Artikelen importeren

In dit artikel leggen we uit hoe je producten importeert in CarParts. Met de importwizard lees je een Excel-bestand in om je eigen producten toe te voegen, bestaande producten bij te werken of de inkoopprijzen van een leverancier te verversen. Je bepaalt zelf welke kolom bij welk veld hoort, controleert eerst een voorbeeld, en start de import pas als alles klopt. We lopen samen door de voorbereiding en de vijf stappen van de wizard.

Wanneer gebruik je de import

Je gebruikt de import als je in één keer veel producten of prijzen wilt verwerken, bijvoorbeeld om:

• je eigen producten toe te voegen die nog niet in de catalogus staan;
• een nieuwe prijslijst van een leverancier in te lezen;
• bestaande producten in bulk bij te werken (bijvoorbeeld een nieuwe naam, EAN of rapportagegroep).

Bestaande producten worden herkend en bijgewerkt — ze worden nooit dubbel aangemaakt. Zo kun je dezelfde prijslijst elke keer opnieuw inlezen zodra er een nieuwe versie is.

Je bestand voorbereiden

De import werkt met een .xlsx-bestand (Excel). In de eerste stap van de wizard staat een knop Sjabloon downloaden: dat geeft je een leeg Excel-bestand met alle mogelijke kolommen als koprij. Vul dat in en je bent zeker dat de kolommen straks goed herkend worden.

Elk product heeft een paar verplichte kolommen: een productcode, een naam, een EAN, een rapportagegroep, en een merk (óf een merknaam, óf een TecDoc merk-id — één van de twee volstaat). De wizard toont deze verplichte velden als geheugensteun bovenaan.

Ken je het TecDoc merk-id van een merk niet? In stap 1 kun je een merk op naam opzoeken om het id te vinden. Staat je merk er niet bij, dan kun je ter plekke een eigen merk aanmaken; de wizard legt uit welk id je dan in je Excel-bestand zet.

Tip: gebruik het sjabloon als basis. De koppen sluiten aan op de automatische herkenning, zodat een ingevuld sjabloon bij het uploaden meteen goed gekoppeld staat.

Stap voor stap door de wizard

Je opent de wizard via Artikelen, de knop met de drie puntjes (…) en dan Producten importeren. De wizard heeft vijf stappen, die je bovenin als een balk ziet: Bestand, Kolommen, Koppelen, Voorbeeld en Importeren.

1. Bestand

1. Kies bij Profiel of je een Nieuw profiel maakt of een bestaand profiel hergebruikt. Een profiel bewaart je kolom-koppeling, zodat je de volgende versie van dezelfde prijslijst in één klik weer kunt inlezen.
2. Geef het profiel een naam (bijvoorbeeld de naam van de leverancier) en eventueel een omschrijving.
3. Sleep je .xlsx-bestand naar het upload-vak of klik om het te kiezen.
4. Kies het juiste werkblad en controleer de kopregel (de rij met de kolomnamen). CarParts raadt deze meestal goed.

2. Kolommen

Hier koppel je elke kolom uit je bestand aan het juiste veld. Gekoppelde kolommen worden groen gemarkeerd in het voorbeeld.

• Klik op Automatisch voorstellen om CarParts een eerste koppeling te laten voorstellen. Gekoppelde velden krijgen het label 'voorgesteld'; controleer ze.
• Kies per veld de bijbehorende kolom, of vul een vaste waarde in als elke rij dezelfde waarde moet krijgen (bijvoorbeeld altijd hetzelfde merk).
• Stel bij Bijwerken op in waarop bestaande producten worden herkend: Productcode + merk, Alleen productcode of EAN.
• Zet het Decimaalteken goed (automatisch, punt of komma) zodat prijzen correct worden gelezen.
• Koppel onder Leverancier-prijzen de leverancier en de bijbehorende bruto- en netto-/inkoopprijs. Heb je staffelprijzen, voeg dan een of meer staffels toe.

Let op: de rapportagegroep bepaalt aan welke categorie een product wordt gekoppeld. Meerdere groepen scheid je met een komma. Een groep die nog niet als categorie bestaat, komt in de volgende stap als controlepunt terug.

3. Koppelen

Als CarParts niet zeker is over een merk of een rapportagegroep, controleer je die hier. Je ziet per onzeker merk of groep hoeveel rijen het betreft en kiest wat er moet gebeuren:

• Koppel aan bestaand merk of bestaande categorie (met een suggestie en een zoekveld);
• Nieuw merk of nieuwe categorie aanmaken;
• Deze rijen overslaan.

Is alles zeker herkend, dan slaat de wizard deze stap vanzelf over.

4. Voorbeeld

CarParts rekent nu een voorbeeld door (zonder iets op te slaan). Je ziet in tegels hoeveel producten worden aangemaakt, bijgewerkt en overgeslagen, plus het aantal leverancier-prijzen en categorieën. Daaronder staat een voorbeeldtabel met per rij de actie, de code, de naam, het merk en de prijzen. Eventuele aandachtspunten (bijvoorbeeld rijen zonder inkoopprijs) worden als waarschuwing getoond.

5. Importeren

Klopt het voorbeeld? Klik dan op Opslaan & importeren. De import draait op de achtergrond met een voortgangsbalk. Je kunt de voortgang blijven volgen tot de melding Import klaar verschijnt.

Waarvoor je dit niet gebruikt

• Niet voor voorraad. Voorraad lees je in via de eigen voorraad-import.
• Niet voor het aanpassen van één enkel product. Eén product pas je sneller aan op de artikelpagina zelf.
• Niet als je alleen gegevens wilt bekijken. Daarvoor maak je een export (zie 'Artikelen exporteren').

Wat verandert er door een import

Een import schrijft echt gegevens weg. Afhankelijk van je bestand maakt hij nieuwe producten aan en werkt hij bestaande bij. Daarbij kunnen ook nieuwe merken en categorieën worden aangemaakt (die je in stap 3 hebt goedgekeurd), en worden de leverancier-prijzen bij de producten gezet. Omdat bestaande producten op je gekozen sleutel worden herkend, krijg je geen dubbele producten.

Elke import komt in de historie te staan, met wie 'm draaide en hoeveel producten zijn verwerkt. Een door jou gestarte productimport kun je bovendien volledig terugdraaien als er iets niet klopt.

In dit artikel heb je gezien hoe je een bestand voorbereidt en in vijf stappen door de importwizard loopt. Wil je eerst een werkbestand uit je huidige assortiment halen, lees dan 'Artikelen exporteren'. Wil je een import controleren of ongedaan maken, kijk dan bij 'Een import terugzien en terugdraaien'.