Verzamelbatches beheren

In dit artikel leggen we uit hoe je verzamelbatches beheert. Telkens wanneer je verzamelfacturen aanmaakt, bundelt het systeem die run in een batch. Op dit scherm zie je al je batches terug, kun je per batch een boekhoud-export downloaden en kun je zo nodig een complete batch terugdraaien.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik dit scherm om terug te kijken op je verzamelfactuur-runs, bijvoorbeeld om een export voor je boekhouding op te halen of om een run ongedaan te maken die niet goed ging. Je opent het via Facturatie > Verzamelbatches.

In de lijst zie je per batch het batchnummer, de start- en eindtijd, de duur, het aantal facturen, het aantal klanten en het totaalbedrag.

Een batch exporteren naar de boekhouding

Achter een batch staat de knop Exact export. Daarmee download je een exportbestand met precies de facturen uit die batch, klaar om in je boekhouding in te lezen. Zo exporteer je een afgeronde run in één keer, zonder losse facturen bij elkaar te zoeken. Meer over het exportformaat lees je in 'Exporteren naar Exact'.

Een batch terugdraaien

Ging er iets mis in een run, dan kun je een batch terugdraaien met Rollback. Dat doet twee dingen:

• de verzamelfacturen uit die batch worden verwijderd;
• de oorspronkelijke orders worden teruggezet, zodat je ze opnieuw kunt factureren.

Let op: terugdraaien kan alleen als geen van de facturen in de batch al is gemaild, afgedrukt, betaald of naar de boekhouding geëxporteerd. Is dat wel zo, dan weigert het systeem de rollback en lees je dat in de melding. Een rollback zelf kun je niet ongedaan maken.

Je bevestigt het terugdraaien eerst in een venster dat laat zien wat er gebeurt. Bovenin het scherm zie je daarna de status van de rollback lopen.

Wat het beïnvloedt

Een rollback verwijdert de verzamelfacturen van die batch en zet de bijbehorende orders terug op 'nog te factureren'. De export verandert niets aan de facturen zelf; die haalt alleen de gegevens op voor je boekhouding. Omdat terugdraaien na mailen, printen, betalen of exporteren niet meer kan, controleer je zo'n batch het best vóórdat je de facturen verstuurt.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je je verzamelbatches terugvindt, per batch een boekhoud-export downloadt en onder voorwaarden een hele batch terugdraait. Lees verder in 'Verzamelfacturen maken' en 'Exporteren naar Exact'.