Een inkooporder bekijken en bewerken

In dit artikel leggen we uit hoe je een inkooporder opent, samenstelt en bijwerkt. Een inkooporder is de bestelling die je bij een leverancier plaatst: je kiest de leverancier, zet de artikelen die je wilt bestellen op regels en volgt de order daarna tot hij binnen en afgerond is. Je gebruikt dit scherm dus om een bestelling van begin tot eind vast te leggen.

Je komt op dit scherm via de knop Nieuwe inkoop in het inkooporder-overzicht, of door bij een bestaande order Inkooporder inzien te kiezen. Boven in beeld zie je Inkooporder toevoegen bij een nieuwe order, of Inkooporder aanpassen bij een bestaande.

Een nieuwe inkooporder beginnen

Bovenaan vul je de kopgegevens van de order in. Welke velden je precies ziet, hangt af van de instellingen van je omgeving:

1. Kies bij Leverancier bij wie je bestelt. Staat de leverancier er nog niet tussen, klik dan op het plusje ernaast om de relatie aan te maken (daarvoor heb je wel rechten op het klantenbeheer nodig).
2. Stel de Besteldatum in.
3. Bij Inkoopnummer zie je het nummer dat de order krijgt; dit telt automatisch op.
4. Vul eventueel een Referentie in zodat je de order later makkelijk terugvindt.
5. Kies bij Verwachte leverdatum wanneer je de goederen verwacht.
6. Geef zo nodig een Leveradres en een Opmerking op.

Tip: de verwachte leverdatum rekent standaard door op basis van je besteldatum en de ingestelde termijn. Je kunt de datum altijd handmatig aanpassen.

Voorgestelde bestelregels overnemen

Begin je een lege, nieuwe order en kies je een leverancier, dan kan CarParts je een voorzet geven. Op basis van je minimale en beschikbare voorraad (en eventuele vraag uit abonnementen) verschijnt een venster met Voorgestelde bestelregels. Per regel zie je het besteladvies en de onderliggende cijfers. Bevestig je het venster, dan worden die regels meteen in de order gezet, zodat je ze alleen nog hoeft na te lopen.

Regels toevoegen en aanpassen

De artikelen die je bestelt, staan onder Regels. Zo voeg je een regel toe:

1. Klik op Nieuwe regel. Er opent een venster.
2. Zoek bij Product/dienst het artikel. Heeft het artikel varianten, kies dan de juiste bij Variant.
3. Vul het Aantal en de Eenheid in.
4. Controleer Code, Artikel en Omschrijving.
5. Vul bij P.P.E (prijs per eenheid) in wat je de leverancier betaalt. Je kunt dit zowel exclusief als inclusief btw invullen; het andere veld rekent mee.
6. Kies het juiste Btw percentage en geef eventueel een Korting op als percentage of als bedrag.
7. Klik op Toevoegen.

Een bestaande regel pas je aan met het potlood-icoon; met Verwijderen haal je hem weg. Onder de regels houdt een totaaloverzicht automatisch de korting, het bedrag exclusief btw, de btw-bedragen en het eindtotaal bij.

De status van een inkooporder

Een inkooporder doorloopt een paar fasen. Rechtsboven vind je de knoppen die daarbij horen:

• Opslaan – bewaart je wijzigingen. Een nieuwe order blijft daarmee als concept staan, zodat je er later mee verder kunt.
• Ontvangen – gebruik je zodra de goederen binnen zijn. De order wordt dan eerst opgeslagen en daarna als ontvangen geregistreerd.
• Definitief – rondt een ontvangen order af en zet hem vast.

Is voor jouw omgeving het werken met batches aangezet, dan kun je bij een ontvangen order per regel aantallen, een T.H.T.-datum en een korting-bij-naderende-houdbaarheid vastleggen. CarParts waarschuwt als de ingevoerde aantallen niet overeenkomen met het bestelde aantal.

Let op: een Definitief gemaakte order kun je niet meer bewerken. Controleer daarom eerst de regels, aantallen en prijzen voordat je hem vastzet.

Wat er in de rest van CarParts verandert

Een inkooporder staat niet op zichzelf. Het ontvangen en afronden van een order werkt je voorraadadministratie bij, zodat je in het voorraadscherm binnen inkoop en op het artikel zelf de juiste standen terugziet. Gekoppelde artikelen op de regels verwijzen bovendien naar de artikelpagina, zodat je snel kunt doorklikken. Werk je met Picqer, dan is de order ook daar terug te vinden.

Waarvoor je dit scherm niet gebruikt

Op dit scherm stel je de inhoud van één order samen. Je verstuurt de order hier niet per e-mail en je crediteert hem hier ook niet; daarvoor gebruik je de acties in het overzicht. Instellingen die voor álle inkooporders gelden, zoals het startnummer, regel je apart in de inkoop-instellingen.

In dit artikel heb je gezien hoe je een inkooporder opbouwt, regels toevoegt en de order ontvangt en definitief maakt. Wil je een bestaande order als startpunt nemen, lees dan 'Een inkooporder dupliceren of crediteren'. Wil je de order naar je leverancier sturen, kijk dan bij 'Een inkooporder e-mailen'.