Factuur-instellingen aanpassen

In dit artikel leggen we uit hoe je de instellingen van de facturatiemodule aanpast. Hier leg je de standaardwaarden vast waarmee elke nieuwe factuur begint, zoals het volgende factuurnummer en de betaaltermijn, plus een aantal weergave-opties. Zo hoef je die keuzes niet bij elke factuur opnieuw te maken.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik dit scherm wanneer je de basisregels voor je facturatie wil instellen of wijzigen, bijvoorbeeld bij de ingebruikname of wanneer je betaaltermijn verandert. Je opent het via Facturatie > Instellingen.

De standaardinstellingen

Bovenaan staan de instellingen die voor iedereen gelden:

• Factuurnummer (telt automatisch op) - het nummer dat de volgende factuur krijgt. Daarna loopt de nummering vanzelf door.
• Betaaltermijn (in dagen) - het aantal dagen dat standaard op nieuwe facturen wordt ingevuld voor de uiterste betaaldatum.
• Bedragen zijn inclusief BTW - zet je dit aan, dan reken je op het factuurscherm met prijzen inclusief BTW.
• Factuur informatie - een vaste tekst die op je facturen verschijnt, bijvoorbeeld betaalinstructies of een bedankje. Deze tekst maak je op met de tekstverwerker.

Klik na het wijzigen rechtsboven op Opslaan.

Let op: verlaat je het scherm met niet-opgeslagen wijzigingen, dan waarschuwt het systeem je. Sla eerst op voordat je weggaat.

Uitgebreide instellingen

Heb je beheerdersrechten op het hoogste niveau, dan verschijnen er extra secties waarmee je bepaalt welke knoppen, kolommen en velden in de facturatiemodule zichtbaar zijn. Denk aan:

• Overzicht - knoppen & acties: zet bijvoorbeeld 'Nieuwe factuur', 'E-mail versturen', 'Betaling toevoegen', 'Pakbon inzien' of de Excel-export aan of uit.
• Overzicht - kolommen: toon de kolommen voor verzendgegevens en afleverdatum, of een substatus-kolom met een eigen kolomtitel.
• Factuur bewerken - velden & weergave: bepaal of velden als factuurnummer, leveradres, referentie en opmerking getoond worden, en of de datum/tijd-kolom bij de factuurregels zichtbaar is.
• Externe order-koppeling: voeg een actieknop toe om een order via een webhook aan een extern systeem te koppelen. Laat je de velden leeg, dan staat de koppeling uit.

Tip: zie je een knop of kolom niet die je verwacht? Vaak staat de bijbehorende instelling hier uit. Een beheerder kan hem hier aanzetten.

Wat het beïnvloedt

Deze instellingen werken door in de hele facturatiemodule. Het factuurnummer bepaalt de nummering van je volgende facturen; de betaaltermijn vult de uiterste betaaldatum op nieuwe facturen in; de optie inclusief BTW stuurt hoe prijzen op het bewerkscherm worden berekend. De knop-, kolom- en veldopties bepalen wat jij en je collega's in het overzicht en het bewerkscherm te zien krijgen.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je het factuurnummer, de betaaltermijn, de BTW-weergave en de vaste factuurtekst instelt, en welke extra weergave-opties beheerders kunnen aan- of uitzetten. Lees verder in 'Een factuur bekijken en bewerken' en 'Factuurtemplates ontwerpen'.