Facturen versturen
Mail de klaargezette verzamelfacturen in één handeling naar je klanten.
In dit artikel leggen we uit hoe je de klaargezette facturen in één keer verstuurt. Je gebruikt dit scherm nadat je verzamelfacturen hebt gemaakt: hier staan de facturen klaar om gemaild te worden, en met één handeling doe je een hele reeks tegelijk de deur uit.
Wanneer gebruik je dit
Gebruik dit scherm direct na 'Verzamelfacturen maken' - je komt er automatisch terecht zodra dat proces klaar is. Je kunt het ook los openen via Facturatie > Facturen versturen. Het toont de facturen die nog verstuurd moeten worden, met per factuur de klant en het e-mailadres waarnaar de factuur gaat.
Zo verstuur je de facturen
- Vink de facturen aan die je wil versturen. Met het bovenste vinkje selecteer je alles tegelijk.
- Controleer per klant het e-mailadres. Heeft een klant een apart adres voor facturen ingesteld, dan wordt dat gebruikt.
- Klik op versturen.
Het systeem loopt de geselecteerde facturen één voor één langs. Zijn er voor een factuur meerdere passende sjablonen, dan verschijnt een keuzevenster dat laat zien om welke factuur het gaat (nummer, klant, datum en bedrag) zodat je weet waarvoor je kiest. Is er maar één passend sjabloon, dan gaat die factuur zonder venster mee. Een factuur die je in dat venster annuleert, wordt niet verstuurd.
Tip: met PDF bekijk je vooraf hoe een factuur eruitziet voordat je hem verstuurt.
Wat er daarna gebeurt
Na het versturen toont het systeem een uitslag met wat er gelukt is en welke facturen zijn overgeslagen, met de reden erbij - bijvoorbeeld omdat er geen e-mailadres bekend is, de factuur al verstuurd was, of de mail mislukte. De lijst ververst zich, zodat je meteen ziet wat er nog openstaat.
Let op: begin niet een tweede keer te versturen zolang de eerste ronde nog bezig is. Wacht tot de uitslag verschijnt.
Wat het beïnvloedt
Het versturen mailt de facturen naar de klanten en legt op elke factuur vast dat en wanneer hij is verstuurd. De gekozen sjabloonkeuze blijft bij de factuur bewaard. De facturen zelf blijven ongewijzigd; voor een correctie gebruik je een creditfactuur.
Waarvoor je dit niet gebruikt
Dit scherm is bedoeld voor het in bulk versturen van klaargezette (verzamel)facturen. Wil je één losse factuur mailen, gebruik dan de actie E-mail versturen in het factuuroverzicht - zie 'Een factuur e-mailen'.
Samenvatting
In dit artikel heb je gezien hoe je klaargezette facturen selecteert, per factuur een sjabloon kiest en ze in één keer per e-mail verstuurt, en hoe je de uitslag met overgeslagen facturen leest. Lees verder in 'Verzamelfacturen maken' en 'Verzamelbatches beheren'.