Verzamelfacturen maken

In dit artikel leggen we uit hoe je verzamelfacturen maakt. Een verzamelfactuur bundelt alle losse orders van een klant uit een bepaalde periode op één factuur. Je gebruikt dit vooral voor vaste klanten die in de loop van bijvoorbeeld een maand meerdere keren bestellen en aan het eind één overzichtelijke factuur willen ontvangen in plaats van tientallen losse.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik verzamelfacturen als je periodiek wil factureren: bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks alle openstaande orders per klant in één keer. Je opent het scherm via Facturatie > Verzamelfacturen. Het toont per klant hoeveel orders er klaarstaan en wat het totaalbedrag is.

Zo maak je verzamelfacturen

1. Bepaal de periode met de velden Van en T/m (laat je ze leeg, dan worden alle openstaande orders meegenomen).
2. Stel de factuurdatum in die op de verzamelfacturen moet komen.
3. Vink de klanten aan die je wil factureren. Met het bovenste vinkje selecteer je alle zichtbare klanten tegelijk.
4. Bij elke klant staat een vinkje Verzamelen. Staat dat aan, dan krijgt de klant één factuur met al zijn orders; staat het uit, dan krijgt elke order een eigen factuur.
5. Klik op maken om het proces te starten.

Met het zoekveld filter je de lijst op klantnaam of klantnummer. Je selectie blijft daarbij staan, ook voor klanten die buiten het filter vallen - het scherm waarschuwt hoeveel geselecteerde klanten buiten je zoekterm vallen, zodat je niemand per ongeluk meefactureert.

Tip: wil je eerst zien wat er precies op de factuur van een klant komt? Open de details of de orders bij die klant om te controleren welke orders en regels worden meegenomen.

Wat er daarna gebeurt

Het aanmaken draait als achtergrondproces. Je ziet de status lopen van Gestart naar Afgerond. Zodra het klaar is, ga je automatisch door naar het scherm 'Facturen versturen', waar de nieuwe verzamelfacturen klaarstaan om gemaild te worden.

Let op: werk je met meerdere fiscale vestigingen, dan moet je eerst één vestiging kiezen in de kop. Over 'alle locaties' kan geen verzamelfactuur gemaakt worden, omdat orders van verschillende vestigingen anders door elkaar zouden lopen.

Orders zonder prijs worden apart gesignaleerd, zodat je ze eerst kunt nalopen voordat ze op een factuur belanden. Ook orders die al op een factuur staan of al zijn afgedrukt, blijven buiten de run.

Wat het beïnvloedt

Het maken van verzamelfacturen zet de betrokken orders om naar factuurdocumenten en groepeert ze per klant. De nieuwe facturen komen samen in een batch, zodat je ze later kunt terugvinden en zo nodig kunt terugdraaien. Zie 'Verzamelbatches beheren'. Het versturen zelf gebeurt op het volgende scherm.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je per klant de orders uit een periode bundelt tot verzamelfacturen, hoe je selecteert en het proces start, en wat er daarna gebeurt. Lees verder in 'Facturen versturen' en 'Verzamelbatches beheren'.