Het Exact-dashboard gebruiken

In dit artikel leggen we uit hoe je het Exact-dashboard in CarParts gebruikt. Dit is de startpagina van de koppeling met Exact Online: hier richt je de koppeling in, log je in bij Exact, controleer je of de verbinding werkt en spring je naar de losse onderdelen zoals je debiteuren en grootboekrekeningen. Wil je je webshop en je boekhouding aan elkaar knopen, dan begin je altijd op dit scherm.

Je vindt het dashboard onder Beheer → Exact Online.

Wanneer gebruik je het dashboard

Het dashboard heeft twee rollen. De eerste keer gebruik je het om de koppeling in te richten: je legt je eigen Exact-app vast en logt in bij Exact. Daarna is het vooral je controlepost — je ziet in één oogopslag of de koppeling nog werkt, bij welke administratie je gekoppeld bent en of de gekoppelde gebruiker genoeg rechten heeft. Van hieruit open je de onderdelen waar je het echte werk doet.

Het inrichten doe je één keer. De dagelijkse handelingen — klanten synchroniseren, boekingen controleren — doe je op de aparte onderdelen, niet op het dashboard zelf.

Zo koppel je je eigen Exact-app

De koppeling werkt met een eigen app uit het Exact App Center — een interne app voor je eigen administratie. Je registreert die app in Exact Online zelf; je hebt er geen ontwikkelaarsabonnement voor nodig en je houdt de toegang in eigen hand. Eén keer aanmaken is genoeg.

1. Log in bij Exact Online met een account dat de rol Beheer apps heeft.
2. Klik linksboven op je bedrijfsnaam en kies Import/Export. Onder het kopje Overige staat App registraties. Maak daar een nieuwe registratie aan.
3. Geef de app een herkenbare naam. Plak bij Redirect URI de callback-URL die op het dashboard staat: gebruik de knop Kopieer naast het veld 'Callback-URL (Redirect URI)' en plak hem letterlijk.
4. Sla de registratie op in Exact. Exact toont dan een Client ID en een Client Secret; kopieer ze allebei.
5. Vul in het blok 'Je eigen Exact-app' de ClientID en het Client Secret in en klik op App-gegevens opslaan.

Verschijnt er daarna een groene regel met jouw ClientID, dan ziet de koppeling je app en kun je inloggen.

Let op: de callback-URL staat vast. Wijkt er één teken af — een slash erachter, of http in plaats van https — dan weigert Exact het inloggen. Neem hem daarom letterlijk over met de kopieerknop.

Tip: zie je App registraties niet staan in Exact, dan mist je account de rol Beheer apps. Je beheerder in Exact kan die toekennen. Krijg je bij het inloggen de melding 'invalid_client', dan klopt het Client Secret meestal niet; haal hem opnieuw op bij App registraties.

Inloggen bij Exact

Zodra ClientID en Client Secret zijn opgeslagen, kun je de koppeling activeren. Klik op Inloggen bij Exact Online en geef in Exact toestemming. Doe dat met het Exact-account van déze administratie: de koppeling krijgt de rechten van de gebruiker die toestemming geeft. Kan die persoon de financiële gegevens zien en relaties beheren, dan kan de koppeling dat ook.

Zolang de app-gegevens nog niet volledig zijn opgeslagen, blijft de knop Inloggen bij Exact Online grijs, met de reden eronder.

Let op: gebruik je de koppeling een maand lang niet, dan verloopt de toegang en moet je opnieuw inloggen. De gegevens van je app blijven wel gewoon staan — je hoeft de registratie dus niet opnieuw te doen.

De status van de koppeling lezen

In het blok Status zie je meteen of de koppeling actief is. Een groene badge Gekoppeld betekent dat alles staat; Niet gekoppeld betekent dat je nog moet inloggen. Is de koppeling actief, dan toont het blok ook:

• de Division (het nummer van de administratie waaraan je gekoppeld bent);
• de staat van de Access Token (geldig of verlopen, met de resterende minuten);
• de staat van de Refresh Token (geldig of verlopen, met de resterende dagen).

Is de toegangstoken verlopen maar de achterliggende token nog geldig, dan verschijnt de knop Refresh Token waarmee je de toegang ververst. Met Intrekken verbreek je de koppeling volledig.

De verbinding en rechten controleren

Onder Verbinding & rechten zie je wie er precies gekoppeld is, in welke administratie, en of die gebruiker relaties mag lezen, aanmaken en bewerken. Dit is het blok dat je raadpleegt als synchroniseren mislukt: de meeste problemen komen doordat de koppeling aan de verkeerde administratie hangt, of doordat de gekoppelde gebruiker te weinig rechten heeft.

Staat er bij Relaties aanmaken of Relaties bewerken een 'Nee', dan kun je via de link in dit blok rechtstreeks naar de gebruikersrechten in Exact springen om dat te herstellen. Met de knop Controleren haal je de actuele stand opnieuw op.

De juiste administratie kiezen

Heeft je Exact-account toegang tot meerdere administraties, dan kies je bij Administratie (division) de juiste. Pas als je een andere kiest dan de ingestelde, verschijnt de knop Instellen.

Let op: het wisselen van administratie raakt álle koppelingen en synchronisaties. Klanten die je al aan een debiteur in een ándere administratie hebt gekoppeld, werken daarna niet meer mee. Daarom vragen we je dit expliciet te bevestigen. Kies dus eerst de juiste administratie voordat je klanten gaat koppelen.

De onderdelen openen

Onderaan het dashboard staan de onderdelen als tegels. Elke tegel brengt je naar een eigen scherm:

• Debiteuren — je klanten en hun synchronisatiestatus richting Exact.
• Grootboekrekeningen — koppel omzet, btw-codes en het verkoopdagboek aan de echte rekeningen uit je administratie.
• Verkoopboekingen — een proefboeking per factuur, zonder dat er iets wordt verstuurd.
• Instellingen — de administratie, het dagboek en de overige instellingen van de koppeling.

De stappen op die schermen beschrijven we in de artikelen 'Debiteuren in Exact bekijken', 'Grootboekrekeningen koppelen', 'Verkoopboekingen controleren (dry-run)' en 'Exact-instellingen aanpassen'.

Waarvoor je het dashboard niet gebruikt

Het dashboard is je overzicht en je startpunt, geen werkscherm. Het gedetailleerd koppelen van rekeningen doe je op het scherm 'Grootboekrekeningen koppelen', het controleren van boekingen op 'Verkoopboekingen controleren (dry-run)', en het bijwerken van klanten op 'Debiteuren in Exact bekijken'. De losse instelvelden (zoals het dagboek voor definitief maken) staan op het instellingenscherm.

Samenvatting

In dit artikel heb je gezien hoe je het Exact-dashboard gebruikt: je eigen app uit het Exact App Center koppelen, inloggen bij Exact Online, de status en de rechten van de verbinding controleren, de juiste administratie kiezen en de onderdelen openen. Wil je nu verder met de inrichting, lees dan 'Grootboekrekeningen koppelen'. Loopt synchroniseren mis, kijk dan eerst bij 'Verbinding & rechten' op dit dashboard en lees 'Debiteuren in Exact bekijken'.