Artikelen exporteren

In dit artikel leggen we uit hoe je een export maakt van je artikelen in CarParts. Een export is een Excel-bestand met precies de productgegevens die je wilt, beperkt tot de producten die je nodig hebt. Dat is handig als je je assortiment buiten CarParts wilt controleren, bulksgewijs wilt nakijken, met een collega of leverancier wilt delen, of als startpunt voor een import waarmee je wijzigingen later weer terugzet. We laten zien waar je de export start, hoe je de filters en kolommen kiest, en wat er daarna met het bestand gebeurt.

Wanneer gebruik je een export

Een export geeft je een momentopname van je productgegevens zoals ze nú in CarParts staan. Je gebruikt een export bijvoorbeeld om:

• je prijzen, merken of categorieën in Excel te controleren;
• een lijst door te sturen naar een collega of leverancier;
• een werkbestand te maken dat je bewerkt en daarna weer importeert.

De export verandert niets aan je producten. Je haalt alleen gegevens op; je zet er niets mee terug. Wil je wijzigingen juist inlezen, gebruik dan de import (zie 'Artikelen importeren').

Zo start je een export

1. Ga in het hoofdmenu naar Artikelen.
2. Klik rechtsboven op de knop met de drie puntjes (…) om het actiemenu te openen.
3. Kies onder het kopje Artikelen voor Exporteren.

Het venster Artikelen exporteren opent. Alles wat je hierin kiest, bepaalt de inhoud van het Excel-bestand.

Kies welke producten meegaan

Bovenin het venster staan de filters. Ze werken hetzelfde als de filters op het Artikelen-overzicht en bepalen welke producten in de export komen. Je kunt filteren op onder andere:

• een zoekterm (bijvoorbeeld op code of naam);
• merk;
• een categorie (TecDoc, GenArt of je eigen rapportagegroep);
• de status (actieve of gearchiveerde producten).

Elke keer dat je een filter aanpast, telt CarParts automatisch opnieuw hoeveel producten eraan voldoen. Boven de kolommen zie je dan bijvoorbeeld '12.480 artikelen'.

Tip: begin met de filters die je op het Artikelen-overzicht al had staan. Zo exporteer je in één keer precies de selectie die je op het scherm voor je had.

Kies welke kolommen meegaan

Onder de teller staat de lijst met kolommen die je kunt meenemen. Zet de kolommen die je wilt exporteren aan of uit met de vinkjes, of gebruik Alles aan en Alles uit om snel te schakelen.

Een aantal identificerende kolommen staat vast aan (grijs) en kun je niet uitzetten. Die gaan altijd mee, zodat het bestand later bij een import weer herkend wordt. Onder de kolomkeuze zie je een voorbeeld met de eerste paar rijen, zodat je kunt controleren of je de juiste gegevens te pakken hebt.

Het bestand maken en downloaden

Een export kan maximaal 500.000 producten bevatten. Zitten er meer in je selectie, dan is de knop grijs met de melding 'Te veel artikelen (max 500.000)'. Verfijn in dat geval je filters tot je onder die grens komt.

1. Controleer het aantal en de aangevinkte kolommen.
2. Klik op Artikelen exporteren.
3. De export draait op de achtergrond. Je ziet de voortgang lopen: eerst In wachtrij, dan Bezig met een voortgangsbalk, en tot slot Klaar.
4. Zodra de export klaar is, wordt het Excel-bestand automatisch gedownload.

Let op: een grote export kan even duren. Je hoeft niet te blijven wachten met het venster open — het bestand blijft bewaard in de historie en is daar opnieuw te downloaden. Het wordt bovendien klaargezet op de FTP/SFTP van je omgeving, zodat een geautomatiseerde koppeling het daar kan ophalen.

Waarvoor je dit niet gebruikt

• Niet om wijzigingen automatisch terug te zetten. Een export leest alleen uit; wil je gegevens inlezen of bijwerken, gebruik dan de import (zie 'Artikelen importeren').
• Niet voor voorraad. Voorraad heeft een eigen importstroom.
• Niet als productbewerker. Losse producten pas je aan op de artikelpagina zelf.

Wat verandert er door een export

Aan je catalogus verandert niets: een export is puur lezend. Wel laat elke export een spoor na. De uitgevoerde export verschijnt in de import- en exporthistorie, samen met wie 'm draaide en wanneer, en het bestand wordt daar bewaard zodat je het later nog eens kunt downloaden.

In dit artikel heb je gezien hoe je de export opent vanuit het Artikelen-overzicht, hoe je met filters en kolommen bepaalt wat er in het bestand komt, en hoe je het downloadt. Wil je de gegevens bewerken en weer inlezen, lees dan 'Artikelen importeren'. Wil je een eerder gemaakte export terugvinden, kijk dan bij 'De import- en exporthistorie bekijken'.