Een factuur e-mailen

In dit artikel leggen we uit hoe je een factuur per e-mail naar je klant stuurt. Je gebruikt dit om een factuur rechtstreeks als PDF-bijlage te versturen, met een begeleidend bericht dat je zelf nog kunt aanpassen. Zo komt de factuur netjes bij de klant aan en houd je bij wat je wanneer hebt gestuurd.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik e-mailen zodra een factuur klaar is om de deur uit te gaan. Dat kan vanuit verschillende plekken:

• In het factuuroverzicht via E-mail versturen in het actiemenu achter een rij.
• In het bewerkscherm via de knop Opslaan en Versturen.

In beide gevallen opent hetzelfde e-mailvenster.

Zo verstuur je de factuur

1. Open het e-mailvenster via een van de bovenstaande routes.
2. Controleer de ontvanger. Het systeem vult automatisch het e-mailadres van de klant in. Heeft de klant een apart e-mailadres voor facturen ingesteld, dan wordt dat gebruikt.
3. Controleer het onderwerp en de berichttekst. Je kunt beide nog aanpassen voordat je verstuurt.
4. De factuur zit automatisch als PDF-bijlage bij het bericht.
5. Klik op versturen om de e-mail definitief te verzenden.

Let op: het versturen is pas definitief wanneer je in het e-mailvenster op verzenden klikt. Zolang je dat niet doet, is er niets verstuurd en kun je het venster gewoon sluiten.

Wat er daarna gebeurt

Zodra de factuur verstuurd is, zet het systeem een markering op de factuur: in het overzicht verschijnt een envelop-icoon met de datum waarop je hem hebt gemaild. Was de factuur nog een concept, dan loopt de status door naar openstaand en krijgt hij een definitief factuurnummer.

Wil je terugzien welke e-mails er voor een factuur zijn verstuurd? Open de factuur en bekijk het e-mailoverzicht; daar staat per bericht wanneer het is verzonden.

Wat het beïnvloedt

Het versturen legt de verzending vast op de factuur (de markering en de verzenddatum) en kan de status wijzigen van concept naar openstaand. De factuur zelf ligt daarmee vast; voor een correctie gebruik je een creditfactuur. Welke PDF-opmaak de klant ontvangt, hangt af van het gekozen factuursjabloon - zie 'Factuurtemplates ontwerpen'.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Wil je in één keer de verzamelfacturen van meerdere klanten mailen, gebruik dan 'Facturen versturen'. Dat scherm is speciaal bedoeld om een reeks klaargezette facturen in één handeling de deur uit te doen.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een factuur als PDF per e-mail verstuurt, het bericht aanpast en terugziet wat je hebt gemaild. Lees verder in 'Een factuur bekijken en bewerken' en, voor grotere aantallen, in 'Facturen versturen'.