Het factuuroverzicht gebruiken

In dit artikel leggen we uit hoe je het factuuroverzicht gebruikt: het scherm waar al je facturen en orders samenkomen. Je gebruikt het om snel een factuur terug te vinden, te zien wat er nog openstaat, en om vanuit één plek acties uit te voeren zoals een factuur inzien, e-mailen of een betaling toevoegen. Zo houd je grip op je administratie zonder dat je door losse schermen hoeft te klikken.

Wanneer gebruik je dit scherm

Het factuuroverzicht is je startpunt voor alles rond facturatie. Of je nu een klant belt die vraagt of zijn factuur al betaald is, of je aan het eind van de maand wil controleren wat er nog openstaat: hier vind je het terug. Je opent het via Facturatie in het hoofdmenu; standaard kom je direct op het overzicht uit.

Bovenaan zie je drie cijfers die je in één oogopslag een beeld geven:

• Openstaand - het totaalbedrag dat nog betaald moet worden.
• Vervallen - het deel daarvan waarvan de betaaltermijn al voorbij is.
• Gefactureerde omzet huidige maand - wat je deze maand hebt gefactureerd.

Werk je met meerdere vestigingen, dan bepaalt de locatiekiezer bovenin het scherm welke vestiging je ziet. Wissel je van vestiging, dan ververst de lijst automatisch mee.

Zoeken en filteren

Met het zoekveld vind je een factuur op factuurnummer, Picqer-nummer of klantnaam. Typ je zoekterm in en druk op Enter of klik op het vergrootglas.

Daarnaast staan er filters klaar:

1. Van en T/m om op factuurdatum te filteren.
2. Status - kies tussen Alle, Betaald, Concept, Openstaand of Deels betaald.
3. Type - kies tussen Facturen en Orders, of Alle.

Voor de meest gebruikte periodes staan er Snelfilters klaar: Vandaag, Gisteren, Deze week, Deze maand en Vorige maand. Eén klik zet de datums meteen goed. Wil je weer alles zien, klik dan op het ronde pijltje om de filters te wissen.

Tip: de lijst onthoudt hoeveel rijen je per pagina wil zien. Zet je de paginagrootte een keer op 100, dan blijft dat zo de volgende keer dat je het overzicht opent.

Wat je per factuur kunt doen

Achter elke rij zit een actiemenu (de drie puntjes). Afhankelijk van je instellingen en rechten zie je daar onder andere:

• PDF inzien - opent de factuur-PDF in een nieuw tabblad.
• Factuur inzien - opent de factuur om te bekijken of te bewerken.
• Dupliceren - maakt een nieuwe concept-factuur met dezelfde regels.
• E-mail versturen - mailt de factuur naar de klant.
• Betaling toevoegen - boekt een betaling op de factuur.
• Crediteren - maakt een creditfactuur van een betaalde factuur.
• Pakbon inzien - opent de pakbon.
• Verwijderen - verwijdert de factuur.

Elk van deze acties wordt in een eigen artikel uitgelegd, zoals 'Een factuur bekijken en bewerken' en 'Een betaling toevoegen of verwijderen'.

Meerdere facturen tegelijk

Met de selectievakjes links in de lijst vink je meerdere facturen aan. Zodra je er één aanvinkt, verschijnt bovenin de knop Facturen (aantal) met bulkacties, bijvoorbeeld om de selectie als één PDF te downloaden of om ze te verwijderen. Ook zie je dan het totale openstaande bedrag van je selectie. Hoe dat downloaden werkt lees je in 'Meerdere facturen tegelijk downloaden'.

Staan er facturen op een paar cent te wachten door een afrondingsverschil, dan verschijnt daarvoor een aparte knop waarmee je dat verschil in één keer wegboekt.

Waarvoor je dit scherm niet gebruikt

Het overzicht is bedoeld om facturen terug te vinden en losse acties uit te voeren. Wil je in één keer alle orders van een klant op één factuur zetten, gebruik dan 'Verzamelfacturen maken'. Voor de dagelijkse kasafsluiting van contante verkopen is er 'De balie (kassa) gebruiken'. En de algemene instellingen (zoals het volgende factuurnummer en de betaaltermijn) beheer je via 'Factuur-instellingen aanpassen'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je in het factuuroverzicht facturen zoekt en filtert, wat de cijfers bovenaan betekenen en welke acties je per factuur en in bulk kunt uitvoeren. Lees verder in 'Een factuur bekijken en bewerken' en 'Een betaling toevoegen of verwijderen' om de losse acties onder de knie te krijgen.