Een inkooporder dupliceren of crediteren

In dit artikel leggen we uit hoe je een inkooporder dupliceert of crediteert. Dupliceren gebruik je als je een bestelling wilt herhalen of als basis wilt nemen voor een nieuwe order. Crediteren gebruik je als een betaalde order ongedaan gemaakt of teruggeboekt moet worden. Allebei de acties start je vanuit het inkooporder-overzicht, via de actieknop (drie puntjes) achter een order.

Wanneer dupliceer je een inkooporder

Bestel je regelmatig (bijna) dezelfde artikelen bij dezelfde leverancier? Dan hoef je dat niet elke keer opnieuw in te typen. Door een eerdere order te dupliceren, begin je met een kopie waarin de leverancier en de regels al klaarstaan. Je past alleen nog aan wat anders is, bijvoorbeeld de aantallen of de datum.

Zo dupliceer je een inkooporder

1. Zoek in het overzicht de order die je als basis wilt gebruiken.
2. Klik op de actieknop achter die order en kies Dupliceren.
3. Er opent een nieuwe order waarin de gegevens van het origineel al zijn overgenomen.
4. Controleer en pas aan wat nodig is: leverancier, besteldatum, regels en aantallen.
5. Klik op Opslaan om de nieuwe order aan te maken.

Tip: de gedupliceerde order is een losstaande, nieuwe order. De oorspronkelijke order blijft ongewijzigd staan, dus je kunt gerust experimenteren met de kopie.

Wanneer crediteer je een inkooporder

Crediteren gebruik je om een order die al betaald is terug te boeken, bijvoorbeeld bij een retour of een correctie. Daarom is de actie Crediteren pas beschikbaar zodra een inkooporder de status betaald heeft. Bij een concept of een nog niet betaalde order zie je deze optie niet.

Zo crediteer je een inkooporder

1. Zoek in het overzicht de betaalde order.
2. Klik op de actieknop en kies Crediteren.
3. Bevestig de vraag "Weet je zeker dat je deze factuur wilt crediteren?".

CarParts maakt daarna de creditboeking aan en ververst het overzicht, zodat je het resultaat meteen terugziet.

Wat dupliceren en crediteren beïnvloeden

Dupliceren voegt een nieuwe concept-order toe; aan het origineel verandert niets. Crediteren maakt juist een tegenboeking bij de bestaande order en laat de administratie kloppen. Houd er rekening mee dat crediteren je voorraad- en financiële administratie raakt, terwijl dupliceren pas effect heeft zodra je de nieuwe order opslaat en verder afhandelt.

Let op: voor dupliceren en crediteren heb je de bijbehorende rechten nodig. Zie je de optie niet in de actieknop, vraag dan een beheerder om je de juiste rechten te geven.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Dupliceren is geen manier om een bestaande order te wijzigen; daarvoor open je de order zelf. En crediteren is niet bedoeld om een concept of een onbetaalde order te annuleren: zo'n order verwijder je gewoon in het overzicht.

In dit artikel heb je gezien hoe je een inkooporder dupliceert voor een snelle herhaalbestelling en hoe je een betaalde order crediteert. Wil je de gedupliceerde order daarna aanpassen, lees dan 'Een inkooporder bekijken en bewerken'. Om orders terug te vinden en te beheren, kijk je bij 'Het inkooporder-overzicht gebruiken'.