Exporteren naar Exact

In dit artikel leggen we uit hoe je facturen exporteert voor je boekhouding. Je gebruikt deze export om de facturen die je hebt gemaakt in één bestand aan te leveren, zodat ze in je boekhoudpakket ingelezen kunnen worden. Elke factuur gaat maar één keer mee, zodat je nooit per ongeluk dubbel boekt.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik de export wanneer je je facturatie wil overdragen aan de boekhouding, bijvoorbeeld periodiek of aan het eind van een boekperiode. Je vindt de knop Exact export op een paar plekken:

• In het factuuroverzicht, voor je reguliere facturen.
• Op de balie, voor je baliefacturen (zie 'De balie (kassa) gebruiken').
• Per batch bij 'Verzamelbatches beheren'.

Zo voer je de export uit

1. Open de plek waar je wil exporteren, bijvoorbeeld het factuuroverzicht.
2. Klik op Exact export.
3. Lees de bevestiging: alle boekingen vanaf de vorige export worden meegenomen, en de actie is niet terug te draaien.
4. Bevestig om de export te starten.

Het systeem maakt een exportbestand aan en start de download. Daarna verschijnt een melding dat de export is aangemaakt en dat de geëxporteerde facturen gemarkeerd zijn, zodat ze de volgende keer niet opnieuw meekomen.

Let op: de export is onomkeerbaar. Er worden boekstuknummers uitgedeeld, de facturen worden als geëxporteerd gemarkeerd en het bestand wordt vastgelegd. Een gestarte download is het signaal dat het gelukt is - controleer dus of de download op gang komt.

Grootboekrekeningen

Het systeem plaatst de bedragen op de juiste grootboekrekeningen op basis van je instellingen. Is voor een bepaalde categorie nog geen rekening ingesteld, dan valt het systeem terug op een standaardnummer en meldt het welke dat betreft. Stel die ontbrekende rekeningen dan alsnog in, zodat de export precies op de door je boekhouder bedoelde rekeningen boekt.

Tip: lukt de export niet, dan geeft het systeem een duidelijke reden, bijvoorbeeld dat er geen facturen beschikbaar zijn. Je kunt het daarna gericht oplossen en opnieuw proberen.

Wat het beïnvloedt

De export markeert de meegenomen facturen als geëxporteerd en deelt boekstuknummers uit. Daardoor komt elke factuur maar één keer mee en lopen opvolgende exports netjes op elkaar aan. Het bestand wordt ook bewaard bij 'Bijlagen en exports', zodat je het later kunt terugvinden. Omdat een batch na export niet meer kan worden teruggedraaid, exporteer je een verzamelbatch het best pas als die definitief is.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je facturen naar je boekhouding exporteert vanuit het overzicht, de balie of per batch, dat de export eenmalig en onomkeerbaar is, en hoe je ontbrekende grootboekrekeningen oplost. Lees verder in 'Verzamelbatches beheren' en 'Bijlagen en exports'.