Een factuur bekijken en bewerken

In dit artikel leggen we uit hoe je een factuur opent, aanmaakt en bewerkt. Je gebruikt dit scherm om een nieuwe factuur op te stellen voor een klant, of om een bestaande concept-factuur aan te passen voordat je hem verstuurt. Je kiest hier de klant, voegt regels toe en bepaalt de details zoals de factuurdatum en de betaaltermijn.

Wanneer gebruik je dit

Je komt op het bewerkscherm via Nieuwe factuur in het factuuroverzicht, of via Factuur inzien in het actiemenu van een bestaande factuur. Bovenin zie je altijd de status van de factuur (bijvoorbeeld concept, openstaand of betaald) en een kruimelpad met het factuurnummer, de datum en de klant.

Let op: zodra een factuur niet meer op concept staat, is hij definitief geboekt en kun je hem niet meer wijzigen. Het scherm toont dan een slotje met de melding dat de factuur al verwerkt is. Klopt er iets niet, maak dan een creditfactuur of een nieuwe factuur aan. Zie 'Een factuur crediteren'.

Zo stel je een factuur samen

1. Kies de klant. Zoek de klant in het klantveld en selecteer hem. De contactpersoon, het factuuradres en eventueel het leveradres worden automatisch ingevuld; je kunt daar nog tussen andere contactpersonen of adressen van die klant wisselen. Staat de klant er nog niet in, dan spring je met het plusje naar het CRM om hem aan te maken.
2. Controleer de details. Stel de factuurdatum en de betalingstermijn (in dagen) in. De uiterste betaaldatum rekent het scherm voor je uit. Werk je met meerdere vestigingen, dan kies je hier ook op welke vestiging de factuur boekt.
3. Voeg regels toe. Elke regel heeft een artikel, een omschrijving, een aantal, een stuksprijs, een eventuele korting en een BTW-tarief. Je kunt een artikel zoeken, of via Bibliotheek meerdere artikelen tegelijk kiezen. Een lege regel voeg je toe met de plusknop; met Enter spring je naar de volgende regel.
4. Orden de regels. Je versleept regels, of verplaatst ze omhoog en omlaag. Een regel verwijderen kan met het prullenbakje; je kunt dat direct ongedaan maken.

Onderaan tellen de totalen automatisch mee: het bedrag exclusief BTW, de BTW per tarief en het totaal inclusief BTW. Werk je met prijzen inclusief BTW, dan rekent het scherm dat per regel terug (dit stel je in bij 'Factuur-instellingen aanpassen').

Opslaan of direct versturen

Rechtsboven heb je twee knoppen:

• Opslaan bewaart de factuur en laat je op het scherm. Een sneltoets hiervoor is Ctrl+S (of Cmd+S).
• Opslaan en Versturen bewaart de factuur en opent meteen het e-mailvenster om hem naar de klant te sturen.

Met Voorbeeld bekijk je de factuur-PDF zoals de klant hem krijgt.

Tip: een nieuwe factuur blijft op concept staan tot je hem verstuurt. Pas bij het versturen trekt het systeem een definitief factuurnummer uit de reeks en loopt de status door naar openstaand.

Wat het beïnvloedt

De klant, het adres en de regels die je hier kiest, komen precies zo op de factuur-PDF en in de administratie terecht. De gekozen vestiging bepaalt op welke factuurreeks en welk briefhoofd de factuur boekt. Hoort bij de klant een klantsoort met korting, dan krijgen nieuwe regels die korting automatisch mee. Omdat een verstuurde factuur vastligt, kun je hem daarna niet meer aanpassen - vandaar dat je concepten rustig kunt bijwerken, maar een verwerkte factuur alleen nog crediteert.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een factuur opent, een klant en regels kiest, de details instelt en de factuur opslaat of direct verstuurt. Lees verder in 'Een factuur e-mailen' om hem bij de klant te krijgen, en in 'Een factuur dupliceren' als je snel een vergelijkbare factuur wil maken.