Factuurtemplates ontwerpen

In dit artikel leggen we uit hoe je factuurtemplates ontwerpt. Een template bepaalt hoe je factuur-PDF eruitziet: waar je logo staat, welke gegevens er op de factuur komen en welke kolommen de regels tonen. Je gebruikt dit om je facturen een eigen, professionele uitstraling te geven die past bij je bedrijf.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik de templates wanneer je de opmaak van je facturen wil instellen of aanpassen, bijvoorbeeld bij de start, na een huisstijlwijziging of als je een aparte opmaak voor bepaalde klanten wil. Je opent het overzicht via Facturatie > Templates. Daar staan je templates gegroepeerd per type, met de huidige standaard duidelijk gemarkeerd.

Een nieuwe template maken

Klik in het overzicht op Nieuw. Het systeem maakt een kopie van de standaardtemplate en opent die meteen in de editor, zodat je nooit op een leeg vel begint. Bestaande templates open je met Bewerken.

Zo ontwerp je in de editor

De editor toont een A4-pagina verdeeld in drie zones: de Kop, de body en de Voettekst. Je bouwt de pagina op door blokken naar een zone te slepen en ze op hun plek te zetten. Beschikbare blokken zijn onder andere:

• Logo en Afbeelding voor je beeldmateriaal.
• Bedrijfsgegevens en Klantgegevens met de adres- en contactvelden.
• Factuurgegevens zoals factuurnummer en -datum.
• Factuurregels - de tabel met de regels, waarbij je zelf kiest welke kolommen zichtbaar zijn (zoals artikelnummer, omschrijving, aantal, prijs, korting en totaal).
• Totalen en Betalingsconditie.
• Hulpblokken als Tekst, Melding, Scheidingslijn, Witruimte en een Betaal-QR.

Per blok stel je in het eigenschappenpaneel zaken in als uitlijning, lettergrootte en - bij de klant- en bedrijfsgegevens - welke onderdelen je wilt tonen. Je logo upload je in de editor, en je stelt de paginamarges in. Met Voorbeeld bekijk je het resultaat, en met Opslaan bewaar je de template.

Standaard, actief en klanten koppelen

In het overzicht bepaal je per type welke template de standaard is: die wordt gebruikt als er geen andere keuze geldt. Je kunt templates ook op actief of inactief zetten. Daarnaast kun je specifieke klanten aan een template koppelen, zodat die klanten automatisch jouw gekozen opmaak krijgen.

Let op: de standaardtemplate is de terugvaloptie voor elke factuur. Je kunt die daarom niet verwijderen of deactiveren - het systeem laat dat niet toe. Wil je een andere standaard, wijs die dan eerst aan voordat je de oude opruimt.

Wat het beïnvloedt

De opmaak die je hier maakt, is precies wat je klant op de factuur-PDF ziet - ook bij het inzien, downloaden en e-mailen van facturen. Welke template geldt, hangt af van de standaard per type en van eventuele klant-koppelingen. Bij het versturen van facturen kun je per factuur nog een passende template kiezen; zie 'Facturen versturen'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je factuurtemplates maakt en bewerkt door blokken in de kop, body en voettekst te plaatsen, kolommen te kiezen en je logo en marges in te stellen, en hoe je een standaard aanwijst en klanten koppelt. Lees verder in 'Een factuur e-mailen' en 'Facturen versturen'.