Gekoppelde spreadsheets beheren

In dit artikel leggen we uit hoe je de Google-spreadsheets opent die aan jouw CarParts-omgeving gekoppeld zijn, welke bladen je daar terugvindt en waar wijzigingen in die bladen op doorwerken. Handig als je snel bij een gedeeld werkblad wil zijn, bijvoorbeeld het blad met je geëxporteerde orders, zonder eerst de juiste link in Google op te zoeken.

De pagina Google Spreadsheets is daarmee je centrale overzicht: je ziet in één oogopslag welke bladen gekoppeld zijn en opent ze rechtstreeks vanuit CarParts.

Wanneer gebruik je dit

Bij sommige onderdelen van je webshop werk je buiten CarParts in een gedeeld Google-spreadsheet. Denk aan een blad waarin je afgeronde orders terugziet, of een blad waarin je bezorgmomenten of openingstijden bijhoudt. Die bladen staan in Google, maar de links ernaartoe zijn lang en lastig te onthouden.

Op deze pagina verzamelen we die snelkoppelingen op één plek. Iedereen met toegang opent zo altijd hetzelfde, juiste blad, zonder bladwijzers of doorgestuurde links. Je gebruikt de pagina dus puur om een gekoppeld blad te openen; je verandert er zelf niets aan de koppeling.

Zo open je een gekoppeld spreadsheet

1. Ga in het menu naar Koppelingen en kies Google Spreadsheets. Je kunt ook de tegel Google Spreadsheets op de Beheer-pagina gebruiken.

2. Je ziet nu een tegel per gekoppeld blad, met de naam van het blad en een korte omschrijving van waar het voor dient.

3. Klik bij het blad dat je nodig hebt op Openen.

4. Het spreadsheet opent in Google Spreadsheets in een nieuw tabblad. CarParts blijft gewoon openstaan op het achterliggende tabblad.

Tip: open je voor het eerst een blad op een nieuw apparaat, dan vraagt Google je mogelijk eerst om in te loggen met het account dat toegang tot dat blad heeft.

Welke bladen je hier terugvindt

Welke tegels je ziet, hangt af van wat er aan jouw omgeving gekoppeld is. In de praktijk gaat het meestal om een vaste set bladen, zoals het blad voor de orderexport, een blad met routes en bezorgmomenten en een blad met openingstijden.

Staat er een tegel die je verwacht niet tussen? Dan is dat blad (nog) niet gekoppeld in jouw omgeving. De namen en omschrijvingen op de tegels komen uit de koppeling zelf, zodat voor iedereen duidelijk is waar elk blad voor bedoeld is.

Waar werk in de bladen op doorwerkt

De gekoppelde bladen staan niet op zichzelf: ze hangen samen met onderdelen van CarParts. Een deel wordt door CarParts gevuld. Zo wordt het orderexport-blad automatisch aangevuld zodra een order is afgerond, zodat je verkoopadministratie meegroeit zonder dat je iets overtikt.

Een ander deel wordt juist door CarParts uitgelezen. Pas je bijvoorbeeld de bezorgmomenten of de openingstijden in het bijbehorende blad aan, dan neemt CarParts die wijziging over in het gekoppelde onderdeel.

Let op: dit zijn live, gedeelde bladen. Een aanpassing die jij of een collega in zo'n blad doet, werkt dus door in de bijbehorende processen. Wees voorzichtig met kolommen verwijderen of herindelen en overleg bij twijfel even met ons.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Deze pagina is bedoeld om bladen te openen, niet om er iets aan te veranderen. Houd daarom een paar dingen uit elkaar:

• Het is geen plek om gegevens in CarParts zelf te bewerken. Artikelen, orders en klanten beheer je op hun eigen schermen, niet via een spreadsheet.
• Je maakt hier geen nieuwe bladen aan en je bepaalt hier niet welk blad gekoppeld is. Dat regel je in de koppelinstellingen (zie hieronder).
• De pagina wijzigt zelf niets aan je gegevens; met Openen spring je alleen naar het blad in Google.

Een blad koppelen of de koppeling wijzigen

Welk Google-spreadsheet aan een onderdeel hangt, leggen we vast in de koppelinstellingen van je omgeving. Dat gebeurt doorgaans bij de inrichting van je omgeving. Wil je een nieuw blad koppelen of een bestaande koppeling aanpassen, neem dan contact met ons op; we richten dit samen met je in en zorgen dat het juiste blad gedeeld is met de koppeling, zodat CarParts het mag openen en bijwerken.

Let op: werk je met meerdere vestigingen, dan kan elke vestiging een eigen blad gebruiken. Laat je dat voor een vestiging leeg, dan valt die vestiging terug op het blad van de hoofdvestiging.

Toegang tot de pagina

De pagina verschijnt alleen in het menu wanneer de koppeling voor jouw omgeving aanstaat én jij er toegang toe hebt. Of een medewerker de gekoppelde bladen mag openen, regel je met de bijbehorende machtiging. Zie hiervoor het artikel 'Machtigingen beheren'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je vanuit CarParts de gekoppelde Google-spreadsheets opent, welke bladen je hier terugvindt en waar wijzigingen in die bladen op doorwerken. De pagina zelf gebruik je alleen om snel het juiste blad te openen; het koppelen en wijzigen van bladen regelen we samen met je in de koppelinstellingen.

Wil je verder? Bekijk dan ook 'Openingstijden instellen' voor het blad met je openingstijden en 'Machtigingen beheren' om te bepalen wie de gekoppelde bladen mag openen.