Een factuur dupliceren

In dit artikel leggen we uit hoe je een factuur dupliceert. Dupliceren is handig als je regelmatig vergelijkbare facturen maakt, bijvoorbeeld voor een terugkerende klant of een vast pakket aan onderdelen. In plaats van alle regels opnieuw in te typen, maak je met één klik een kopie en pas je alleen aan wat anders is.

Wanneer gebruik je dit

Gebruik dupliceren wanneer een nieuwe factuur grotendeels overeenkomt met een eerdere. Denk aan dezelfde set artikelen, dezelfde omschrijvingen of hetzelfde type order. Je bespaart tijd en voorkomt typefouten doordat de regels al klaarstaan.

Zo dupliceer je een factuur

1. Open het factuuroverzicht via Facturatie.
2. Zoek de factuur die je als basis wil gebruiken.
3. Open het actiemenu (de drie puntjes) achter de rij en kies Dupliceren.

Het systeem opent nu een nieuwe concept-factuur. De factuurregels uit de oorspronkelijke factuur zijn al overgenomen. De nieuwe factuur krijgt de datum van vandaag en staat op concept, zodat je alles nog kunt aanpassen.

4. Controleer en pas aan wat nodig is: de klant, de datum, de aantallen of de prijzen.
5. Klik op Opslaan om de nieuwe factuur te bewaren, of op Opslaan en Versturen om hem meteen te mailen.

Tip: wil je ook de klant overnemen? Die neem je mee door bij het dupliceren de klant te controleren en eventueel aan te passen. Zo kun je dezelfde regels naar een andere klant sturen.

Wat het beïnvloedt

Dupliceren raakt de oorspronkelijke factuur niet: die blijft ongewijzigd staan, inclusief zijn status en factuurnummer. De kopie is een volledig losse, nieuwe factuur die pas een definitief factuurnummer krijgt wanneer je hem verstuurt. Tot dat moment is het een concept dat je vrij kunt bewerken.

Let op: de knop Dupliceren verschijnt alleen als deze functie voor jouw omgeving aanstaat en je er rechten voor hebt. Zie je de optie niet, overleg dan met een beheerder.

Waarvoor je dit niet gebruikt

Dupliceren is niet bedoeld om een bestaande factuur te corrigeren. Is een verstuurde factuur fout, maak dan een creditfactuur en stel een nieuwe factuur op. Zie 'Een factuur crediteren'. Wil je juist meerdere losse orders van een klant samenvoegen, kijk dan bij 'Verzamelfacturen maken'.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je met één klik een factuur dupliceert tot een nieuwe concept-factuur met dezelfde regels, en hoe je die vervolgens aanpast en opslaat. Lees verder in 'Een factuur bekijken en bewerken' voor het bewerken van de kopie, en in 'Een factuur e-mailen' om hem te versturen.