en wanneer je de order hebt gemaild.

Let op: controleer altijd de ontvanger en de bijlagen voordat je op Verzenden klikt. Een verstuurde e-mail kun je niet terughalen.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Het e-mailvenster is om de order te versturen, niet om de inhoud ervan te wijzigen. Moet je nog iets aan de regels of aantallen aanpassen, doe dat dan eerst op de order zelf en mail daarna pas.

In dit artikel heb je gezien hoe je een inkooporder per e-mail naar je leverancier stuurt en hoe je afzender, ontvangers en bijlagen regelt. Wil je de order eerst nog aanpassen, lees dan 'Een inkooporder bekijken en bewerken'. Om de juiste order terug te vinden, gebruik je 'Het inkooporder-overzicht gebruiken'.