Verkoopboekingen controleren (dry-run)

In dit artikel leggen we uit hoe je met het scherm Verkoopboekingen een proefboeking opvraagt: je ziet per factuur precies hoe de boeking in Exact Online terecht zou komen — de dagboekregels, de btw en of de boeking aansluit op het factuurtotaal — zónder dat er iets naar Exact wordt verstuurd. Zo controleer je of je koppeling klopt voordat je erop vertrouwt.

Je opent het scherm via de tegel Verkoopboekingen op het Exact-dashboard (Beheer → Exact Online).

Wat een proefboeking je laat zien

Een proefboeking bouwt de boeking op zoals die naar Exact zou gaan en controleert hem, maar verstuurt niets. Dit scherm kan ook niets in Exact wijzigen — er is bewust geen synchroniseer-knop. Het is er puur om mee te kijken en te controleren, bijvoorbeeld meteen nadat je de grootboekrekeningen hebt gekoppeld.

Zo vraag je een proefboeking op

1. Vul in het veld Factuur-id's een of meer factuur-id's in, gescheiden door komma's. Dit is de unieke id van een factuur, niet het factuurnummer dat op de pdf staat. Je kunt er maximaal 50 tegelijk opvragen.
2. Klik op Bekijk boeking. Onder het veld staat hoeveel id's herkend zijn.
3. Wil je opnieuw beginnen, klik dan op het kruisje om de invoer en de resultaten te wissen.

Id's die je opvroeg maar waarvoor geen boeking opgebouwd kon worden (bijvoorbeeld een factuur die niet bestaat), worden apart als 'niet gevonden' gemeld, zodat er niets stilletjes verdwijnt.

Tip: je kunt een rijtje id's ook zo plakken — naast komma's worden ook puntkomma's, spaties en regeleindes als scheiding herkend.

De balanscontrole lezen

Het belangrijkste blok per factuur is de balans. Daar staat of de boeking aansluit op de factuur: 'De boeking sluit aan op de factuur' (groen) of 'De boeking sluit NIET aan op de factuur' (rood). Sluit het niet, dan zie je het verschil groot in beeld.

Eronder staat een tabel die de Boeking en de Factuur naast elkaar zet, telkens exclusief btw, de btw, en inclusief btw, met de verschilregel eronder. Wat Exact van de boeking maakt, hoort cent-op-cent gelijk te zijn aan het factuurtotaal; anders zou de klant in Exact voor een ander bedrag openstaan dan op zijn factuur. Een aparte regel meldt het als de losse factuurregels niet optellen tot het kop-totaal.

De boekingsregels lezen

Onder de balans staan de boekingsregels: precies de regels die in Exact geboekt zouden worden. Per regel zie je het Label, het Grootboek (het rekeningnummer), de Omschrijving, het Bedrag exclusief btw, de Btw-code met het percentage, en de Verwachte btw die Exact er zelf bij zou boeken.

Staat er bij een regel een streepje in de kolom Grootboek, dan is de bijbehorende rol niet ingevuld. Die vul je aan op het scherm 'Grootboekrekeningen koppelen'.

Problemen, waarschuwingen en de status

Bovenaan elke factuurkaart staat een badge: Verstuurbaar als de boeking in orde is, Niet verstuurbaar als er iets blokkeert. Blokkerende zaken staan onder Problemen; zaken die het bekijken waard zijn maar niet blokkeren, onder Waarschuwingen. Boven de kaarten vind je een samenvatting over alle opgevraagde facturen: hoeveel er verstuurbaar zijn, hoeveel er problemen hebben en hoeveel er niet aansluiten.

De letterlijke gegevens bekijken

Helemaal onderaan elke kaart kun je het blok JSON die naar Exact zou gaan uitklappen. Dat toont de volledige, letterlijke gegevens van de boeking. Je hebt dit zelden nodig, maar het is handig als je tot op de regel wilt controleren wat er verstuurd zou worden.

Wat dit scherm doet (en niet doet)

Dit scherm leest alleen en verandert niets — niet in Exact en niet in CarParts. Het weerspiegelt je koppeling: de boekingsregels volgen rechtstreeks uit de rollen die je bij 'Grootboekrekeningen koppelen' hebt ingesteld. Klopt daar iets niet, dan zie je dat hier meteen terug.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je een proefboeking opvraagt door factuur-id's in te typen, hoe je de balanscontrole en de boekingsregels leest, en hoe je ziet of een factuur verstuurbaar is — allemaal zonder dat er iets naar Exact gaat. Klopt een boeking niet, pas dan je koppeling aan via 'Grootboekrekeningen koppelen'. Werkt de verbinding met Exact nog niet, lees dan 'Het Exact-dashboard gebruiken'.